ASSISTANT(E) DE STUDIO - Jobs in Montréal, QC

Job Description

Description de l'entrepriseMikros Animation est un studio d’animation CGI mondial situé à Paris, Montréal, Los Angeles, Bangalore et Londres, dédié aux longs métrages et aux contenus épisodiques. Depuis sa création, Mikros Animation a toujours mis la créativité et l’art CG au cœur de ses activités d’animation et de production, permettant à nos artistes de travailler à travers une grande variété d’histoires avec un haut niveau d’artisanat stylisé. Jusqu’à présent, Mikros Animation a contribué à dix longs métrages d’animation et à de nombreuses séries animées de haute qualité, pour les studios d’animation les plus connus au monde, que ce soit en tant que studio créatif, producteur de ligne ou producteur exécutif. Mikros Animation a également produit plus de 250 heures de programmation, diffusées par des chaînes notables comme Cartoon Network, Nickelodeon, TF1, France TV, Gulli, M6, Gloob et Super RTL. Notre contenu épisodique animé est diffusé et diffusé dans le monde entier, dans plus de 180 paysChez Mikros Animation, nous croyons qu’une bonne animation consiste à établir de véritables liens avec de vraies personnes. En nous associant à des cinéastes pour unir leurs visions créatives, à notre savoir-faire et à notre art de pointe, nous créons des personnages qui se connectent avec le public à un niveau authentique et émotionnel pour donner vie à des histoires puissantes.Description du posteSous la supervision de la Chef Coordinatrice Studio, l’assistant(e) studio occupe une position-clé dans l’organisation. Visage et vecteur de l’information auprès des différentes équipes et départements, l’assistant(e) studio participe au bon fonctionnement du studio.RECEPTION/SUPPORT ADMINISTRATIFRépondre aux appels téléphoniques, les filtrer et les acheminerPrendre les messages téléphoniques et fournir les renseignements demandésCoordonner la gestion du courrier, des colis ou de toutes les autres marchandises (envoi et réception via Fedex, courrier Champion) et mettre à jour les documents de traçabilitéPrendre en charge la logistique liée aux voyages professionnels (réservations des billets d’avion, des logements, des locations de voiture etc., s’assurer que les AVE, ESTA, lettres de mission ont bien été faites et fournies à l’employé)Accueillir les clients, les potentielles recrues ou toute personne qui se présente à la réceptionAssurer les contrôles de sécurité (enregistrement des visiteurs, signature des NDA)Assister l’entreprise dans diverses fonctions administratives : correction, traduction, archivage de documents et mise à jour de manuels et divers documents.Réaliser toute autre tâche administrative qui facilite le travail de l’équipe de gestion (planification, communication, etc.)Assister de manière générale la Direction et les responsables de production et autres départements du StudioINTENDANCE DES LOCAUXÊtre garant du bon fonctionnement et la propreté des locaux (répondre aux tickets, faire des rondes régulières, collaborer avec l’équipe de runners)Faire de légers travaux de services généraux (monter meubles, déplacer du petit mobilier, trier, ranger, etc.)Collaborer avec le gestionnaire de la bâtisse et tous les autres prestataires et fournisseurs qui interviennent au StudioFournisseurs et commandes :Gérer le stock des fournitures de bureaux, des produits de première nécessité (épicerie et produits d’entretien ménager) et passer les commandes via Coupa ou selon les procédures en vigueur en tenant compte des budgets allouésAjouter un fournisseur dans le logiciel CoupaEmettre des bons de commandeRéceptionner, ranger et archiver les commandesLOGISTIQUE OPERATIONNELLECollaborer avec tous les départements du Studio (RH/Recrutement, IT, Production, Finances)ARRIVEES/DEPARTSPréparer et coordonner l’arrivée des nouveaux arrivants : Package de bienvenue, création de badges, orientation des nouveaux arrivants (onboarding)Anticiper et organiser l’arrivée au studio : assignation des espaces de travail, mise à jour des plans des étagesCoordonner les visites clients/employés VIP : accueil, assignation d’espaces de travail, accès, repas/collationsPréparer le départ des employés en fin de mission (offboarding)PRETS D’EQUIPEMENT POUR LES EMPLOYES EN TELETRAVAILPréparer les équipements nécessaires, coordonner et planifier la livraison à domicileMettre à jour les outils de traçabilité et archiver les reconnaissances de prêtApporter le support nécessaire à l’équipe en télétravailSECURITE/PROTECTION DU CONTENU NUMERIQUEEn collaboration avec les IT et la Production, définir les permissions liées aux contrôles d'accès et les maintenir à jourAttribuer et récupérer des badges d’accèsTracer et mettre à jour les listes de contrôle d'accèsSous le contrôle de la coordinatrice studio :Mettre en place les mesures nécessaires à la sécurité physique du bâtiment (correspond à un cahier des charges précis d'environ 100 points décrits par les normes de sécurité Technicolor et en adéquation avec la MPA pour la protection des contenus sensibles)Aider à l’organisation des réunions trimestrielles liées à la sécurité physique du bâtiment (protection des contenus sensibles)SANTE ET SECURITE AU TRAVAILVeiller à la mise en pratique des procédures (contrôle des kits de premiers soins, mise à jour des plans d’urgence)Aider à l’organisation des réunions trimestrielles liées aux bonnes pratiques de Santé et Sécurité au travailSoutenir la coordinatrice de studio dans le recueil des données pour la production des rapports annuelsCOMMUNICATION LOCALEParticiper à la communication interne (animation des réseaux sociaux internes, soutien dans l’organisation et la réalisation des projets abordés lors des réunions du comité social MyMikros)Apporter du soutien dans la rédaction de la newsletter bimensuelleBIEN-ETRE ET VIE D’ENTREPRISEParticiper à l’organisation des évènements et activités internes et y participerParticiper à l’organisation des événements externes et des salons en lien avec la chargée de communication, les RH, la DirectionQualificationsCompétences organisationnelles (efficacité personnelle, gestion du temps et capacité à hiérarchiser les demandes simultanées) sont essentielles.Compétences en communication (notamment la capacité à établir des relations et à collaborer efficacement avec les autres).Capacité à s’imprégner et véhiculer les valeurs et la culture de la compagnie.Souci du détail, motivation et démontrant l’envie de travailler dans un environnement dynamique.Vous parlez couramment l'anglais et le français.Vous êtes à l’aise avec la suite Office et connaissez la gestion d’un calendrierDes connaissances en Photoshop®, Illustrator®, Mailchimp® ou autres outils de communication pourraient être un véritable plus.Informations supplémentairesPlease click here to review our privacy notices for job applicants.If you require assistance applying, please reach out to talent@thefocus.com and we'll be happy to assist.TECHNICOLOR IS AN EQUAL OPPORTUNITY EMPLOYERTechnicolor complies and prohibits against discrimination on the basis of race, religion, creed, color, national origin, ancestry, medical condition (including genetic characteristics), mental and/or physical disability or handicap, marital status, sex, age, veteran status, citizenship status, sexual orientation, gender identity, political party preference, political belief, socioeconomic status, familial status, registered domestic partner status, military service, pregnancy, childbirth and related medical conditions and any other characteristic or activity protected by federal, state/provincial or local law.