Asistant(e) Administratif, coordination technique - Complexe résidentiel La Cité - Jobs in Montréal, QC

Job Description

Why join usAre you looking to join an innovative, global real estate company who builds communities and connects people to exceptional places If so, we would love to tell you our story.At Oxford, our culture is truly one of a kind. Across business lines and around the world, we embrace the complex and tackle opportunities with speed and agility. We are ambitious and humble, forward looking and service-focused. We get stuff done, and have fun doing it! We take great pride in contributing to the communities where we live. We believe that what is good for the environment is good for business. Together we deliver exceptional experiences to our over 2 million daily customers.Assistant(e) Administratif, Coordination technique – Complexe résidentiel La CitéAssistant(e) Administratif, Coordination technique – Complexe résidentiel La CitéPoste Permanent à temps plein situé à MontréalL'objectif de la gestion de propriétés multi-résidentielles du Groupe immobilier Oxford est d'offrir une expérience client unique et différenciée par rapport à l'industrie, grâce à la poursuite incessante d'une satisfaction client inégalée, à l'innovation en matière de marketing, de location, de professionnalisme du personnel, de l'utilisation de la technologie et de l'exploitation des propriétés.L'Assistant(e) administratif est un poste important pour le bon fonctionnement d'un immeuble résidentiel. Cette personne est responsable de l'entretien général de la propriété. Cela comprend la gestion, la hiérarchisation et l'attribution des bons de travail, le maintien d’une administration efficace, la création et la gestion des bons de travail, le contrôle des dépenses, le maintien des relations avec les entrepreneurs. La personne doit avoir une approche orientée vers le service, d'excellentes compétences en matière de communication et des horaires de travail flexibles, y compris des exigences de fin de mois. Une attitude positive dans un environnement d'apprentissage est essentielle, et la participation à des ateliers/séminaires de formation et l’amélioration de l'entreprise sera nécessaire pour garantir une amélioration continue du poste.RESPONSABILITÉSService à la clientèle :Traiter avec professionnalisme et courtoisie toutes les demandes, retours d'information, plaintes et/ou préoccupations des locataires (solutions de gestion des opérations et des travaux).Veiller à maintenir un niveau élevé de relations avec les résidents par des contacts réguliers et une attention proactive aux besoins des résidents..Maintenir une attention générale à l'amélioration de l'expérience tant avec les locataires, qu’avec le personnelGestion et administration:Supervision du processus de délivrance des bons de travail et assurer un suivi régulier avec les locataires.Gestion des stocks : Soumissions, commandes, suivis de livraisonsGestion fière de la propriété : Avoir un œil expert sur les réparations et travaux à effectuer pour améliorer la gestion des bâtiments.Assurer la liaison avec l'équipe des services techniques d'Oxford et lui fournir un soutien administratifGestion d’une équipe syndiquée d’une quinzaine de personne (Équipe de surveillance)Aider à l'orientation et à la formation approfondies du nouveau personnel, selon les besoins, conformément au plan de formation et d'orientation établi.Inspecter et déterminer les travaux à réaliser dans les appartements et assurer un suivi régulierVeiller au respect des normes régulières de sécurité incendie et de sécurité des personnes, y compris les tests mensuels et les exercices annuels.EXIGENCES3-4 ans d’expérience pertinente donc 1-2 en gestion d’équipe (d’employés syndiqués ou non-syndiqués)Études post-secondairesExpérience dans l'industrie un atout.La possibilité de travailler de manière indépendante avec un horaire flexible qui pourrait comprendre exceptionnellement les soirées, les fins de semaine et les jours fériés.Une passion pour l'excellence dans la prestation de services aux clients.La capacité à résoudre les problèmes des résidents de manière opportune et professionnelle.De solides compétences interpersonnelles, un excellent service à la clientèle interne et externe, des capacités d'organisation et de communication.Maîtrise de la saisie de données et de l'utilisation des produits MS Office : Word, Excel, Outlook.Our story:Oxford Properties Group connects people to exceptional places, and is the owner, developer and manager of some of the world’s best real estate assets. Established in 1960, it manages approximately C$60 billion of assets across the globe on behalf of its co-owners and investment partners. Oxford’s portfolio encompasses office, retail, industrial, hotels and multifamily residential and spans more than 100 million square feet in global gateway cities across four continents. A highly disciplined and thematic investor, Oxford invests in properties, portfolios, development sites, debt, securities and platform opportunities across the risk-reward spectrum. With its global headquarters in Toronto, Oxford operates out of over 15 regional offices including New York, London, Luxembourg, Singapore and Sydney. Its long-term approach to real estate investment aligns Oxford’s interests to its customers and the communities in which it operates. Oxford is owned by OMERS, the defined benefit pension plan for Ontario's municipal employees.OMERS is committed to having a workforce that reflects the communities in which we live and work. We are an equal opportunity employer committed to a barrier-free recruitment and selection process. At OMERS inclusion and diversity means belonging. How we create a sense of belonging is through our employees and our vast network of Employee Resource Groups. Whether you are passionate about gender, pride, or visible minorities, we have groups that are focused on making a difference in all of our lives.