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Secrétaire administratif(ive) - Jobs in Shawinigan, QC

Hydro Québec
Job LocationShawinigan, QC
EducationNot Mentioned
SalaryNot Disclosed
IndustryNot Mentioned
Functional AreaNot Mentioned
Job TypeFull Time

Job Description

VOS DÉFISAssister les gestionnaires desservis dans la gestion des dossiers et dans la gestion de leur temps. Contribuer à la préparation et au suivi des budgets. Exécuter les travaux de secrétariat afin de fournir le soutien requis au personnel des unités administratives desservies.TÂCHES TYPES

  • Assurer le suivi des dossiers selon leur importance ou leur échéance de façon à dégager les gestionnaires de leurs tâches administratives.
  • Tenir à jour lagenda des gestionnaires, fixer, déplacer, confirmer au besoin des rendez-vous ou réunions.
  • Recueillir des informations, vérifier, compiler et comparer des données pour contribuer à la préparation et au suivi des budgets, tableaux de bord et indicateurs de gestion.
  • Recevoir et/ou préparer divers documents ou formulaires dentreprise incluant ceux relatifs à la gestion du personnel, les vérifier, les corriger et obtenir les approbations requises et informer les personnes concernées. Effectuer les recherches et le suivi relatifs au traitement de ces documents ou formulaires ainsi que la saisie de données dans les systèmes et au besoin, procéder à lextraction de rapports des systèmes dentreprise.
  • Rédiger, préparer et dactylographier la correspondance et tenir à jour des rapports, listes ou documents.
  • Recevoir les demandes dinformation et la correspondance, obtenir les renseignements nécessaires ou la documentation pertinente, y donner suite et en assurer le suivi. Traiter les questions qui relèvent de ses attributions.
  • Soccuper de lorganisation matérielle des réunions, préparer lordre du jour et la documentation pertinente. Assister aux réunions, rédiger le compte rendu et en faire la distribution.
  • Mettre en place ou tenir à jour un système de classement de divers documents ou dossiers; classer les documents ou dossiers, voir à leur conservation ou à leur destruction selon les encadrements en vigueur.
  • Vérifier les quantités de fournitures de bureau, de matériel ou déquipement. Préparer les demandes visant leur renouvellement et obtenir les approbations requises. Coordonner les actions relatives à laménagement des unités administratives desservies.
  • Communiquer avec les personnes concernées pour des raisons telles que lentretien des appareils ou équipements de bureau, les réservations de salle ou déquipements, dhébergement, de moyens de transport, et les inscriptions à des cours, congrès, colloques.
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de l’emploi identifié et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes..VOTRE PROFILLes exigences de lemploi sont applicables aux employées et employés temporaires.
  • Posséder un diplôme détudes secondaires
  • Avoir de la langue française une connaissance appropriée à cette fonction.
  • Être capable de dactylographier des textes, rapports et divers documents.
  • Le candidat doit avoir une connaissance des logiciels Word, Excel, Outlook, PowerPoint.
.PARTICULARITÉS
  • Horaire de travail variable 33.5 heures, 5 jours / semaine.
  • Détenir un permis de conduire de classe 5 valide.
Le candidat fera lobjet dune vérification administrative de sécurité.Diplôme obtenu à lextérieur du Canada : Nous exigeons lévaluation comparative des études émise par le Ministère de lImmigration, de la Francisation et de l’Intégration. Vous devez présenter le document officiel sur demande.Pour que votre candidature à ce poste soit prise en considération, vous devez déposer votre candidature sur notre site emplois.Hydro-Québec applique un programme daccès à l’égalité et invite les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Nous vous invitons à lire la déclaration de lentreprise à cet égard. Nous communiquons uniquement avec les personnes retenues à la suite de lanalyse des dossiers.Quick Apply
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