Office Agent Class 1 - Jobs in Beaconsfield, QC

Job Description

ANY VACANCIES RESULTING FROM THE STAFFING OF THIS POSITION WILL BE POSTEDOFFICE AGENT CLASS IGORDON ROBERTSON240 Beaurepaire Dr. Beaconsfield, Quebec H9W 6G4Director: Claudine TurnbullStatus of post: Regular Full-TimeStart date: Dec 5, 2022Working Schedule: 35 hours per week8h00 – 16h00Qualifications:Hold a Diploma of Vocational Studies in a specialty appropriate for the class of employment, a Secondary School Diploma or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent authority, and have one (1) year of pertinent experienceANDHave a basic knowledge of office automationOther Requirements:

• Must be bilingual
• Must be able to function autonomously with minimal supervision
• Must be able to multi-task
• Must be able to work as part of a team
• Accuracy, attention to detail, strong organizational skills are essential
• Must be able to summarize data and prepare reports using Excel and other Microsoft Office software
  • Testing of Microsoft Office required
• Ability to meet deadlines, particularly during peak periods
• Ability to adapt and handle system changes demanded by MEES requirements
• Must be able to effectively communicate updates and information to other staff members
• Ability to maintain and streamline filing system procedures
• Knowledge of the scheduling and evaluation an asset for Vocational Education
• Knowledge of JADE-TOSCA, Google suite, AdmissionFP and Charlemagne would be an asset

Salary scale as per the IASS’ Collective Agreement:$22.36 - $25.00 per hourNature of the workThe principal and customary work of an employee in this class of employment consists in performing a variety of administrative duties of a complex nature according to established methods and procedures.Daily Tasks/Dossiers

• Assist in the registration process for students. This includes verifying registrations on AdmissionFP, keeping an updated priority list, entering incoming student’s personal data, receiving payments, and processing information on JADE-TOSCA.
• Organize uniform fitting appointments.
• Keep student files organized and prepare files during student audits.
• Communicate with the International department and ensure all documents for international students are in order.
• Carry-out tasks such as mark entry, attendance tracking, support with exam invigilation.
• Print attendance lists, enter attendance on occasion, verify attendance when necessary.
• Print exams on occasion and maintain marks’ binder, following-up with teachers when necessary.
• Distribute lockers to new students, keep track of locker assignments, lock combinations.
• Create name tags and take photo IDs.
• Keep lists of students up to date, opening and closing files in a timely manner (on Excel lists and in JADE/TOSCA).
• Follow-up with Emploi-Quebec regarding student eligibility and attendance.
• Assist students with Google accounts.
• Retrieve phone messages and alert staff of students’ absences.
• Oversee the ordering of supplies and books for programs, on occasion.
• Ensure the confidentiality of exams, and their distribution and return, to and from teachers.
• Work in collaboration with the TOS to complete all tasks related to the funding process.
• May be required to train new class I office agents as well as to coordinate the work of support staff.
• Available to work through summer period.
• Required periodically to work evenings (Information sessions; Open House; Graduation).

AVIS DE POSTE VACANT - VEUILLEZ AFFICHERLE POSTE QUI DEVIENDRA VACANT LORSQUE CELUI-CI SERA COMBLÉ SERA AFFICHÉ,DE MÊME QUE TOUS LES AUTRES PAR LA SUITE.AGENTE OU AGENT DE BUREAU, CLASSE IGORDON ROBERTSON240, chemin Beaurepaire, Beaconsfield, Quebec H9W 6G4Directrice: Claudine TurnbullStatut du poste: Régulier à temps pleinHoraire de travail: 35 heures par semaine, de 8 h à 16 hDate de début: 5 décembre 2022Qualifications requises:Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d’emplois ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente et avoir une (1) année d’expérience pertinente.ETAvoir des connaissances de base en bureautique.Autres exigences:

• Bilinguisme - essentiel
• Capacité de fonctionner de manière autonome avec une supervision minimale
• Capacité d’effectuer plusieurs tâches à la fois
• Capacité de travailler en équipe
• Exactitude, attention aux détails et excellent sens de l’organisation - essentiel
• Capacité de résumer des données et de préparer des rapports avec Excel et d’autres logiciels Microsoft Office
  • Examen sur Microsoft Office exigé
• Capacité de respecter des échéances, particulièrement en période de pointe
• Capacité de s’adapter et de traiter les changements au système exigés par le MEES
• Communication efficace des mises à jour et des renseignements aux autres membres du personnel de soutien
• Capacité de tenir à jour et de simplifier les méthodes du système de classement
• Connaissance de la préparation d’horaires et des protocoles d’évaluation en formation professionnelle – un atout
• Connaissance des systèmes JADE-TOSCA et Charlemagne, Admission FP - un atout

Échelle de salaire selon la convention collective de l’UIES:22,36 $ - 25,00 $ de l’heureNature du travailLe rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à accomplir divers travaux administratifs de nature complexe selon des méthodes et procédures définies.Tâches quotidiennes/Dossiers

• Aider au processus d’inscription des élèves, notamment vérifier les inscriptions dans AdmissionFP, tenir à jour une liste de priorités, entre les données personnelles des élèves qui arrivent, recevoir des paiements et traiter l’information dans JADE-TOSCA.
• Organiser les rendez-vous d’ajustement d’uniformes.
• Garder organisés les dossiers d’élèves et préparer des dossiers pendant les vérifications d’élèves.
• Communiquer avec le service international et s’assurer que tous les documents des élèves internationaux sont en règle.
• Exécuter des tâches comme l’entrée des notes, le suivi des présences, le soutien dans la surveillance d’examens.
• Imprimer des listes de présence, entrer les présences à l’occasion, vérifier les présences au besoin.
• Imprimer des examens à l’occasion et tenir à jour un cartable de notes, assurer le suivi auprès des enseignants au besoin.
• Distribuer des casiers aux nouveaux élèves, tenir à jour la liste des casiers attribués et des combinaisons de cadenas.
• Créer des cartes d’identité et prendre des photos d’identité.
• Tenir à jour des listes d’élèves, ouvrir et fermer des dossiers rapidement (dans des listes Excel et dans JADE/TOSCA).
• Faire un suivi auprès d’Emploi-Québec sur l’admissibilité et les présences des élèves.
• Aider les élèves sur les comptes Google.
• Retrouver les messages téléphoniques et aviser le personnel des absences des élèves.
• Superviser les commandes de fournitures et réserver les programmes à l’occasion.
• Assurer la confidentialité des examens, leur distribution et leur retour aux enseignants.
• Travailler en collaboration avec le TOS pour exécuter toutes les tâches liées au processus de financement.
• À l’occasion, former les nouveaux agents de bureau classe I et coordonner le travail du personnel de soutien.
• Rester disponible pour travailler en été.
• Répondre périodiquement à des demandes de travail en soirée (séances d’information; portes ouvertes; collation des grades).

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