Adjoint(e) administratif(ve) - Saguenay - Jobs in Saguenay, Quebec, Canada, G7K

Job Description

Sommaire du poste Relevant du Directeur - Ingénierie des matériaux - Est du Québec, le titulaire du poste agira à titre d’adjoint(e) administratif(ve) pour le département d’ingénierie des matériaux et de réceptionniste pour le bureau de Saguenay. De plus, le ou la titulaire de ce poste est essentiellement responsable des dossiers de facturation pour divers projets de l’entreprise pour les régions de la Mauricie, l’Estrie et le Saguenay, notamment pour des clients tel qu’Hydro-Québec, la STM et le MTQ.Principales responsabilités:

• Assurer un soutien administratif de l’expertise;
• Compiler divers renseignements et rédiger des lettres, rapports, courriels, etc.;
• Effectuer la correction, la révision et la mise en page de documents;
• Planifier des réunions et préparer les ordres du jour;
• Procéder à diverses entrées de données;
• Préparer les correspondances (rapports, résultats) et transmettre celles-ci;
• Répondre au téléphone et acheminer les appels aux destinataires en soutient à la réceptionniste principale;
• Procéder au classement de la documentation;
• Assurer l’accueil des clients à la réception du bureau de Québec et la coordination de la salle de conférence;
• Traiter le courrier et les documents reçus par courrier interne;
• Réviser des rapports synthèse ou d’expertise;
• Apporter une aide à la facturation des projets;
• Produire les documents nécessaires à la préparation des factures (feuilles de temps et formulaires);
• Émettre la facturation dans le système comptable et transmettre les factures aux clients;
• Analyser les propositions d’honoraires professionnels pour les divers mandats confiés;
• Entrer des données dans l’AQHP;
• Assurer le suivi administratif des CEDPP du MTQ;
• Documenter les rectifications nécessaires et maintenir les dossiers des clients à jour;
• Assurer la mise à jour des tableaux de suivi pour la facturation;
• Classifier les employés, selon leur expérience;
• Effectuer toutes autres tâches connexes.

Profil recherché:

• Détenir une formation professionnelle (DEP) en secrétariat ou un DEC en technique de bureautique;
• Posséder un minimum de 2 ans d’expérience à titre d’adjointe administrative;
• Maîtrise de la Suite Office 2010 (Excel, Word, Outlook);
• Excellentes connaissances de la langue française tant à l’oral qu’à l’écrit ;
• Débrouillardise, initiative et sens des responsabilités;
• Excellente capacité d’analyse, rigueur, minutie et attention aux détails;
• Compréhension des procédures, polyvalence et sens de l’organisation;
• Excellent service à la clientèle, professionnalisme et courtoisie;
• Habileté à gérer son temps efficacement et capacité à s’acquitter de ses tâches consciencieusement;
• Capacité de travailler en équipe et dans un environnement dynamique.

Avantages ABS:

• Salaire à la hauteur de vos compétences et possibilité de temps supplémentaire;
• Possibilité d #39;avancement rapide;
• Perfectionnement de vos compétences;
• Avantages sociaux dès jour 1 (assurances collectives | REER | médecine virtuelle, disponible 24/7 | PAE);
• Régime de participation différée aux bénéfices (RPDB);
• Équipements technologiques à la fine pointe;
• Équipe unie et collègues passionnés;
• Équipements propres et récents;
• Catalyseur de bonheur au travail!
• Reconnaissance : tout moment est bon pour célébrer!
• Plusieurs comités en place pour des activités sociales!
• Travaillez dans une équipe dynamique où l #39;esprit d #39;équipe est au rendez-vous !

** Veuillez prendre note que l’usage du genre masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte **