Administrative Assistant - Jobs in Quebec City, QC

Job Description

Why join usAre you looking to join an innovative, global real estate company who builds communities and connects people to exceptional places If so, we would love to tell you our story.At Oxford, our culture is truly one of a kind. Across business lines and around the world, we embrace the complex and tackle opportunities with speed and agility. We are ambitious and humble, forward looking and service-focused. We get stuff done, and have fun doing it! We take great pride in contributing to the communities where we live. We believe that what is good for the environment is good for business. Together we deliver exceptional experiences to our over 2 million daily customers.Les Galeries de la Capitale sont présentement à la recherche d’une perle rare pour un poste d’adjointe administrative.Le service à la clientèle constitue une composante fondamentale de nos activités. Nous sommes engagés à garantir un service exceptionnel dans chacun de nos rapports, avec chaque individu, chaque jour. Le poste d’adjointe administrative est un poste clé à ce niveau.Nous sommes guidés par la réussite de tous les projets que nous menons. Nous sommes axés sur l’atteinte de nos objectifs, mais nous le faisons dans un milieu favorisant le travail déquipe.En tant que membre de cette équipe, vous serez responsable de:Tâches administratives :Collecter et communiquer les données d’achalandage journalier;Recueillir les loyers mensuels et assurer le dépôt quotidien à la banque;Recueillir et soumettre dans JDE les ventes mensuelles des locataires;Rédiger des courriels et des mémos internes aux locataires et partenaires;Assurer une mise à jour de la plateforme Oxcomm (contacts locataires, communications);Apporter un soutien administratif à la location spécialisée (feuille de route, baux, suivis);Maintenir à jour le registre des entrepôts et voir au renouvellement de ceux-ci (baux);Établir les comptes de dépense et réserver les voyages de certains gestionnaires;Assurer un suivi rigoureux des certificats d’assurances des locataires;Gérer le compte de dépôt de sûreté de la construction;Maintenir à jour différents documents de références;Autres tâches connexes.La réception de nos bureaux :Accueillir les visiteurs et répondre aux appels entrants;Recueillir et distribuer le courrier reçu & envois de correspondances;Gérer les réservations de salle de réunion, des équipements et des besoins lors de ces réunions;Faire les commandes de fournitures de bureau et dentretien du matériel de bureau;Assurer l’archivage et le classement des documents;Autres tâches connexes.Pour réussir dans ce rôle, vous:Avoir 2 à 3 ans dexpérience dans un rôle similaire un atout;Doit avoir un niveau intermédiaire en français et en anglais tant à loral qu’à lécrit;Maîtriser MS Office;Doit avoir dexcellentes aptitudes en communication;Doit être capable de gérer différentes priorités et être capable de gérer de multiples tâches à la fois;Être attentif aux détails, faire preuve de rigueur et de minutie;Doit être autonome et faire preuve de débrouillardise;Avoir un bon sens du jugement et apprendre rapidement.Our story:Oxford Properties Group (“Oxford”) is a leading global real estate investor, asset manager and business builder. It builds, buys and grows defined real estate operating business with world-class management teams. Established in 1960, Oxford and its portfolio companies manage approximately C$70 billion of assets across four continents on behalf of their investment partners. Oxford’s owned portfolio encompasses office, logistics, retail, multifamily residential, life sciences and hotels; it spans more than 150 million square feet in global gateway cities and high-growth hubs. A thematic investor with a committed source of capital, Oxford invests in properties, portfolios, development sites, debt, securities and real estate businesses across the risk-reward spectrum. Together with its portfolio companies, Oxford is one of the world’s most active developers with over 100 projects currently underway globally across all major asset classes. Oxford is owned by OMERS, the Canadian defined benefit pension plan for Ontarios municipal employees.For more information on Oxford, visit www.oxfordproperties.comOMERS is committed to having a workforce that reflects the communities in which we live and work. We are an equal opportunity employer committed to a barrier-free recruitment and selection process. At OMERS inclusion and diversity means belonging. How we create a sense of belonging is through our employees and our vast network of Employee Resource Groups. Whether you are passionate about gender, pride, or visible minorities, we have groups that are focused on making a difference in all of our lives.Vaccination PolicyAt OMERS and Oxford the office or worksite is our primary place of work. We are committed to providing work environments which promote the health, safety and well-being of all employees in accordance with public health regulation and guidance. Accordingly, employees are required to provide evidence of full vaccination or have an approved exemption.Quick Apply

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