Administrative Assistant - Jobs in Gatineau, QC

Job Description

ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE)DÉVELOPPEMENT DES AFFAIRESLieu de travail : Gatineau (QC)Statut : Temps pleinHoraire de Travail : 37.5 heures/semaine, du lundi au vendrediDate d’entrée en fonction : Dès que possibleBaastel offre un horaire de travail flexible et a une politique de télétravail.BIENVENUE CHEZ BAASTEL!Une équipe en mouvement vers un monde de développement durable inclusif.Le Groupe-conseil baastel (Baastel) est un bureau d’études fournissant des services de pointe dans le domaine dudéveloppement international. Fondée en 1989, Baastel a pour mission de contribuer à un développement humaindurable. Cette contribution vise le succès et le renforcement des pratiques et actions de développement (projets,programmes, politiques) à travers des services de conseil de qualité. Baastel se concentre sur les trois axes principauxdu développement durable : la promotion de l’équité sociale, le développement économique et la gestion del’environnement.RÔLE DE L’ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE)Sous la supervision de la Directrice du Développement des Affaires, l’adjoint(e) administratif(ve) est responsabled’assurer le soutien administratif, la coordination et le support des besoins opérationnels quotidiens du département.Ses responsabilités comprennent notamment d’appuyer les chargés de projets dans une multitudes de tâchesadministratives (préparation, révision et formatage de documents divers, vérifications de factures et contrats, etc.) etd’assurer la gestion de l’information et la tenue de dossier (ouverture et fermeture de projets, classement, mise à jour,etc.).QUALIFICATIONS REQUISES

• Baccalauréat ou diplôme d’études supérieures en secrétariat, en gestion ou dans un domaine connexe;
• 2 années d’expérience dans des fonctions similaires.

Le Groupe-conseil baastel ltée Le Groupe-conseil baastel srl92 Montcalm Gatineau (Quebec) Canada J8X 2L7 Boulevard Adolphe Max 55 B-1000 Brussels, BelgiumTel: +1-819-595-1421 Tel: +32 (0)2 893 0032w w w . b a a s t e l . c o mCOMPÉTENCES ESSENTIELLES

• Bilinguisme parlé et écrit (français et anglais) (obligatoire)

• Maîtrise des logiciels de la suite Office (formatage Word indispensable)

• Avoir d’excellentes compétences en informatique (Teams, Onedrive, Internet)

• Grand souci du détail et degré d’exactitude élevé

• Excellentes aptitudes en gestion du temps et grand sens de l’organisation

• Capacité à équilibrer les charges de travail et établir la priorité des demandes afin de respecter les

échéances, tout en ayant le souci du détail

• Capacité de travailler sous pression et de s’adapter aux changements de priorités

• Autonomie et sens de l’initiative

• Légalement autorisé(e) à travailler au Canada

FAITES PARTIE DE L’ÉQUIPE!Pour soumettre votre candidature, veuillez envoyer votre CV ainsi qu’une brève lettre de présentationdémontrant comment vous rencontrez chacun des critères de sélection à recrutement@baastel.com, et ce,d’ici le 28 octobre 2022.Merci d’indiquer clairement le titre du poste dans l’objet de votre message.Nous remercions sincèrement tous(tes) les candidats(es) pour leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu’avecceux et celles qui sont retenus(es).ADMINISTRATIVE ASSISTANTCORPORATE DEVELOPMENTLocation of work : Gatineau (QC)Job status : Full time positionWork schedule : 37.5 hours/week, Monday to FridayExpected start date : As soon as possibleBaastel offers flexible working hours and has a telecommuting policy.WELCOME TO BAASTEL!A team on the move towards an inclusive sustainable development world.Le Groupe-conseil baastel (Baastel), a firm dedicated to Monitoring and Evaluation (M&E), Results-based Management(RBM) and Strategic Planning consulting, has a mission to provide the knowledge, tools, and skills necessary fordecision-makers, managers and local stakeholders to make enlightened decisions for the efficient and effectivemanagement of their development and research programs. By helping to strengthen the impact of policy, programming,and development projects around the world, Baastel has acquired a reputation as a leader in the fields of M&E andRBM. Baastel focuses on three main branches of sustainable development: social development, economicdevelopment, and environmental management.ROLE OF THE ADMINISTRATIVE ASSISTANTUnder the supervision of the Director of Business Development, the Administrative Assistant is responsible for providingadministrative support, coordination, and support for the daily operational needs of the department. Responsibilitiesinclude supporting project managers in a variety of administrative tasks (preparation, review and formatting of variousdocuments, verification of invoices and contracts, etc.) and ensuring information management and record keeping(opening and closing projects, filing, updating, etc.).QUALIFICATIONS

• Bachelor’s degree or other graduate degree in secretarial, management, or related field ;
• 2 years of experience in a similar role.

ESSENTIAL SKILLS

• Bilingual, written and spoken (French and English) (mandatory)
• Mastery of the Office suite software (Word formatting essential)
• Excellent computer skills (Teams, Onedrive, Internet)
• High attention to detail and accuracy
• Excellent time management and organizational skills
• Ability to balance workloads and prioritize requests to meet deadlines, while maintaining attention to detail
• Ability to work under pressure and adapt to changing priorities
• Autonomy and initiative
• Legally authorized to work in Canada

BE PART OF THE TEAM!To apply, please send your resume and a half-page cover letter detailing specifically how you meet all of theselection criteria to recrutement@baastel.com, before October 28th, 2022.Please ensure that you indicate the position you are applying for in the subject line.We thank all applicants for their interest, but only those selected for an interview will be contacted.Quick Apply

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