Account Receivable Agent - Jobs in Montréal, QC

Job Description

Company Description“We’re not in the shipping business; we’re in the information business” -Peter Rose, Expeditors FounderGlobal supply chain management is what we do, but at the heart of Expeditors you will find professionalism, leadership, and a friendly environment, all of which foster an innovative, customer service-based approach to logistics.

• 18,000+ trained professionals
• 250+ locations worldwide
• Fortune 500
• Globally unified systems

Job DescriptionDescription:Manage Accounts Receivables processes, including receiving, safeguarding, deposit and recording of receipts and assisting in theCredit Management process, ensuring Customers remain within agreed credit and payment terms.Gestion du processus de recouvrement/ suivi client : incluant l’enregistrement et la sauvegarde des avis de virements et enregistrement des virements avec justesse, tout en apportant son support sur le processus de gestion de crédit.Responsibilities:

• Record receipts in exp.o Accounting system and allocate per the remittance advice, ensuring no receipts are left unallocated at monthend and provide support to the Banking/Treasury team for unidentified receipts.
• Generate and deliver timely Statements, and perform timely reconciliations.
• Provide up to date detailed collection notes listing actions on every past‐due invoice in the ARCM system (Accounts Receivable Collection Management).
• Maintain a filing system in accordance to internal and local document retention policies (i.e. upload the remittance advice to the deposit in exp.o Accounting).
• Proactively identify problem accounts and follow up queries via email/telephone to effectively resolve issues through building key relationships with Customers and Internal Staff.
• Produce Exception Reports for the Weekly AR Meeting per company AR Goals (Aging Analysis, No Bad Debt, 100% Collection within Terms, No OCL (Over Credit Limit)) and maintain meeting minutes.
• Prepare the bad debt calculation (Trade AR Allowance) and the bad debt roll forward schedule for the monthly P&L.
• Assist Lead, Supervisor & Manager (as required) with Credit tasks in line with the Global Credit Policy (maintain Customer payment terms, company rating & risk rating; evidence in e.doc Global Lookup the establishment and approval of credit in the BCR system (Branch Credit Request) and performance of annual credit reviews).
• Provide up to date detailed collection notes listing actions on every past‐due invoice/settlement listed on the Intercompany & Agent Reports for your branch. Unresolved items must be reported to Manager prior to the scheduled write off.
• Assist in Internal Control Evaluations and Internal/External Audits by preparing required information/documentation.
• Support Accounting Department with miscellaneous projects and assignments.
• Support coverage at reception as needed.
• Promote compliance in diligently following all company policies and regulations and performing the task at hand with outstanding integrity and pride.

• Enregistrement des virements, chèques et avis de règlement. S’assurer qu’il ne reste pas de virement non lettrés en fin de mois. Mettre rapidement tout en œuvre pour résoudre les anomalies détectées. Si un client est en cash, ou un virement n’est pas identifié prendre le lead sur les actions de vérification listées ci-dessous.
• Etre pro actif et savoir identifier les problèmes liés aux lettrages et virement reçu, s’assurer que chaque virement soit correctement enregistré en face de factures et d’avoirs réels. Assurer le suivi par mail et par téléphone en suivant le processus d’escalade existant en impliquant l’équipe recouvrement, le manager, les clients, les équipes opérationnelles, l’équipe de management et l’équipe d’account manager le cas échéant.
• Pour les comptes et virements communs avec le Sud s’assurer qui prend en charge le lettrage
• Procéder aux remboursements clients dans les 5 jours ouvrable dès que les informations ont été transmises par l’équipe
• Assurer les retours de fond.
• Dés réception des détails de règlement assurer les réconciliations de façon précise et ponctuelle.
• En période de congé des personnes en charge du recouvrement, renseigner ARC avec les avis et détails de virement reçu
• Se positionner sur les portails clients pour télécharger les factures, consulter les avis de virement ou le statut des factures
• Envoyer les factures clients en utilisant les outils mise à disposition, demander aux équipes opérationnelles et à l’équipe de management lorsque des contacts sont manquants.
• Respecter les procédures de rétentions documentaires en utilisant les outils mise à disposition (exemple : expo-accounting, Sharepoint, e-doc, F dédié etc..)
• Comprendre les tâches et objectifs du Credit Controller (weekly AR meeting, Bad Debt, AR Audit, OCL, rating clients etc ..)
• Suivre la credit policy global (s’assurer mise à jour review date en mettant sous edoc les rapports Credit Safe, savoir identifier les clients à risque)
• Etre disponible et être capable de préparer ce qui est demandé en amont des audits interne et externe.
• Soutenir les différents projets et demandes assignés à l’équipe de comptabilité client.
• Promouvoir avec diligence les procédures et politique de compliance en suivant strictement toutes les procédures interne et les règles comptables existantes en effectuant intègrement toutes les tâches assignées.
• Compléter minimum 52 heures de formation par an.

QualificationsKnowledge:

• Expeditors’ Company Policies and Procedures
• Basic Accounting Knowledge

Skills:

• Strong MS Office Skills (intermediate level Excel skills)
• Excellent oral and written communication skills and a proven history of providing exceptional customer service
• Excellent organizational and time management skills
• Good data entry and computer skills

Behaviors:

• Professional appearance and attitude
• Reliable and accurate

Adhere to the company’s 10 cultural attributes: Appearance, Attitude, Confidence, Curiosity, Excellence, Integrity, Pride, Resolute, Sense of Humor, and Visionary.Training Requirements:

• Meet company standards of 52 hours training per year, including as needed management/leadership training

Education and Experience:Minimum 2 years A/R experienceConnaissance :

• Connaitre la politique et les procédures de la société Expeditors
• Notion de gestion comptable

Compétence et comportement :

• Excellente communication écrite et orale
• Etre organisé et savoir gérer son temps
• Fiabilité, rigueur
• Avoir des bonnes compétences informatiques et savoir saisir des données sans erreurs
• Apparence et attitude professionnelle
• Faire preuve de détermination et de bonne volonté
• Adhérer aux 10 attributs de la culture d’Expeditors : apparence, attitude, confiance, curiosité, excellence, intégrité, fierté, résolu, sens de l’humour et visionnaire.

Additional InformationExpeditors offers excellent benefits

• Paid Vacation, Holiday, Sick Time
• Health Plan: Medical, Prescription Drug, Dental and Vision
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