Secrétaire administratif(ve) - Jobs in Gatineau, QC

Job Description

Le Cégep Heritage College est situé à Gatineau (Québec), près du Parc de la Gatineau, le terrain de jeu naturel de la Commission de la capitale nationale. Seul collège anglophone public sans frais de scolarité de la région, il offre un enseignement innovateur et personnalisé grâce à ses 19 programmes d’études professionnelles, pré-universitaires et de formation continue dispensés dans ses installations modernes et d’avant-garde. Le Cégep Heritage College est une institution multiculturelle dynamique dont les 220 employés s’occupent de plus de 1 500 étudiant(e)s. Il dispense des programmes éducatifs qui favorisent une interaction unique entre les étudiant(e)s et le personnel enseignant, le leadership et l’entreprenariat des étudiant(e)s, le dialogue et l’engagement interculturels ainsi que les athlètes de haut niveau.NUMÉRO DE CONCOURS : C22-23-SS-20POSTE : Secrétaire administratif(ve)DÉPARTEMENT : Services aux étudiant(e)sSUPÉRIEUR IMMÉDIAT : Directrice des Services aux étudiant(e)sPRÉDÉCESSEUR : Maryna Krylova (nouveau poste à temps complet)TYPE DEMPLOI : Régulier à temps completHORAIRE DE TRAVAIL : 35 heures par semaineDu lundi au vendredi de 8 h 30 à 16 h 30EMPLACEMENT : 325 boul. de la Cité-des-Jeunes, Gatineau, Québec, Canada, J8Y6T3ÉCHELLE SALARIALE : 22,54$ - 26,00$SOMMAIRE DU POSTE : Effectue diverses tâches de secrétariat complexes, délicates et confidentielles reliées à différents services, en collaboration avec la Directrice des Services aux étudiant(e)s.TÂCHES : Les tâches typiques dont le (la) titulaire de ce poste aura la responsabilité sont les suivantes :

• Reçoit et transfère les appels téléphoniques et prends des messages.
• Accueille et dirige les visiteur(euse)s et les étudiant(e)s.
• Conçoit la correspondance courante, les brouillons et les notes de service du département et prépare de façon autonome la correspondance n’ayant pas à être portée l’attention de son (sa) superviseur(e).
• Recherche, compile et analyse des données et statistiques pour des rapports, de la correspondance, des avis de réunion, etc., et présente le tout sous la forme de tableaux ou de graphiques.
• Crée et tient à jour des fichiers et des documents portant sur tous les sujets intéressant le service.
• Utilise léquipement de bureau.
• Communique avec le Service des ressources matérielles en cas de problème avec les installations ou les photocopieurs.
• Tape et met en forme des documents, y compris des rapports statistiques.
• Entre des données en format Excel.
• Peut être appelé(e) à agir en tant que remplaçant(e) pour certaines fonctions ou tâches du service.
• Tient à jour les calendriers et la planification des rendez-vous.
• Voit à la préparation des voyages.
• Organise les réunions et en rédige les comptes rendus.
• Applique les procédures administratives.
• Organise et supervise les évaluations sur place à mi-session.
• Recueille et soumet les documents à la vérification des antécédents par la police en prévision des stages des étudiant(e)s.
• Participe à lorganisation des événements de la vie étudiante tels que la remise des diplômes, lorientation des nouveaux(elles) étudiant(e)s, la soirée de remise des prix, etc.
• Utilise les technologies de linformation et les outils de communication mis à sa disposition en rapport avec le travail à effectuer.
• Agit en tant que personne de contact clé pour le département des Services aux étudiant(e)s.
• Accomplit toute autre tâche au besoin.

QUALIFICATIONS MINIMALES REQUISES :

• Détenir au minimum un diplôme détudes professionnelles (DEP) dans une spécialité appropriée, ou un diplôme d’études secondaires (DES), ou un diplôme ou une attestation d’études reconnus comme équivalents par l’autorité compétente.
• Avoir un minimum de 4 ans d’expérience pertinente.
• Posséder d’excellentes compétences linguistiques en anglais et en français (oral, écrit et compréhension).
• Posséder d’excellentes compétences en matière de traitement de texte et de classement.
• Une expérience dans lutilisation des logiciels Microsoft Office est essentielle.

AUTRES QUALIFICATIONS :

• Doit posséder d’excellentes habiletés en communication, en organisation et en relations interpersonnelles.
• Doit posséder d’excellentes compétences analytiques et en résolution de problèmes.
• Doit être rapide, dynamique, créatif et avoir le souci du détail.
• Doit être en mesure de travailler de façon indépendante avec un minimum de supervision, et de bien travailler en équipe.
• Doit être capable de travailler efficacement dans le respect des échéanciers et de produire des résultats exacts.
• Doit faire preuve de flexibilité et posséder une grande capacité d’adaptation.
• Doit avoir d’excellentes aptitudes en service à la clientèle.
• Doit avoir une forte éthique de travail et faire preuve de discrétion.

Les personnes intéressées sont priées de faire parvenir en ligne leur curriculum vitae et une lettre de présentation en se rendant à la page des carrières du site web du collège à l’adresse http://www.cegep-heritage.qc.ca/manitou/.Au-dessus de laffichage, cliquez sur Postuler . Vous pourrez créer votre compte et télécharger votre CV et votre lettre de présentation.Veuillez noter que seules les demandes présentées EN LIGNE seront prises en considération et que seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s seront contacté(e)s.Les candidat(e)s seront tenu(e)s de se soumettre à des tests de sélection.DATES DAFFICHAGE : Du 2022-11-21 00:00 au 2022-12-04 23:45Le Cégep Heritage College souscrit à l’égalité en emploi pour les personnes visées par la loi et encourage les femmes, les autochtones, les minorités visibles et ethniques ainsi que les personnes ayant un handicap à présenter leur candidature.Quick Apply

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