Coordonnatrice ou coordonnateur à l'administration - Jobs in Quebec City, QC

Job Description

Sommaire de la fonctionCoordonne la planification et l’organisation des activités administratives de l’unité. Conseille et assiste la direction de son unité quant aux bonnes pratiques de gestion administratives et opérationnelles à adopter. Intervient et agit comme personne-ressource pour toute question liée à la gestion des ressources humaines, matérielles ou financières.Tâches et responsabilités principales Gère ou coordonne la gestion des ressources matérielles et financières et soutient son unité dans la gestion des ressources humaines; analyse et résout les problèmes inhérents, et intervient lors de situations critiques. Recueille et analyse les besoins, formule des recommandations et contribue à la réalisation des orientation et décisions stratégiques de l’unité. Peut participer aux réunions de direction et à la prise de décisions. Effectue la planification, le contrôle et le suivi budgétaire de l’unité. Prépare ou valide les différentes redditions de compte. Soumet le tout à son supérieur pour approbation. Veille au respect de l’équilibre budgétaire et des règles financières. Conseille le personnel de l’unité sur toute question concernant la gestion des ressources humaines, matérielles ou financières. Collabore à la planification des effectifs, effectue des études de postes, réalise l’organisation et la répartition fonctionnelle du travail, voit à l’amélioration continue des façons de faire. Applique les conventions collectives, politiques, programmes, normes, règles et procédures de l’Université ou de l’unité et s’assure de leur respect. Prépare les contrats de travail. Collabore à la révision et à l’amélioration des processus et des pratiques de gestion. Élabore différents outils de gestion. Rédige, tient à jour et diffuse des politiques et procédures reliées aux activités de l’unité. Conçoit et produit des rapports. Recherche des fournisseurs et des partenaires afin d’obtenir les biens et services nécessaires. Négocie, rédige et révise des ententes. S’assure du respect des processus d’approvisionnement et de gestion des contrats. Fait appliquer les ententes de partenariat et en assure le suivi financier. Assure la liaison entre l’unité, les fournisseurs et les partenaires. Veille à la qualité des services offerts à la clientèle et à l’accessibilité aux services et équipements. Organise ou coordonne des activités spéciales ou ponctuelles, mène tout dossier ou projet connexe qu’on lui confie. Effectue une veille informationnelle liée à son domaine d’activités et diffuse les éléments d’intérêt aux personnes concernées. Accomplit temporairement des tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis.NoteLa liste des tâches et responsabilités principales ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par le personnel professionnel. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effet sur la classification de la présente fonction.Exigences normalesNoteSous réserve de l’appréciation des compétences, toute combinaison de scolarité et d’expérience jugée équivalente et pertinente pourra être considérée.Scolarité et expérienceGrade universitaire de 1er cycle dans une discipline appropriée et trois (3) années d’expérience pertinente.À titre dinformationQuébec-Océan est un regroupement stratégique de recherche en océanographie renommé, qui rassemble une soixantaine de chercheurs et leurs équipes au Québec pour un total d’environ 250 personnes réparties dans plusieurs institutions au Québec. La mission de Québec-Océan consiste à rassembler les équipes de recherche québécoises en océanographie pour renforcer l’excellence, former la relève et accompagner la société vers une interaction plus durable avec le milieu marin. Les membres du regroupement réalisent des recherches de pointe multidisciplinaires, souvent en partenariat, au niveau national ou international. Ils utilisent de nombreuses ressources logistiques, y compris le brise-glace canadien NGCC Amundsen , le RV Coriolis II , un vaste inventaire d’équipements océanographiques et des laboratoires aux expertises variées. Voir plus de détails sur www.quebec-ocean.ulaval.ca .Sous les directions des codirecteurs scientifiques Jean-Éric Tremblay (U. Laval) et Gesche Winkler (UQAR/ISMER), le coordonnateur ou la coordonnatrice sera chargé(e) de différentes tâches et responsabilités selon trois volets :Gestion Gère les demandes d’aides financières et fait le suivi des dépenses en relation avec les services administratifs des unités concernées; Tient à jour les dossiers des membres via l’intranet de Québec-Océan; Convoque, coordonne, présente certaines sections qui lui sont attitrées (financière, etc.), formule des recommandations, participe à des réunions de divers comités. Voit au suivi des décisions; Veille à améliorer la gestion du regroupement.Élabore et propose des nouvelles règles et politiques internesAnalyse et révise les processus de gestion interne Organise au besoin le recrutement des employés du regroupement, participe à la sélection des candidat.es (3 ressources). Coordonne la reddition auprès des organismes subventionnairesContrôle et soumet la section financière produite par le SF de l’ULEffectue la coordination des contenus d’avancement scientifique à travers les différents intervenants (vulgarisation & synthèse). Rédige certaines sections des demandes de subventionContribue à produire la section financière (en collaboration avec le directeur).Effectue la coordination des contenus d’avancement scientifique à travers les différents intervenants (vulgarisation & synthèse). Négocie des services, des partenariats, des ententes, en collaboration avec les unités concernées de l’UL.Communication Assure les communications aux membres; Répond aux demandes de l’externe ou les transmets aux experts; Effectue une veille informationnelle et diffuse les informations à l’externe via différentes plateformes (site Web, Facebook, etc.); Supervise le développement des plateformes; Organise et supervise les activités de promotion et d’information. Rédige les documents écrits et audio-visuels (matériel publicitaire, site Internet).Animation scientifique Effectue une veille informationnelle et réalise des activités avec les membres pour le grand public lors d’évènements ponctuels ou récurrents; Organise et supervise l’animation scientifique (conférences ou webinaires, classes de maître, ateliers, réunion scientifique annuelle, etc.).Sera considéré comme un atout : Spécialisation en écologie marine ou en océanographie; Expérience en vulgarisation scientifique par différents moyens (réseaux sociaux, infolettre, kiosque, activités grand public).Conditions de travail : Contrat jusqu’au 31 mars 2023, avec possibilité de renouvellement jusqu’au 31 mars 2028 Temps plein, 35 heures par semaine Télétravail 50%Quick Apply

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