Assistant(e) secrétariat corporatif(ve) - Jobs in Montréal, QC

Job Description

Date limite de candidature : 15 septembre 2021 Numéro de publication : 23188 Statut du poste : PermanentÊtre un professionnel, cest jouer un rôle d’expert-conseil autant auprès de sa propre équipe que des divers secteurs de lentreprise et également vis-à-vis l’équipe de gestion.C’est aussi :évoluer dans un environnement en constante évolutionjouir d’autonomie dans la réalisation de son travail;mettre son talent à contribution d’une grande entreprise publique qui fait bouger MontréalPrincipales fonctionsLe titulaire est responsable de la gestion des dossiers administratifs relevant du Secrétariat corporatif. Il veille à la coordination administrative des activités liées à la planification, la tenue et le suivi des séances du CA, des comités techniques et des demandes au directeur général. Il assure un suivi administratif des différentes décisions prises par le Conseil d’administration (CA), les comités techniques ou le directeur général. Plus particulièrement il :coordonne le processus administratif de planification, déroulement et suivi des assemblées du CA et des CA extraordinaires de la Société et de ses comités techniques: convoque les membres, prépare et diffuse l’ordre du jour avec la documentation nécessaire, assiste aux rencontres préparatoires du CA, assiste au assemblées du CA et aux séances des comités techniques, rédige les procès-verbaux, l’enregistrement des décisions et assure un soutien logistique;assure le bon déroulement des sessions et le respect des délais, des procédures et des exigences légales (chartes, lois, règlements, etc.) régissant les CA et les comités techniques;effectue les activités à caractère administratif associées aux décisions qui découlent des comités techniques et supporte le processus d’inclusion de celles-ci aux réunions du CA;prépare et s’assure de faire publier les avis nécessaires suite aux décisions du CA;transmet et fait le suivi (respect des délais, etc.) des décisions de la Société et règlements adoptés par le CA;assure la réalisation et le suivi des travaux administratifs liés à la planification, au déroulement et au suivi des demandes d’autorisation au directeur général: suivi des demandes d’autorisations auprès des différentes parties prenantes en assurant la classification, la conservation et l’archivage des documents reliés à ce processus;prépare et veille à la publication d’avis nécessaires suite aux demandes d’autorisations approuvées par le directeur général;coordonne la publication des appels d’offres et la réception des soumissions publiques;préside aux séances d’ouverture des soumissions publiques et s’assure du respect des règlements les régissant;avise les différents organismes de toute résolution qui nécessite l’approbation de la Ville de Montréal, de la Communauté métropolitaine de Montréal (CMM) et des différents ministères du gouvernement du Québec;réceptionne les plaintes transmises par la Ville au sujet des transports et transmet aux unités concernées au sein de la STM;s’acquitte de l’accomplissement de toutes autres tâches administratives connexes liées au Secrétariat corporatif.Les principaux résultats attendus sont :Interactions fréquentes avec les membres de la haute-directionPériode de travail soutenue lors de préparation de CA***Écoutez des professionnels passionnés par leur travail Cliquez ici : http://www.stm.info/fr/emplois/pourquoi/temoignages/professionnels ***ExigencesDétenir un diplôme d’études collégiales (DEC) techniques dans un domaine approprié (une formation liée au domaine juridique sera considérée comme un atout).Posséder un minimum de 5 à 8 années d’expérience dans un domaine pertinentToute combinaison de formation et expérience jugée pertinente pourrait être considérée.CONNAISSANCES, HABILETÉS ET CAPACITÉS :Autonomie, orientation vers client, capacité à organiser et prioriser, gestion du stress, rigueur et communication efficace.Maîtriser les outils usuels de micro-informatique de la suite Ms-Office.Habileté avec les outils de partage et gestion électronique de documents.Maîtrise du français oral et écrit.Conditions de travailLieu de travail : 800, rue de la Gauchetière Ouest (Place Bonaventure)Horaire : 40 heures / semaineSalaire : 66 081$ à 88 885$*** Prêt à postuler Voici comment s’y prendre : http://www.stm.info/fr/emploi/comment-postuler ***Quick Apply

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