ASSISTANTE, ASSISTANT ADMINISTRATIF (Poste régulier) DIRECTION DE LA FORMATION ET DE LA RECHERCHE - Jobs in Montréal, QC

Job Description

Nº00001580Affichage interne et externedu 10 juin 2021 au 23 juin 2021Supérieur immédiatDirecteur général adj. et Directeur Formation et RechercheFrançois BertrandLieu de travailPavillon principal (Montréal, Québec)Sommaire de la fonctionFondée en 1873, Polytechnique Montréal accueille aujourd'hui plus de 9 500 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 500 personnes aux compétences diverses. Polytechnique favorise l'excellence et la créativité. Ces valeurs, de même que l'intégrité, la collaboration, le respect, l'ouverture et la diversité la guident dans toutes ses activités. Reconnue comme l'un des meilleurs employeurs de Montréal, et ayant reçu la certification Parité de niveau Argent de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.Polytechnique applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et encourage particulièrement les femmes, ainsi que les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées à poser leur candidature. Des mesures d'adaptation peuvent être offertes à la demande des personnes handicapées ou en fonction d'autres caractéristiques. Poser sa candidature à Polytechnique, c'est faire un bond vers une carrière enrichissante et s'ouvrir à un monde d'opportunités.Située sur le mont Royal, un emplacement exceptionnel en plein coeur de Montréal, Polytechnique est une université d'ingénierie de renommée internationale. Elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles. Prônant le développement durable, Polytechnique est certifiée STARS de niveau Or. Elle se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, économique et social.Sous la responsabilité du supérieur immédiat, la personne recherchée lui assure un soutien dans l'accomplissement de ses tâches et responsabilités face à la mission de Polytechnique Montréal, tout en assumant la responsabilité de l'organisation, de la coordination et du suivi des dossiers administratifs.PRINCIPALES RESPONSABILITÉSGestion administrative :

• Administre le secrétariat de la direction;
• Planifie, tient à jour et gère les agendas du directeur de la formation et de la recherche et de la directrice adjointe à la recherche;
• Organise et coordonne les différentes réunions (Commission de la recherche, Comité de gestion de la direction et autres comités du secteur recherche);
• Prépare et distribue les ordres du jour, assiste aux réunions, rédige les procès-verbaux et effectue le suivi des décisions;
• Coordonne les concours administrés par la Direction ainsi que les dossiers du secteur recherche (p. ex. : processus d'évaluation et de suivi du statut des chercheurs et chercheurs invités, subvention PIED, concours UPIR, Prix d'excellence en recherche et innovation, etc.);
• Analyse, trie et filtre les demandes d'informations à l'interne et à l'externe et assure le suivi des dossiers administratifs. Rédige la correspondance et divers documents;
• Assure la gestion du système de classement et d'archivage;
• Effectue des tâches relatives à l'application de certaines lois et processus applicables à Polytechnique sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

Gestion des ressources humaines :

• Supervise le travail du personnel;
• Prépare et fait le suivi des dossiers relatifs au personnel et prépare les avis de mutation, départs, etc.

Gestion financière :

• En collaboration avec son supérieur, élabore et effectue le suivi du budget de fonctionnement de la direction;
• Tient à jour les états de compte et les transactions de revenus et de dépenses;
• Gère les échéanciers, assiste le directeur dans la gestion du budget et effectue au besoin la reddition de compte pour les Fonds de recherche (p. ex. : Fonds généraux de recherche, Fonds supplémentaires de recherche, autres contributions, etc.).

Gestion matérielle :

• Participe à la planification et l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que : colloques, congrès, déplacements, etc.
• Communique avec des fournisseurs potentiels et initie des demandes de soumissions.

Autres activités connexes :

• Effectue, sur demande, des projets et mandats à court terme et non récurrents (études, recherches de renseignements et organisation d'événements spécifique à la direction ou de rayonnement pour Polytechnique Montréal).

EXIGENCESScolaritéDétenir un diplôme d'études collégiales (DEC) ou une formation jugée équivalente.ExpériencePosséder de neuf (9) à dix (10) années d'expérience pertinente.Aptitudes et qualités recherchéesAvoir la capacité de travailler en respectant des échéanciers serrés, faire preuve de maturité et de professionnalisme.Être en mesure de travailler seul et avec d'autres au sein d'une équipe de direction.Maîtriser les différents logiciels de la suite Microsoft Office.Avoir la capacité d'apprendre rapidement de nouveaux logiciels.Posséder de solides aptitudes en communication et capacité d'intervenir en faisant preuve de sensibilité et de discernement.Détenir des connaissances du processus budgétaire (contrôle et suivi).Démontrer une excellente maîtrise du français parlé et écrit ainsi qu'une connaissance de l'anglais fonctionnel.Faire preuve d'initiative, d'autonomie, de discernement et de polyvalence.Avoir le sens de l'organisation du travail et la rigueur d'exécution.RÉMUNÉRATIONClasse 12 (de 50 642 $ à 85 745 $).DURÉE ET/OU HORAIRE DE TRAVAILTemps complet - 5 jours/semaine.MISE EN CANDIDATURESi ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service des ressources humaines en cliquant sur le bouton "".Date limite de soumission des candidatures : mercredi 23 juin 2021, à 17 h.Toute personne répondant aux exigences d'un poste à pourvoir est invitée à déposer sa candidature. Après avoir complété l'analyse des candidatures reçues, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier se sera distingué.CONTACTEZ-NOUSSi vous éprouvez des difficultés à en ligne, contacter le service des ressources humaines à l’adresse srh@polymtl.ca. Veuillez noter que nous n’acceptons pas les candidatures par courriel.