Agent ou agente de gestion des études - Jobs in Quebec City, QC

Job Description

Rôle principalLe rôle principal et habituel consiste à effectuer différents travaux administratifs et de secrétariat reliés à la gestion des études tout en assurant le suivi de lensemble du processus .Attributions caractéristiques Voit à lorganisation, la coordination et à la réalisation de lensemble des activités administratives propres aux études telles que ladmission, linscription, la préinscription, la modification, la diplomation, la soutenance de thèse, les horaires de cours, lattribution de locaux, les réunions, etc. Assume la responsabilité de la création, de la mise à jour et de lexploitation des dossiers et des banques de données nécessaires à la gestion des études dans son secteur. Répond aux demandes dinformation et donne des explications concernant la disponibilité des cours, le cheminement de programmes, les conditions dadmission, dinscription ou tout autre renseignement de même type relatif aux règlements des études. Effectue les recherches nécessaires dans les circonstances, réfère les problèmes exceptionnels. Prépare, vérifie, analyse et coordonne le cheminement des dossiers sous sa responsabilité. Anticipe et prévient les besoins des personnes quelle ou quil assiste par le rappel des échéanciers et des procédures administratives et le règlement dun grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet. Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin dassurer le suivi du processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes quil ou quelle assiste. À ce titre, tient lagenda, filtre les appels téléphoniques, convoque et organise des réunions, rédige des procès-verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées. Vérifie, complète, et signe divers formulaires et en assure le suivi. Voit à la préparation et à la mise à jour de tout matériel publicitaire diffusant linformation sur le programme et ses activités. Veille au respect et à lapplication des règlements et procédures en vigueur à lUniversité en liaison avec la gestion des études. Effectue des tâches générales de bureau telles que courrier, classement, photocopie, assemblage de documents, inventaire de fournitures. Qualifications requisesScolarité : D.E.P. en secrétariat ou léquivalentExpérience : Quatre (4) années dexpérience pertinente (dont 1 année ferme en gestion des études)Autres : Logiciels: Word, Excel, OutlookPour les outils de bureautique, la connaissance pratique dun logiciel reconnu à lintérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années dexpérience pertinente acquise à lUniversité Laval ou chez un autre employeur;chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ détudes que celui exigé;chaque année dexpérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ détudes que celui exigé.À titre dinformationAutres logiciels : Banner, CapsuleSous la responsabilité des conseillères à la gestion des études, la personne titulaire de ce poste agit à titre de répondant de première ligne pour les étudiants. Les dossiers lui étant confiés sont principalement pour les programmes de premier cycle, d’insertion dans les ordres professionnels et en appui de certains dossiers aux cycles supérieurs. Elle collabore étroitement avec les conseillères, ainsi qu’avec la personne responsable des examens et des accommodements.Tâches spécifiques au poste :Répond aux demandes d’information des étudiants;Réalise les tâches de gestion des études de l’admission à la diplomation;Assiste la Vice-doyenne dans la planification de l’horaire des cours et des examens;Responsable de la mise à l’horaire des cours et des examens;Collabore dans le processus des demandes d’admission;Assiste la personne responsable des stages;Apporte son soutien dans le dossier des bourses d’excellence;Etc.Quick Apply

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