Assistante administrative de direction. - Jobs in Saint-Laurent, QC

Job Description

Site Name: Saint Laurent MontrealPosted Date: Sep 26 2022Le titulaire du poste est responsable d’appuyer, sur le plan administratif, la directrice du site dans ses fonctions auprès des divers intervenants internes et externes (gestionnaires, employés, collègues des autres sites, consultants, fournisseurs, etc.) Le titulaire est aussi responsable de préparer les actions de communication à destination des employés de l’entreprise et des fonctions intra-Haleon.Responsabilités généralesGestion des communications (60%)

• Gère la communication du site via les outils suivants : Intranet, Workplace, bulletin bihebdomadaire, etc.
• Fait partie du Comité des Communications Globales et assure le suivi des actions/communications du site.
• Répond aux demandes d’informations en provenance des autres services ou d’interlocuteurs externes au site

Tâches administratives (40%)

• Reçoit les appels, courrier et s’assure de filtrer l’information, la priorise, juge du degré de confidentialité
• Coordonne diverses rencontres et formations (envoie convocations, prépare l’ordre du jour, planifie selon la disponibilité des participants, réserve les salles et équipements, organise les voyages, etc.)
• Appuie le gestionnaire au niveau du secrétariat (correspondance, rapports, présentations Power Point, mise en page de documents, traduction (de base), statistiques, gestion d’agenda, etc.).
• Planifie et organise les événements (ex. : réunions, activités hors site, voyages, visiteurs externes, hôtel, transport; formations diverses, téléconférences, vidéoconférences)
• Gère le fichier des vacances et SAP-RH des employés de son équipe
• Vérifie et traite les factures et les notes de frais de son gestionnaire
• Complète et fait le suivi des demandes de bons de commande dans le système Ariba

Avantages du poste

• Salaire: Compétitif, selon l’expérience du candidat
• Horaire: Du lundi au vendredi de jour
• Statut: Permanent
• Avantages sociaux
• Assurances collectives
• Accès à la bonification annuelle
• Cafétéria sur place
• Gym gratuit pour les employés
• Accessible en transport en commun

Qualifications

• DEC en administration, bureautique, secrétariat ou l’équivalent
• 8 ans d’expérience minium dans un poste similaire
• Aisance avec les systèmes TI en général
• Excellente connaissance des logiciels de la suite MS office (Word, Excel, Power Point)
• Bonne capacité de communication en français et en anglais tant à l’oral qu’à l’écrit

Caractéristiques personnelles :

• Professionnalisme, autonomie et discrétion (confidentialité)
• Sens de l’initiative
• Flexibilité et ouverture à faire des tâches variées
• Bon sens de l’organisation et de la planification
• Intégrité, rigueur et soucis du détail
• Sait prendre actions dans l’urgence
• Apprécie l’apprentissage de divers systèmes
• Capacité à gérer les priorités

GSK souscrit au principe d’équité en matière d’emploi et favorise la diversité et l’inclusion. Nous invitons toutes les personnes compétentes à poser leur candidature aux postes que nous offrons. GSK s’engage à mettre en place des mesures d’adaptation pour les personnes handicapées. Si vous avez besoin de telles mesures à toute étape du processus de demande d’emploi ou si vous désirez obtenir plus d’information sur nos politiques en matière d’adaptation, veuillez communiquer avec nous à canada-recruitment@gsk.com. Nous vous prions ne pas envoyer de curriculum vitæ à cette adresse de courriel et poser plutôt votre candidature selon le processus en ligne qui accompagne la présente annonce.En tant qu’entreprise axée sur la santé et la science, GSK est résolue à suivre les recommandations énoncées par Santé Canada et à prendre toutes les mesures nécessaires pour aider à freiner la propagation de la COVID-19, ce qui comprend la vaccination contre la COVID‑19. Nous croyons fermement que c’est la meilleure façon d’aider à protéger ceux qui nous importent le plus : nos employés, les membres de nos familles et de nos collectivités, ainsi que les patients et les consommateurs que nous servons. À cette fin, nous avons pris une mesure de taille pour assurer la sécurité de nos employés pendant cette crise mondiale de santé publique.Ainsi, seuls les employés entièrement vaccinés contre la COVID-19 peuvent se rendre à nos bureaux de Mississauga et de Laval (Montréal). De plus, tous les employés en contact direct avec les clients qui, dans le cadre de leur travail, fréquentent des établissements de soins de santé comme les hôpitaux, les pharmacies ainsi que les cabinets de médecins et de dentistes devront être entièrement vaccinés contre la COVID-19. Malgré ce qui précède, les employés peuvent demander une mesure d’adaptation pour des motifs liés aux droits de la personne, y compris des problèmes de santé ou des croyances religieuses. La santé et la sécurité de nos employés demeurent l’une de nos grandes priorités.Avis important destiné aux services/agences de placementGSK n’accepte pas les propositions des services/agences de placement en vue de pourvoir les postes affichés dans le présent site. Ces services/agences doivent s’adresser au service d’approvisionnement/des ressources humaines de GSK pour obtenir une autorisation écrite avant de lui proposer des candidats. Cette autorisation est une condition préalable à toute entente (orale ou écrite) entre le service/l’agence de placement et GSK. Sans cette autorisation écrite, toute mesure de la part du service/de l’agence de placement doit être considérée comme avoir été appliquée sans le consentement ni l’entente contractuelle de GSK. Par conséquent, GSK ne peut pas être tenue responsable des honoraires attribuables à de telles mesures ni à quelque recommandation que ce soit de la part du service/de l’agence de placement en ce qui concerne sa proposition de candidature en vue de pouvoir un poste annoncé dans le présent site.Quick Apply

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