Adjoint de direction - Jobs in Villeray, QC

Job Description

Travailler chez Intervia, c’est : Un milieu stimulant, riche dapprentissage et déchanges avec des experts passionnées de la mobilité.Une équipe humaine, où lon conjugue nos valeurs d’excellence, d’agilité, d’esprit d’équipe, d’innovation et de bonheur dans tous nos projets.Intervia une firme d’ingénierie en pleine croissance avec un profil unique d’expertise dans le domaine de la planification, de la gestion de mobilité et de communication.Appréciée par ses clients, Intervia est reconnue dans l’industrie comme un leader dans les études de circulation, la planification des transports et la gestion de la circulation autour des chantiers. Nous participons aux plus grands projets d’infrastructures actuels dans la région de Montréal.Venez travailler pour Intervia qui vous permettra de mettre en pratique votre expertise et votre créativité.Nous sommes présentement à la recherche d’un adjoint administrative.Sommaire du poste : Relevant directement de la Présidente, le rôle principal de l’adjointe est de coordonner et de gérer l’ensemble des activités et procédures administratives requises pour le bon fonctionnement de l’entreprise.La personne en poste est aussi responsable d’assurer le support administratif en facturation et offres de services.Responsabilités principales :

• Appuyer la Présidente dans l’ensemble de ses tâches administratives :
• Gérer et tenir à jour les correspondances et calendrier, incluant filtrer et répondre aux correspondances courantes, aux questions et aux demandes de réunions et assure le suivi nécessaire auprès des personnes concernées;
• Planifier les rendez-vous et les rencontres nécessaires;
• Coordonner la participation à des conférences et événements;
• Prévoir les déplacements et/ou voyages.
• Préparer les rencontres des comités de direction et/ ou de projets, les rencontres d’équipe et rédiger les comptes rendus des réunions et faire suivi des actions au besoins;
• Planifier et veiller à la bonne exécution de l’ensemble des activités administratives de l’entreprise, incluant la préparation de rapports, la rédaction de correspondance, la sécurité et l’entretien des lieux et de l’équipement;
• Supporter l’équipe de direction avec la révision et mise en page de divers document et lettre.
• Procéder à l’inventaire et à l’achat de ressources matérielles et fournitures requis pour le bon fonctionnement du bureau;
• Effectuer la saisie de données à l’ordinateur, tenir à jour des listes, bases de données et documents officiels;
• Responsable du suivi administratif des offres de service pour l’entreprise incluant la vérification journalière sur le Système Électronique d’Appels d’Offres du Québec (SEAO) pour les appels d’offres potentielles pour l’entreprise;
• Apporter un soutien administratif en ressources humaines reliées à l’embauche (activation de la puce et préparation de la pochette du nouvel employé, inscriptions aux assurances, etc.);
• Supporter l’équipe de direction dans des tâches de nature administrative au besoin;
• Supporter et valider les processus ISO pour l’entreprise;
• Accueillir les visiteurs au bureau et recevoir les appels téléphoniques généraux;
• Soutien à la préparation d’événement et activités sociales de l’entreprise.

Exigences et qualifications :

• DEC en secrétariat général ou équivalent;
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit;
• Anglais parlé un atout;
• Cinq (5) années minimales d’expérience comme adjointe administrative dans un rôle similaire, idéalement dans une firme de génie-conseil;
• Être structuré, discret, rigoureux et ordonné;
• Être autonome et proactif;
• Connaissance avancée des outils de bureautique (Outlook, Excel, PowerPoint, Word) et de saisie de temps;

Le générique masculin est utilisé sans discrimination et uniquement dans le but dalléger le texte. Intervia souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi et est déterminé à encourager la diversité et l’inclusion.Type demploi : Temps Plein, PermanentSalaire : 56 137,00$ à 60 304,00$ par anHoraire :

• Du Lundi au Vendredi

Formation:

• DEC (Souhaité)

Expérience:

• adjointe administrative: 3 ans (Souhaité)

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