Une ou un analyste de la gestion immobilière – Volet administratif - Jobs in Capitale-Nationale, QC

Job Description

Attributions : Sous l’autorité de la directrice des ressources immobilières et matérielles, la personne titulaire de cet emploi voit à organiser son travail de manière à atteindre des résultats optimaux dans le respect des normes, délais, budgets et priorités fixés par l’organisation.Avant tout, elle a la responsabilité de rédiger des procédures, lignes directrices et politiques dans le but de faire évoluer les processus vers leur pleine optimisation et elle doit être en mesure de négocier et de préparer des contrats associés à la gestion immobilière : contrats de baux, d’acquisition et de services professionnels et techniques.Elle collabore en même temps au suivi de l’ensemble des engagements financiers et des redditions de comptes relativement au parc immobilier et inventaires de mobilier du MRIF.De plus, elle a la responsabilité de coordonner les opérations liées au courrier, à la manutention, à la logistique d’occupation des espaces en mode hybride et à l’acquisition des fournitures de bureau à Québec et à Montréal.Ce faisant, elle contribue à la planification stratégique immobilière et matérielle du ministère, conformément au Plan québécois des infrastructures (PQI) et aux budgets de fonctionnement de l’unité.Elle propose des plans d’action impliquant d’autres unités du ministère dans les domaines des technologies de l’information, de la sécurité, des ressources humaines et des communications, des partenaires gouvernementaux, tels que le Centre d’acquisition gouvernemental, ainsi que des intervenants du secteur privé au Québec et à l’international : propriétaires, professionnels, entrepreneurs et fournisseurs.De façon plus précise, elle doit :

• Faire évoluer les divers processus reliés aux ressources immobilières et matérielles afin de satisfaire les besoins tout en respectant le fonctionnement efficace et efficient de l’organisation ainsi que les principes de saine concurrence et d’équité vis-à-vis des fournisseurs. À ce titre :
  • Est responsable de la mise à jour de l’offre de service de la direction;
  • Rédige des procédures administratives et des lignes directrices en matière de gestion immobilière et contractuelle et veille à leur application au sein de l’équipe selon l’évolution des politiques;
  • Analyse ou rédige des propositions de baux et des contrats de prestation des services, souvent complexes du fait qu’elles viennent de différents pays ayant chacun leur réglementation, pour recommandation aux autorités sous forme de notes synthèse;
  • De façon indépendante ou en soutien à un chargé de projet, organise des appels d’offres, négocie des contrats associés à l’exploitation des immeubles, qu’ils soient initiés pour un nouveau site ou en renouvellement. Par exemple, des contrats de baux en occupation indépendante ou à frais partagés (Regus, Wework, etc.), d’acquisition d’immeuble ou de mobilier et de services professionnels ou techniques;
  • Prend en charge des suivis d’actions découlant de rapports d’audit interne;
  • Propose tout plan d’action en lien avec l’optimisation des procédures contractuelles dans la direction.
• Collaborer au suivi de l’ensemble des engagements financiers et des redditions de compte relativement au parc immobilier du MRIF, ainsi qu’en matière de ressources matérielles en général. Pour ce faire :
  • Agit à titre de personne-référence en finances de la DRIM auprès de la DRFC;
  • Répond au guichet GI-Réseau, lequel est destiné à recevoir les demandes provenant des responsables administratifs en matière des biens et services matériels;
  • Est une personne référence en matière de stratégie de financement pour les chargés de projets et les techniciennes en gestion immobilière de la direction, qu’il s’agisse de projets immobilisables ou de demandes ad-hoc traitées directement avec les responsables administratifs du réseau;
  • À partir des données recueillies auprès des analystes en charge de projets, collabore à l’analyse de la répartition des dépenses prévues au Plan québécois des infrastructures (PQI);
  • Collabore à la mise à jour semestrielle des prévisions de dépenses des représentations hébergeant des ressources du ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration (MIFI) et Investissement Québec International (IQI);
  • Collabore à l’étude des crédits en fournissant les informations sur les dépenses, notamment la fiche demandant une mise à jour exhaustive de la liste des baux;
  • Répond à des demandes associées au Rapport annuel de gestion (RAG);
  • Met à jour les données dans les tableaux de suivi des dépenses et prévisions budgétaires.
• Coordonner au siège (Québec et Montréal) les services en courrier, messagerie, manutention, logistique et fournitures de bureau :
  • Est responsable de soutenir et de coordonner les opérations de courrier effectuées par les préposés de la direction, en faisant connaître et appliquer les bonnes procédures à cet égard;
  • Élabore les communications aux occupants, répondant à des demandes ad-hoc relativement aux services de proximité dans le contexte du mode hybride, tels que la logistique de réservation des salles de réunion, les impacts potentiels de travaux immobiliers planifiés, d’opérations d’entretien ménager annuels, de coupures de courant, etc.;
  • En collaboration avec la DRFC, est responsable de fournir les prévisions d’acquisitions responsables et plus généralement de planifier les besoins en fourniture et pour tout contrat à commande au CAG (manutentionnaires, déchiquetage, papier, etc.);
  • Organise et supervise l’embauche de manutentionnaires externes lorsque requis.

Échelle de traitement : De 48 488 $ à 90 110 $*

• Il s’agit de l’échelle de traitement issue de la convention collective 2020-2023 et en vigueur au 1er avril 2022.

Les montants associés aux différents échelons peuvent être consultés sur le site Web du Secrétariat du Conseil du trésor.Le nombre d’heures hebdomadaires de travail pour cet emploi est de 35 heures.Quick Apply

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