Adjoint(e) administratif(ve) - Jobs in Québec, Quebec

Job Description

Notre client, Le Réseau québécois de développement social (RQDS), www.rqds.org fondé en 2003 par des concertations régionales regroupant des organismes communautaires, des ministères, des institutions, des municipalités, etc., a pour mission de faire valoir le développement social au Québec. Il rassemble les démarches de concertation intersectorielle et les soutient dans leur mission d’améliorer les conditions de vie sur les territoires et la qualité de vie de la population.Ce soutien se réalise par le partage d’outils, de connaissances, d’expertises et de pratiques, par le réseautage et les coopérations entre régions, par l’offre de formations, par le développement d’une intelligence collective critique. Le RQDS est reconnu comme l’interlocuteur privilégié en matière de développement social par le gouvernement. Joignez-vous à notre superbe équipe afin de combler le poste d’adjoint.e administratif.ve. Adjoint(e) administratif(ve) Poste permanent 10h à 15h / semaineSous la supervision et en étroite collaboration avec la direction générale, l’adjoint.e administratif.ve soutient la dimension logistique et technique des ressources humaines, financières et matérielles. Voici la description de tâche détaillée :Comptabilité et finances

• (En collaboration avec la firme comptable, assurer le traitement des paiements des factures et des réclamations à la suite de l’approbation de la direction
• Vérifier la conformité des processus en fonction des politiques et procédures de l’organisation
• Faire le suivi des feuilles de temps des employés avec la firme comptable
• Préparer les documents d’embauche et assurer le suivi avec les fournisseurs (paie, assurances collectives, régime de retraite, relevés d’impôt)

Secrétariat et logistique

• Fournir la reddition de comptes aux bailleurs de fonds
• Assurer la logistique du processus d’adhésion en collaboration avec la coordination de la vie associative
• Assister la personne responsable des communications pour la logistique des événements (colloques, webinaires, etc.), notamment ce qui concerne les inscriptions, les adhésions, les paiements, les réservations, le matériel, etc.)
• Préparer les comptes rendus de certaines rencontres
• Gérer les bases de données (CRM partenaires, fournisseurs et membres)
• Tenir à jour le classement des documents et les répertoires de données administratives (liste et coordonnées des membres, partenaires, ressources externes, fournisseurs, conseil d’administration, accès aux différentes plateformes)
• Approvisionner l’équipe en fournitures de bureau
• Planifier les rencontres, les salles nécessaires, les déplacements des membres de l’équipe (hôtels)
• Préparer différents formulaires en collaboration avec les deux coordinations (vie associative et développement organisationnel)
• Répondre aux diverses demandes administratives

Qualifications requises

• Formation d’adjoint.e administratif.ve ou formation de technicien comptable comme majeure, secrétariat en mineure
• Maitrise des logiciels de la suite Office et de QuickBooks ainsi que les plateformes Desjardins (AccesD et EmployeurD), Adobe, WordPress et sera considéré comme un atout l’expérience avec un CRM
• Trois années d’expérience pertinente comme adjoint administratif
• Connaissance des systèmes et des procédures de gestion de bureau
• Connaissance pratique de l’équipement de bureau tel qu’imprimantes et copieurs, plateformes de communication virtuelle, téléphonie en nuage
• Excellentes compétences en gestion du temps et capacité à prioriser
• Attention aux détails et compétences en résolution de problèmes
• Fortes compétences organisationnelles et capacité de multiples tâches
• Discrétion et jugement
• Disponibilité pour effectuer un plus grand nombre d’heures la semaine du colloque / AGA en octobre ou novembre de chaque année

Ce que nous offrons :

• Une rémunération selon l’expérience du candidat et l’échelle salariale en vigueur
• La possibilité de contribuer véritablement au développement social au Québec
• Une gamme complète d’avantages sociaux
• Un environnement de travail à échelle humaine dans une équipe passionnée par les politiques sociales, engagée, rassembleuse et créative qui recherche l’excellence
• Un budget de formation annuelle
• Bureau situé à Québec mais possibilité de travailler à partir d’une autre région
• Une flexibilité d’horaire et 100% en télétravail

Vous vous reconnaissez Faites-nous parvenir votre CV à l’attention de Jean-François Giroux. Vous connaissez une perle qui irait bien avec nous Partagez-lui cette offre!jfg@jean-francoisgiroux.comT 418 704-7125 www.jean-francoisgiroux.com