Coordonnateur, ou coordonnatrice d'activités - Jobs in Quebec City, QC

Job Description

Sommaire de la fonctionCoordonne le déroulement de programmes, d’activités ou la dispensation de services reliés aux opérations de l’Université.Tâches et responsabilités principales Recueille, analyse et traite des besoins de clientèles; élabore, suggère, monte ou adapte des programmes et opérations y donnant suite. Accueille et guide les clientèles. Aide à préciser des besoins et à réaliser des projets, à obtenir des biens et services, à résoudre des problèmes. Coordonne l’organisation, la publicisation et la réalisation d’activités; les évalue. Collabore à l’établissement des prévisions budgétaires des activités, assure le suivi et le contrôle des dépenses. Coordonne et supervise le travail de personnes affectées à la réalisation des activités. Assure la qualité du service à la clientèle. Gère des dossiers ou fichiers, effectue les traitements et mises à jour nécessaires, fait des recommandations et documente des questions. Acquiert, élabore et diffuse du matériel d’information ou de formation. Élabore, suggère, modifie, documente, applique et interprète des règles, des procédures, des politiques. Gère l’utilisation de locaux, d’équipements ou de matériel, s’occupe de l’approvisionnement et des inventaires. Obtient des biens, des services; négocie des partenariats, des ententes, des arrangements. Établit et maintien des liens avec des organisations, des partenaires et des fournisseurs. Collabore à la révision et à l’amélioration des processus et au développement des systèmes d’information. Participe à la veille informationnelle liée à son domaine dactivités et identifie les nouveautés intéressantes dans le contexte de son unité ou de l’institution. Accomplit temporairement des tâches dun poste connexe ou inférieur lorsque requis.NoteLa liste des tâches et responsabilités principales ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne sagit pas dune liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles dêtre effectuées par le personnel professionnel. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir deffet sur la classification de la présente fonction.Exigences normalesNoteSous réserve de l’appréciation des compétences, toute combinaison de scolarité et d’expérience jugée équivalente et pertinente pourra être considérée.Scolarité et expérienceGrade universitaire de 1er cycle dans une discipline appropriée et deux (2) années d’expérience pertinente.À titre dinformationLe mandat du vice-décanat aux études de premier cycle (VDEPC) est dassurer la qualité pédagogique et le développement des programmes de premier cycle de la Faculté de médecine et ce, sur 3 sites à partir de l’automne 2022 (Québec, Lévis et Rimouski). Les membres de la direction du vice-décanat et du programme de doctorat en médecine cumulant des tâches cliniques et administratives, la personne occupant ce rôle assure le suivi et le développement de dossiers.Sous lautorité de la directrice des opérations, la personne qui occupe cette fonction contribue à la planification et à l’organisation des opérations en lien avec le programme de doctorat en médecine sur le site de Rimouski. Elle travaille principalement avec la vice-doyenne adjointe, les coordonnateurs des autres sites ainsi qu’avec le personnel de soutien.En complémentarité aux attributions génériques de la fonction, la personne :Coordonne les activités des cours et des monitorats du programme; Coordonne le processus de gestion des examens théoriques et pratiques; Gère l’utilisation de locaux, d’équipements ou de matériel; Gère le service à la clientèle; Participe à la gestion de la plateforme des examens théoriques ExamSoft (téléchargements et codes d’accès, bon fonctionnement, horaire des examens, etc.); Participe à la gestion de la plateforme de recrutement FMED : évalue et planifie les besoins en recrutement nécessaire aux activités denseignement et dévaluation du programme de doctorat en médecine; Coordonne le recrutement des ressources requises pour le fonctionnement des activités: surveillants dexamens, moniteurs dactivités en sous-groupe, évaluateurs des examens pratiques et autres; Participe à l’organisation du Stage Médecine en région isolée; Participe au processus des statistiques de monitorat; Développe, si requis, des outils de gestion de linformation, des listes du programme du doctorat en médecine et des processus pour améliorer lefficacité du recrutement; Supporte, si requis, le processus de gestion des contrats en lien avec lenseignement au doctorat en médecine (responsables de cours, enseignants, moniteurs, évaluateurs); Supporte le processus d’organisation dactivités spéciales du VDEPC (ex. Colloque annuel des stages de recherche, etc.); Collabore, si requis, à la gestion financière du Vice-décanat (planification budgétaire, redditions, suivis budgétaires, rémunération et gestion des demandes); Est le supérieur fonctionnel du personnels de soutien sur le site; Supporte la directrice des opérations du VDEPC dans la gestion de dossiers spéciaux; Collabore avec le personnel des 2 autres sites (Lévis et Québec); Effectue ou participe à la rédaction de documents (procédures, politiques, etc.); Entretient de bonnes relations avec le milieu, le CISSS et la Direction de l’enseignement pour favoriser lengagement et limplantation du programme en région.La personne occupant cette fonction travaillera sur le site de RimouskiL’entrée en fonction est prévue en juin 2022. Contrat d’une durée de deux ans avec possibilité de prolongation.Quick Apply

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