Agent ou agente de gestion des études - Jobs in Quebec City, QC

Job Description

Rôle principalLe rôle principal et habituel consiste à effectuer différents travaux administratifs et de secrétariat reliés à la gestion des études tout en assurant le suivi de lensemble du processus .Attributions caractéristiques Voit à lorganisation, la coordination et à la réalisation de lensemble des activités administratives propres aux études telles que ladmission, linscription, la préinscription, la modification, la diplomation, la soutenance de thèse, les horaires de cours, lattribution de locaux, les réunions, etc. Assume la responsabilité de la création, de la mise à jour et de lexploitation des dossiers et des banques de données nécessaires à la gestion des études dans son secteur. Répond aux demandes dinformation et donne des explications concernant la disponibilité des cours, le cheminement de programmes, les conditions dadmission, dinscription ou tout autre renseignement de même type relatif aux règlements des études. Effectue les recherches nécessaires dans les circonstances, réfère les problèmes exceptionnels. Prépare, vérifie, analyse et coordonne le cheminement des dossiers sous sa responsabilité. Anticipe et prévient les besoins des personnes quelle ou quil assiste par le rappel des échéanciers et des procédures administratives et le règlement dun grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet. Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin dassurer le suivi du processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes quil ou quelle assiste. À ce titre, tient lagenda, filtre les appels téléphoniques, convoque et organise des réunions, rédige des procès-verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées. Vérifie, complète, et signe divers formulaires et en assure le suivi. Voit à la préparation et à la mise à jour de tout matériel publicitaire diffusant linformation sur le programme et ses activités. Veille au respect et à lapplication des règlements et procédures en vigueur à lUniversité en liaison avec la gestion des études. Effectue des tâches générales de bureau telles que courrier, classement, photocopie, assemblage de documents, inventaire de fournitures. Qualifications requisesScolarité : D.E.P. dans un champ de spécialisation appropriéeExpérience : Quatre (4) années dexpérience pertinente (dont 2 années fermes en gestion des études)Autres : Logiciels: Word, Excel, Outlook, PowerPointPour les outils de bureautique, la connaissance pratique dun logiciel reconnu à lintérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années dexpérience pertinente acquise à lUniversité Laval ou chez un autre employeur;chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ détudes que celui exigé;chaque année dexpérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ détudes que celui exigé.À titre dinformationAutres logiciels: Banner, CapsuleCette personne effectue différents travaux administratifs et de secrétariat et veille au processus de l’ensemble du cheminement des étudiants au Bureau de la gestion des études de la Faculté des sciences de l’éducation. L’équipe de gestion des études est composée de six agentes de gestion des études et de cinq conseillères et conseiller à la gestion des études. La personne titulaire du poste ainsi que l’ensemble des membres de l’équipe de la gestion des études relève du conseiller à la gestion des études senior à titre de supérieur immédiat.Dans le cadre de ses fonctions, elle aura à assurer le bon déroulement des opérations en lien avec la gestion des études du baccalauréat en enseignement de léducation physique et à la santé, du baccalauréat en intervention sportive, du diplôme d’études supérieures en éducation physique et sportive et du microprogramme sur les saines habitudes de vie.Quick Apply

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