Adjoint(e) administratif(ve) / Administrative Assistant - Jobs in Saint-Jacques, QC

Job Description

IPEX est l’un des principaux fournisseurs de systèmes intégrés de tuyauteries thermoplastiques en Amérique du Nord. Nous avons pour mission de bâtir un avenir meilleur en connectant les gens avec l’eau et l’énergie.Nous avons présentement une opportunité en tant qu’Adjoint(e) administratif(ve).Ce rôle est basé à notre usine de St-Jacques et relève du Directeur d’usine.Ne manquez pas l’opportunité de joindre une grande famille de professionnels centrée sur les gens, leaders à l’esprit agile, entrepreneurs dans l’âme qui aiment défier le statu quo.Description du posteL’adjoint administratif est responsable de supporter l’équipe de gestion de l’usine. Le titulaire du poste est notamment responsable de la tenue des dossiers employés, l’administration de la paie, l’émission de commandes, de la documentation des expéditions et de l’archivage.Activités principales

• Assurer des fonctions administratives générales, incluant mais ne se limitant pas, l’accueil des visiteurs, prises d’appels téléphoniques, gestion du courrier, commande de matériel divers, classement, rédaction de mémos et de rapports.
• Préparer la documentation requise pour l’accueil de nouveaux employés.
• Agir à titre de personne ressource en ce qui a trait à la paie et aux avantages sociaux.
• Effectuer l’entrée des commandes, s’assurer de leur approbation et effectuer la réception de celles-ci.
• Assurer la réception des factures et acheminer l’information au département de comptabilité.
• Apporter son soutien au département de la planification et assurer le remplacement lors d’absences.
• Participer à l’organisation des activités sociales et aux diverses publications internes.
• Participer aux divers comités et inspections de l’usine.

____________________________________________________________________________________________IPEX is one of the North American leading providers of advanced plastic piping systems. Our mission is to shape a better tomorrow by connecting people with water and energy.We currently have an exciting opportunity as an Administrative Assistant.This role is based out of our St-Jacques plant and reports to the Plant Manager.Do not miss the opportunity to join a diverse group of people-centric professionals, thought leaders and rapid thinkers, entrepreneurs in spirit and status quo-fighters!Job SummaryThe Administrative Assistant supports the plant management team. The successful candidate will be responsible for keeping employee files, coordinating payroll, placing orders, detailing shipments, and archiving.Principal Responsibilities

• Completing general administrative tasks, including but not limited to welcoming visitors, taking phone calls, handling mail, ordering various equipment, filing, writing memos and reports.
• Preparing the required employee onboarding documents.
• Acting as the contact person for payroll and benefits.
• Entering, acquiring authorization for orders, and receiving them.
• Confirming receipt of invoices and sending information to the Accounting Department.
• Supporting the Planning Department and stepping in the event of absence.
• Helping organize social activities and various internal publications.
• Participating in various committees and plant inspections.

RequirementsConnaissances et compétences nécessaires

• DEC en techniques administratives ou 3 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire.
• Excellente connaissance de la Suite Office.
• Très bonne communication, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Bilinguisme, en français et en anglais.
• Expérience en milieu manufacturier, un atout.
• Posséder un bon sens de l’organisation.
• Faire preuve d’un bon jugement et de discrétion.
• Bon sens du service à la clientèle.
• Démontrer de l’autonomie et de la débrouillardise.
• Avoir le sens des responsabilités.

IPEX fait tout son possible pour répondre aux besoins d’accommodement des personnes handicapées durant tout le processus d’entrevue et, sur demande, collaborera avec les candidats qualifiés pour leur offrir des mesures d’accommodement convenables de façon à prendre en compte leurs besoins en matière d’accessibilité découlant de leur handicap. Les candidats participant à toutes les étapes du processus de sélection en vue d’un emploi à IPEX peuvent demander des mesures d’accommodement. Pour faire une demande, veuillez communiquer avec les RH à HR@ipexna.com____________________________________________________________________________________________Qualifications & Experience

• DEC in Office Administration or 3 to 5 years’ experience in a similar position.
• Excellent knowledge of the Office Suite.
• Very good communication, both verbal and written.
• Bilingual in French and English.
• A work experience in a manufacturing environment would be an asset.
• Have good organizational skills.
• Demonstrate good reasoning and discretion.
• Strong customer service skills.
• Demonstrate autonomy and resourcefulness.
• Have a sense of accountability.

IPEX is committed to providing accommodations for people with disabilities throughout the recruitment process and, upon request, will work with qualified job applicants to provide suitable accommodation in a manner that takes into account the applicant’s accessibility needs due to disability. Accommodation requests are available to candidates taking part in all aspects of the selection process for IPEX jobs. To request an accommodation, please contact HR at HR@ipexna.comQuick Apply

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