Réceptionniste - Jobs in Westmount

Job Description

RéceptionnisteNotre client, un cabinet d #39;avocats réputé, est à la recherche d’un(e) professionnel(le) pour apporter son soutien à l #39;équipe du centre de conférence, en assurant le bon fonctionnement de la réception et en coordonnant divers aspects liés à l #39;organisation et au soutien des événements. Sous la supervision directe de la Directrice du centre de conférence et événements, le ou la candidat(e) jouera un rôle clé dans l #39;accueil des invités et la gestion logistique.Ce qu’il y a pour vous :• Salaire : Entre 45.000$ et 55.000$ par an, selon l #39;expérience.• Poste permanent, temps plein (35 heures par semaine).• Poste en présentiel: Présence obligatoire au bureau tous les jours.• Horaire : Du lundi au vendredi, de 8h à 16h.• Assurances collectives: Couverture complète incluant les soins dentaires, optiques et un soutien pour la santé mentale jusqu #39;à 3.000$, avec une protection familiale entièrement financée par l #39;employeur.• REER : Contribution de 2% par l’employeur après un an d’ancienneté.• Vacances: Les jours de vacances sont déterminés en fonction de l #39;expérience acquise au moment de l’entrée en poste.Responsabilités :• Vérifier le vestiaire et l #39;aire d’attente des invités• Effectuer l’ouverture de la réception• Recevoir les appels et y répondre de manière professionnelle• Gérer la réception des procédures judiciaires (livraison par huissiers)• Accueillir les invités et les diriger dans les salles appropriées• Annoncer les invités aux avocats et s’assurer que tout est prêt pour les rencontres en coordination avec l’équipe du centre de conférence• Gérer la boîte courriel de la réception• Réserver les salles de conférences dans le logiciel EMS et communiquer les besoins spécifiques des clients aux différentes équipes• Assurer les suivis auprès des équipes pour compléter les demandes de réservation• Insérer toutes les demandes de services dans le logiciel EMS• Coordonner avec l’équipe d’audiovisuel et le centre de service pour les besoins particuliers• Tenir le registre des invités du centre de conférence à jour, incluant leurs spécifications alimentaires• Réserver, gérer et préparer les documents pour les bureaux visiteurs/hotelling• Distribuer et gérer les rapports d’usage des coupons de taxi• Activer les appels d’urgence (médical ou autre)• Entrer et traiter les factures des traiteurs dans le logiciel EMS• Gérer la facturation du département d’hospitalité et vérifier les factures des fournisseurs pour envoi à la comptabilité• Remplir et coder les relevés mensuels des cartes de crédit du département• Comptabiliser et gérer l #39;inventaire des commandes de certains fournisseurs, y compris le café exécutif• Préparer et imprimer la liste des invités avec leurs allergies/intolérances pour le buffet chaque matin• Assister l’équipe avec divers besoins opérationnelsCe dont vous aurez besoin pour réussir : • Diplôme collégial ou universitaire un atout.• + 3 ans d’expérience professionnelle pertinente dans un environnement professionnel• Compétences organisationnelles impeccables et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément• Esprit d’équipe indiscutable• Proactivité et capacité à faire face aux imprévus et aux changements de plans rapides• Excellentes aptitudes de communication et de service à la clientèle• Bilingue en anglais et en français (parlé et écrit) afin d #39;assister les clients dans les deux langues.• Tact et respect de la confidentialitéPourquoi Recrute ActionRecrute Action (permis d #39;agence : AP-2000003) fournit des services de qualité en matière de recrutement en offrant un soutien et une approche personnalisée autant pour les chercheurs d’emploi que pour les entreprises. Seuls les candidats qualifiés qui répondent aux critères d #39;embauche seront contactés.