Adjointe administrative ou adjoint administratif - Jobs in Montréal, QC

Job Description

Institut de tourisme et d’hôtellerie du Québec (ITHQ) / Montréal7 juillet 2021Travailler à l’ITHQ, y avez-vous penséDepuis plus de 50 ans, l’Institut de tourisme et d’hôtellerie du Québec (ITHQ) est la référence au Canada en matière de formation spécialisée dans les domaines du tourisme, de l’hôtellerie et de la gastronomie. Doté d’installations uniques, dont un hôtel-école 4 étoiles, deux restaurants d’application pédagogique et d’unités de recherche, il est la seule école au pays à offrir des programmes dans les trois ordres d’enseignement (professionnel, technique et universitaire). Reconnu pour l’excellence de ses formations, qui répondent aux plus hauts standards de l’industrie, l’ITHQ offre aussi des ateliers destinés aux professionnels ainsi qu’au grand public.DescriptionLieu:Direction principale des communications et du développement commercialInstitut de tourisme et d’hôtellerie du Québec (ITHQ)3535, rue Saint-Denis, MontréalRelevant du directeur principal (DP) la personne titulaire de l’emploi agit à titre de proche collaboratrice de celui-ci en l’assistant dans différents dossiers administratifs et dans le bon fonctionnement de la direction.ResponsabilitésCollaborer à la réalisation des mandats confiés au directeur, en assumant les travaux techniques et en concevant des outils de travail favorisant le fonctionnement et l’efficacité de la direction principale.Rédiger diverses ébauches de documents: courriels, lettres, félicitations, tableaux, contrats, présentations PowerPoint et autres formulaires.Organiser l’agenda du directeur principal selon les urgences et les priorités, prendre en charge la gestion du courrier et en assurer le suivi.Coordonner et organiser des activités avec la clientèle externe et en assurer la logistique.Participer aux réunions de la direction principale impliquant tous les directeurs relevant de cette direction, en rédiger les comptes rendus et assurer les suivis demandés, en respectant les échéanciers.Organiser les rencontres avec les directeurs sous sa responsabilité: Communications, Bureau des diplômés, Centre d’expertise, Hôtel, Restauration commerciale et fournir un soutien, au besoin.Coordonner et soutenir certains événements et activités de l’ITHQ, entre autres: activités promotionnelles, concours, conférences, soirées-bénéfices, lancement, inaugurations, de l’état de projet jusqu’à la réalisation finale.Coordonner les demandes provenant de diverses instances gouvernementales, effectuer la cueillette d’information et les suivis des demandes formulées auprès des directeurs relevant du directeur principal, puis transmettre les résultats aux instances concernées.Traiter et assurer le suivi de documents internes nécessitant la signature du directeur principalAssurer une réponse rapide aux courriels adressés à l’ITHQ via la boîte: partenariats@ithq.qc.ca, en vue de fournir un suivi aux différentes demandes formulées.Offrir une logistique efficace à la direction (achat de fournitures, équipement, préparation des commandes (DB), gestion des formulaires, soutien technique).Tenir à jour un système efficace de classement à partir du logiciel de gestion virtuelle (Ultima)CompétencesSens de l’organisation, souci du détail, minutie et rigueurPosséder une facilité d’adaptation aux changementsAvoir une capacité à travailler sous pressionBonne capacité de communicationPouvoir traiter plusieurs dossiers différents en même tempsFaire preuve d’initiativeForte aptitude à résoudre de manière autonome les problèmes quotidiensDémontrer un haut degré d’autonomie et d’efficacité dans l’organisation du travailDiscrétion, confidentialité et sens politiqueExigencesVous détenezDiplôme d’études collégiales avec spécialisation dans le domaine de l’administration ou de la bureautiqueUne expérience minimale de cinq (5) années dans des postes similairesPosséder la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail en règleVos forcesExcellente maîtrise de la langue française parlée et écriteBonnes habiletés de rédaction et de synthèseConnaissance de niveau avancé et une habilité à opérer les différents logiciels de la Suite Microsoft OfficeConnaissance parlée et écrite de la langue anglaiseExpérience dans l’organisation d’événementsNous vous offronsEmploi occasionnel, un an et plus, renouvelablePoste syndiqué à temps plein (35 h/semaine)Échelle salariale: 44 890 $ à 54 314 $ selon l’expérience et la scolaritéNombreux avantages dont 20 jours de vacances calculés au prorata des journées travaillées entre le 1er avril et le 31 mars, l’adhésion à des assurances collectives et la cotisation à un régime de retraite (RREGOP)Information générale: Mme Hélène Poissant: 514 282-5111, poste 4125Pour postulerCet emploi vous intéresse Vous n’avez qu’à nous transmettre votre curriculum vitæ à jour et complet via ce site, au plus tard le 3 août 2021.Veuillez prendre note que les entrevues auront lieu dans la semaine du 16 août 2021.Nous remercions à l’avance toutes les personnes de leur intérêt pour ce poste et vous informons que seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.L’ITHQ souscrit aux programmes d’accès à l’égalité et d’équité en emploi.L’ITHQ souscrit aux programmes d’accès à l’égalité et d’équité en emploi.