Coordonnateur (trice), entrée de données et gestion organisationnelle / Coordinator, Data Entry & Org Management - Jobs in Outremont

Job Description

Titre du poste: Coordonnateur(trice), Entrée de donnéesamp; Gestion organisationnelleLieu: Montréal (hybride)Se rapporte à: Superviseure, Centre de service aux employés (CSE)Votre principal mandat en tant que Coordonnateur, entrée de données et gestion organisationnelle sera d #39;accomplir les responsabilités administratives pour le centre de service des employés. Vous aurez à coordonner et à exécuter les transactions RH de façon efficace, tout en respectant les procédures et standards de qualité établis chez Domtar. Vous offrirez du soutien aux ressources humaines locales au Canada et aux États-Unis.Plus précisément, vous aurez à :

• Faire de la saisie de données des requêtes reçues (ex. : nouvelles embauches, transferts d #39;employés, etc.) par différents canaux de communication tout en validant l #39;intégrité des données soumis ;
• Effectuer des transactions incluant la recherche d #39;information additionnelle lorsque la situation doit être éclaircie;
• Effectuer des transactions de support pour les fonctions suivantes : les ressources humaines, la paie, les avantages sociaux et les régimes de retraite incluant de l #39;entrée de données, du classement, du tri, du traitement de fichiers électroniques et de l #39;acheminement de courrier ;
• Acheminer les demandes (lorsque nécessaire) aux niveaux supérieurs (les spécialistes RH, l #39;équipe de la paie, l #39;équipe de la gestion des absences, les fournisseurs d #39;assurances collectives et de régime de retraite ou les spécialistes du 2e niveau); assurer le suivi ;
• Effectuer des changements qui concernent les postes et la hiérarchie de la structure organisationnelle ;
• Maintenir à jour la structure organisationnelle dans SAP
• Exécuter les validations relatives aux changements de données et de structure ;
• Produire des rapports ad hoc ;
• Participer à des projets spéciaux ou autres fonctions administratives, au besoin.

Compétences clés :

• Excellentes habiletés en communication écrite et orale ;
• Habileté démarquée pour travailler avec divers systèmes opérationnels et avez de la facilité à apprendre de nouveaux logiciels ;
• Vous êtes en mesure de traiter de manière confidentielle les données que vous utilisez ;
• Bonnes compétences organisationnelles et aptitude à prioriser efficacement les tâches dans un environnement à haute pression;
• Capacité à travailler de façon autonome ainsi qu #39;au sein d #39;une équipe et dans un environnement de travail collaboratif ;
• Soucieux du détail ;
• Vous êtes reconnu pour vos compétences afin de diagnostiquer des anomalies et pour la résolution de problèmes.

Expérience professionnelle et qualifications :

• Diplôme d #39;études collégiales ou universitaire dans une discipline appropriée avec une (1) année d #39;expérience pertinente en entrée de données ou une combinaison d #39;études et d #39;expérience ;
• Maitrise des logiciels Microsoft Office, plus particulièrement Excel et Word;
• Détenir de l #39;expérience au sein d #39;un département RH est un atout ;
• Connaissance des logiciels SharePoint et SAP est un atout ;
• Bilingue, en anglais* et en français, tant à l #39;oral qu #39;à l #39;écrit.
• Cette exigence est requise puisque dans le cadre de cette fonction, vous aurez à intervenir auprès des clients, partenaires et/ou nos filiales américaines sur une base récurrente tant à l #39;oral qu #39;à l #39;écrit.

Domtar applique un programme d #39;accès à l #39;égalité et invite les femmes, les minorités visibles, les Autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature.Notre offre:

• Un emplacement au cœur du centre-ville (métro Place des Arts);
• Modalités d #39;aménagement du temps de travail; télétravail hybride, horaire flexible et horaire d #39;été;
• Un horaire de 35 heures par semaine
• Un environnement de travail moderne et spacieux;
• Un plan d #39;assurancequot; À la cartequot; (vie, soins médicaux, dentaires);
• Un programme d #39;aide aux employés;
• Un Centre de la Petite Enfance sur place;
• Une rémunération concurrentielle, incluant un régime de boni annuel;
• Un régime de retraite avec participation de l #39;employeur;
• Du développement et de la formation continue payés par l #39;employeur.

À propos de DomtarDomtar est un important fournisseur d #39;un large éventail de produits à base de fibre, dont des papiers de communication, de spécialité et d #39;emballage, de la pâte commerciale ainsi que des produits non-tissés air-laid. Le bureau administratif principal de Domtar se trouve à Fort Mill, en Caroline du Sud, et Domtar fait partie du groupe d #39;entreprises Paper Excellence.Comptant près de 6 000 employés au service de clients dans plus de 50 pays, Domtar est animée par la volonté de transformer la fibre de bois durable en produits utiles sur lesquels les gens peuvent compter au quotidien. Fidèles à nos valeurs que sont l #39;agilité, l #39;engagement et l #39;innovation, nous trouvons toujours de meilleures façons de répondre aux besoins de nos clients, de soutenir nos employés et de renforcer nos collectivités.Position title: Coordinator, Data Entryamp; Organizational ManagementLocation: Montreal (hybrid)Reports to: Supervisor, Employee Service Center (ESC)Your role as a Coordinator, Data Entryamp; Organizational Administration will be to fulfill the administrative responsibilities for the Employee Service Center. You will coordinate and execute HR #39;s transactions in a timely and effective manner as per Domtar #39;s quality procedures and standards. As well, you will provide support to sites in Canada and in the United States.More specifically, you will have to:

• Perform data entry for various requests received (e.g.: new hires, employees transfer, etc.) via different communication channels while validating the accuracy of information submitted;
• Process transactions which include probing for additional information if the situation requires this, mailing out requested documents, etc.;
• Perform back-office transaction processing in support of HR, payroll, benefits and pension functions, including data entry, mailing, filing, correspondence, sorting, and routing incoming mail;
• Escalate transactions (if required) to advanced level support (HR specialists, payroll, LOA, benefits and pension providers or Tier 2); ensure follow-up;
• Process changes regarding positions and reporting in the organizational structure;
• Maintain the organizational structure in SAP;
• Conduct validation for HR data changes and organizational structure;
• Run various reports;
• Participate on special projects and other administrative functions if required.

Key Skill Sets:

• Excellent communication skills (both written and verbal);
• High level of comfort working with multiple operating systems and able to learn new software as required;
• Professional discretion with respect to confidential information;
• Good organizational skills and ability to effectively prioritize tasks in a high-pressure environment;
• Ability to work both independently and in a team-oriented, collaborative environment;
• Detail oriented;
• Strong problem-solving and troubleshooting abilities.

Professional Experience/Qualifications:

• College or University Diploma in a related field with one (1) year of relevant experience in data entry or a combination of education and experience;
• Proficient with the Microsoft Office Suite (Excel, Word, etc.)
• Experience in Human Resources an asset
• Familiarity with SharePoint and SAP an asset
• Bilingual in French and English*
• This is required since as part of this function, you will have to intervene with customers, partners and/or our American subsidiaries on a recurring basis, both orally and in writing.

Domtar is an equal opportunity employer. We invite women, Aboriginal peoples, persons with disabilities and members of visible minorities to apply.Our offer:

• A downtown location (Place des Arts metro);
• Alternative Work Arrangements; hybrid remote work and flextime and summer hours;
• A 35 hours work week
• A modern and spacious work environment;
• A flexible insurance plan (life, medical, dental);
• An employee assistance program;
• A childcare center on location;
• Competitive compensation, including annual bonus plan;
• A pension plan with matching company contributions;
• Employer-paid development and continuing education.

About DomtarDomtar is a leading provider of a wide variety of fiber-based products including communication, specialty and packaging papers, market pulp and air laid nonwovens. Domtar #39;s principal executive office is in Fort Mill, South Carolina and Domtar is part of the Paper Excellence group of companies.With approximately 6,000 employees serving more than 50 countries around the world, Domtar is driven by a commitment to turn sustainable wood fiber into useful products that people rely on every day. Through our values of agility, caring and innovation, we constantly find better ways to serve our customers, support our employees and strengthen our communities.#LI-Hybrid