Agent ou agente de bureau - Jobs in Quebec City, QC

Job Description

Rôle principalLe rôle principal et habituel consiste à accomplir, à partir de directives générales, un ensemble de travaux administratifs permettant la réalisation dun processus de nature institutionnelle.Attributions caractéristiques Assume la responsabilité de la création, de la mise à jour et de lexploitation de dossiers et de banques de données nécessaires à la réalisation des activités dun processus donné. Coordonne et contrôle le cheminement des dossiers. Veille à ce quils contiennent les pièces et les renseignements requis. Répond à des demandes dinformations, recherche, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail et tient à jour la documentation sy rattachant. Réfère les problèmes exceptionnels. Veille au respect et à lapplication des différents délais, règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur dactivités. Recueille et compile différentes données en fait lanalyse et les présente sous les formes appropriées. Prépare et signe la correspondance dordre courant. Participe à lorganisation et à la réalisation dactivités et à la tenue de réunions. Effectue des tâches générales de bureau telles que courrier, classement, photocopie, assemblage de documents, inventaire de fournitures. Complète différents formulaires et rédige les rapports relatifs à son travail. Qualifications requisesScolarité : D.E.P. en secrétariat, D.E.P. en comptabilité ou léquivalentExpérience : Quatre (4) années dexpérience pertinenteAutres : Logiciels: Word, Excel, OutlookPour les outils de bureautique, la connaissance pratique dun logiciel reconnu à lintérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années dexpérience pertinente acquise à lUniversité Laval ou chez un autre employeur;chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ détudes que celui exigé;chaque année dexpérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ détudes que celui exigé.À titre dinformationAutres logiciels utilisés: Banner, Peoplesoft financeLa personne titulaire de ce poste relève de la Direction adjointe de la division des services administratifs, secteur Droits de scolarité. Elle effectue différents travaux administratifs et de secrétariat reliés aux droits de scolarité.Les principales tâches: Veiller au respect et à l’application des différents règlements, délais et procédures en vigueur en lien avec les droits et frais de scolarité; Selon un horaire établi avec les autres membres de l’équipe, assurer une permanence au téléphone et au courriel afin de répondre aux demandes d’information et de modification des étudiants et des partenaire; Analyser et traiter les demandes d’ajustements aux dossiers des étudiants (corrections, remboursements, paiements, etc.) : obtenir les pièces justificatives appropriées, en faire l’analyse, traiter la demande et faire les suivis auprès des étudiants et des partenaires concernés; Traiter les demandes de mise à jour des cotisations étudiantes et faire les suivis nécessaires. Procéder au paiement des cotisations auprès des associations étudiantes chaque session et s’assurer que les fonds recueillis sont bien redistribués; Faire le suivi des dossiers des étudiants français et belges francophones et confirmer leur admissibilité au tarif québécois des droits de scolarité. Analyser les rapports de cheminement et collaborer avec les facultés afin de valider le rattachement cours/programme; Faire le suivi des dossiers des résidents en médecine et en médecine dentaire, en collaboration avec les facultés. Préparer annuellement les tableaux des frais des résidents et procéder à la perception des droits de scolarité auprès de la RAMQ et du ministère de la Santé et des Services sociaux; Procéder aux conciliations hebdomadaires des paiements des droits de scolarité effectués auprès du comptoir Le Point; Procéder mensuellement au remboursement, auprès de l’assureur, des primes d’assurance maladie perçues chez les étudiants internationaux; Analyser et traiter les demandes de retrait du laissez-passer universitaire (LPU) dans le respect des règles en vigueur; Recueillir des données, les compiler sous un format approprié et en faire l’analyse lorsque requis.Quick Apply

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