Assistant(e) de direction auprès des associés - Jobs in Montréal, QC

Job Description

Cherchez-vous à rejoindre une organisation dotée dune forte culture fondée sur des valeurs telles que le leadership, la passion et lesprit déquipe FL Fuller Landau LLP est un cabinet de services professionnels axé sur les entreprises familiales et lesprit dentreprise. Les associés et consultants de FL sont un mélange dynamique de jeunesse et dexpérience, travaillant ensemble pour améliorer la vie et la valeur nette de leurs clients. FL a été reconnu comme lun des meilleurs employeurs pour les jeunes au Canada trois années de suite, comme lun des meilleurs au Canada par INSIDE Public Accounting (IPA) et a récemment reçu le prix Excellence in Firm Culture par IPA.Nous sommes à la recherche d’une personne adjointe exécutive aux associés pour se joindre à notre équipe!Relevant directement du comité exécutif, les principales responsabilités de cette personne candidate sont les suivantes:

• Agir en tant que ressource principale pour répondre aux demandes administratives des associés-actionnaires.
• Préparer diverses lettres et correspondance
• Gérer la numérisation, les télécopies, le courrier, la messagerie, laide à larchivage numérique, etc. pour les associés.
• Assurer la liaison entre les associés et le service de facturation en aidant à analyser les travaux en cours, en créant des factures pour les associés et en envoyant les factures finales aux clients.
• Envoyer des relevés de compte aux clients
• Envoyer des avis de recouvrement et des courriels ou appels de suivi aux clients.
• Créer des clients et des mandats dans le CRM et sassurer que toutes les données et informations restent à jour.
• Sassurer que les informations dans le système de gestion des dossiers (XCM) et la gestion électronique des dossiers (Docushare) sont exactes et apporter les corrections nécessaires.
• Assurer le suivi des informations confidentielles pour les associés en ce qui concerne la transmission électronique en temps voulu de leurs déclarations fiscales personnelles et sassurer que les acomptes sont payés à temps
• Préparer les notes de frais pour certains associés
• Aider à établir les feuilles de temps, si nécessaire
• Gérer les calendriers et planifier les rendez-vous internes et externes, les réunions, les rassemblements et divers autres événements en collaboration avec le service de marketing.
• Préparer les procès-verbaux des réunions selon les besoins et partager la documentation de suivi
• Aider les associés à établir des listes de clients
• Aider aux tâches de réception (gérer les appels, accueillir les clients/visiteurs, etc.) et remplacer la réceptionniste selon les besoins.
• Effectuer dautres tâches administratives et de saisie de données pour les associés.

Ce dont la personne a besoin pour réussir dans ce rôle

• AEC ou DEC en administration ou autre diplôme pertinent
• Minimum de 7 ans dexpérience, de préférence dans le secteur des services professionnels
• Bilingue anglais et français, tant à l’oral qu’à l’écrit
• Bonne connaissance de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
• Expérience avec un CRM est un atout important

Le candidat idéal se distinguera par ses compétences en matière dorganisation, de gestion du temps et des priorités et par son grand souci du détail. Lassistant(e) de direction des associés est méthodique, débrouillard(e), aime la technologie et possède de bonnes aptitudes interpersonnelles. Cette personne doit être capable de gérer efficacement des tâches administratives de façon autonome.Avantages sociaux

• Horaires de travail flexibles et possibilités de télétravail
• Assurance collective et indemnité de santé et de bien-être
• Emplacement au centre-ville de Montréal avec accès facile aux transports en commun (station de métro Bonaventure, gare centrale et autobus)

Type demploi : Temps PleinWork Location: Multiple LocationsQuick Apply

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