Adjointe Exécutive - Executive assistant - Jobs in Saint-Laurent, QC

Job Description

Role and ResponsibilitiesEnglish will followFournir un soutien administratif de haut niveau au vice-président - Capital Humain, VP Performance d’affaire & stratégie ainsi qu’un support occasionnel au Président Aviation civile et à son adjointe exécutive. Cette personne doit avoir un comportement positif, enthousiaste et accueillant et une connaissance approfondie des responsabilités quotidiennes de léquipe exécutive. La personne idéale possédera des compétences exceptionnelles en relation client, dexcellentes compétences organisationnelles, une grande attention aux détails et une capacité à gérer plusieurs priorités et échéances. Ayant une grande discretion cette personne sera autonome, agile, flexible et capable d’anticiper et aider à organiser les flux de travail déquipe. Elle est habile à opérer dans un environnement axé sur la collaboration et au rythme très rapide.PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Fournir un soutien administratif général au vice-présidents et leur equipes y compris, mais sans sy limiter : gérer un calendrier complexe, organiser des voyages, traiter les notes de frais, répondre aux téléphones et fournir un soutien personnel occasionnel.
• Agir comme point de contact à toutes demandes et questions.
• Fournir de laide pour les arrangements hors site, lhébergement à lhôtel, les salles de réunion, les événements sociaux.
• Maintenir et commander des fournitures de bureau.
• Traiter les réclamations de la SunLife pour les exécutifs.
• Accueillir les visiteurs et préparer les salles de conférence pour les réunions.
• Coordonner les démos de simulateur et les visites du site au besoin.
• Coordonner avec les adjointes exécutives de lentreprise pour organiser des réunions internes et externes.
• Exécuter les autres tâches connexes qui lui sont confiées.

QUALIFICATIONS REQUISES

• Nécessite plus de 5 ans dexpérience en tant qu’assistant de direction ou dans un rôle similaire en grande entreprise.
• Jugement et discrétion irréprochables dans le traitement des informations confidentielles.
• Attitude positive et professionnelle.
• Niveau dénergie élevé.
• Désir de grandir et dacquérir de nouvelles compétences.
• Communicateur confiant avec dexcellentes compétences interpersonnelles.
• Grande attention aux détails et extrêmement organisé avec un fort sentiment durgence.
• Éthique de travail, indépendante et proactive; esprit déquipe dévoué avec un fort sentiment dappartenance et des compétences de suivi.
• Capacité à jongler avec plusieurs dossiers et savoir prioriser ces tâches.
• Attitude positive et désir dapprendre de nouvelles choses.
• Prospérer dans un environnement rapide et dynamique.
• Ponctuel, avoir la flexibilité de travailler occasionnellement au-delà des heures normales du bureau.
• Compétences approfondies suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel PowerPoint).
• Bilinguisme (Anglais et Français) parlé et écrit.

*******************Provide high-level administrative support to the Vice President, Human Capital, Vice-President Global Business Performance & Strategy and the President - Civil Aviation as well as to the Executive Assistant to the Group President. This individual must have a positive, enthusiastic, welcoming demeanor and a comprehensive knowledge of the day-to-day responsibilities of Civil Executive Office. The ideal candidate will possess outstanding client relationship skills, excellent organizational skills, a strong attention to detail and an ability to manage multiple priorities and deadlines. Having huge discretion, this person will be autonomous, agile, flexible and able to anticipate and help organize team workflows. This candidate will be a self-starter who anticipates and helps organize team workflows, and someone who functions well in a team-oriented and fast-paced environment.KEY RESPONSIBILITIES

• Provide general administrative support to the Vice Presidents and their team but not limited to: manage complex calendar, arrange travel, process expense reports, answer phones and provide occasional personal support.
• Serve as initial contact, to incoming inquiries and requests.
• Greet visitors and prepare conference rooms for meetings.
• Coordinate Sim demo and site visits.
• Coordinate with EAs throughout the organization to arrange internal and external meetings.
• Provide assistance with the arrangements of off site, hotel accommodations, meetings rooms, social events, etc.
• Maintain and order office inventor supplies
• Process SunLife claims for the executive.
• Provide back-up coverage for other members on the Executive Assistant team.

REQUIRED QUALIFICATIONS

• Requires 5+ years of experience supporting executives in corporate environment.
• Unimpeachable judgment and discretion in handling confidential information.
• Positive and professional attitude.
• High energy level.
• Desire to grow and acquire new skills.
• Confident communicator with excellent interpersonal skills.
• Great attention to detail and extremely organized with a strong sense of urgency.
• Self-directed, independent, and proactive work ethic; dedicated team player with a strong sense of ownership and follow through skills.
• Ability to juggle multiple tasks and know how to prioritize these tasks.
• “Can-do” attitude & a desire to learn new things.
• Thrive in fast-paced and dynamic environment.
• Punctual, have flexibility to work beyond business hours as needed.
• Very good Microsoft Office skills (Outlook, Word, Excel and PowerPointl).
• Bilingual (English and French ) spoken and written.

#LI-ND1Position TypeRegularCAE thanks all applicants for their interest. However, only those whose background and experience match the requirements of the role will be contacted.Equal Employment OpportunityAt CAE, everyone is welcome to contribute to our success. With no exception.As captured in our overarching value "One CAE", we’re proud to work as one passionate, boundaryless and inclusive team.At CAE, all employees are welcome regardless of race, nationality, colour, religion, sex, gender identity or expression, sexual orientation, disability or age.The masculine form may be used in this job description solely for ease of reading, but refers to men, women and the gender diverse.Quick Apply

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