COMMIS AUX ADMISSIONS (Plusieurs opportunités d'emploi temporaire) REGISTRARIAT - Jobs in Montréal, QC

Job Description

Nº00001703Affichage interne et externedu 1 février 2022 au 15 février 2022Supérieur immédiatCheffe de section - processus académiqueÉlise Saint-JacquesLieu de travailPavillon principal (Montréal, Québec)Sommaire de la fonctionFondée en 1873, Polytechnique Montréal accueille aujourdhui près de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur lexpertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses. Polytechnique favorise lexcellence et la créativité. Ces valeurs, de même que lintégrité, la collaboration, le respect, louverture et la diversité la guident dans toutes ses activités. Reconnue comme lun des meilleurs employeurs de Montréal, et ayant reçu la certification Parité de niveau Argent de La Gouvernance au Féminin, elle offre dexcellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.Polytechnique applique un programme daccès à légalité en emploi et encourage particulièrement les femmes, ainsi que les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées à poser leur candidature. Des mesures dadaptation peuvent être offertes à la demande des personnes handicapées ou en fonction dautres caractéristiques. Poser sa candidature à Polytechnique, cest faire un bond vers une carrière enrichissante et souvrir à un monde dopportunités.Située sur le Mont-Royal, un emplacement exceptionnel en plein coeur de Montréal, Polytechnique est une université dingénierie de renommée internationale. Elle sillustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles. Prônant le développement durable, Polytechnique est certifiée STARS de niveau Or. Elle se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, économique et social.Sous la direction de la supérieure immédiate, la personne recherchée effectue diverses tâches relatives à ladmission des étudiantes et étudiants de tous les cycles; tient à jour différents dossiers, incluant les lettres dadmission envoyées, donne de linformation au téléphone et effectue la saisie et le traitement de textes de divers documents. Elle perçoit les sommes dargent relatives à létude du dossier.PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Fournit des renseignements à la clientèle étudiante, à la communauté professorale et aux différentes personnes intervenantes concernant certaines politiques et procédures du service; répond aux questions relatives à ladmission, linscription, lacquittement des frais de scolarité, les examens et les documents de limmigration; transmet les documents demandés, au besoin;
• Communique avec différentes personnes intervenantes afin dobtenir et de fournir des renseignements dans le but dassister la clientèle étudiante. Réfère aux personnes-ressources létudiante ou létudiant pour les cas particuliers;
• Reçoit les demandes dadmission, vérifie et valide les documents fournis, selon les procédures établies, avise ou communique avec la clientèle étudiante pour récupérer les documents manquant et les valider; procède à la codification de linformation et à la création du dossier et transmet les dossiers aux secteurs détudes. La codification est directement reliée aux frais de scolarité de létudiante ou létudiant et à la subvention du ministère de lÉducation et de lEnseignement supérieur (MEES);
• Saisit et assure le suivi des dossiers particuliers dadmission tels que les cotutelle de thèse, la communauté étudiante en bi-diplomation, la clientèle étudiante provenant de lentente avec lUniversité du Québec en Abitibi-Témiscamingue (UQAT), les stagiaires postdoctoraux;
• Recueille les frais détude des dossiers et effectue le dépôt au Service des finances;
• Envoie aux personnes candidates un accusé de réception de leur demande dadmission en spécifiant que leur dossier est complet ou sinon, indique les pièces manquantes à fournir pour compléter leur dossier;
• Reçoit divers documents de la clientèle étudiante à traiter rapidement. Sil sagit de résultats académiques officiels requis, sassure que les conditions dadmission exigées au dossier sont remplies; communique, sil y a lieu, avec la personne candidate pour compléter le dossier et transmet les cas litigieux à la personne-ressource désignée;
• Reçoit, analyse et approuve les documents, reçus par la poste, de la clientèle étudiante étrangère, canadienne et résident permanent. Propose des solutions aux étudiantes et étudiants, si nécessaire et effectue les corrections aux dossiers étudiants dans GEADE. Ces documents et la codification de ceux-ci sont directement reliés aux frais de scolarité et à la subvention du MEES;
• Modifie, selon le cas, à chacun des trimestres, les modèles de lettres envoyées afin dêtre en mesure de répondre rapidement et adéquatement aux membres de la communauté étudiante;
• Envoie, selon la décision, une confirmation dadmission ou de refus; prépare les documents à y joindre lors de lenvoi de la réponse aux étudiantes et étudiants de tous les cycles;
• Émet les attestations de fin détudes de premier cycle et envoie hebdomadairement les dossiers étudiants à lOrdre des ingénieurs (OIQ);
• Communique, avec les étudiantes et étudiants ou les départements pour récupérer les pièces justificatives et prend contact avec le MEES pour sentendre sur certains dossiers;
• Accueille les étudiantes et étudiants libres, sassure que les conditions dadmission soient respectées, procède à leur admission et produit lavis de paiement. Vérifie la disponibilité des cours, enregistre le choix de cours et sassure que tous les documents dimmigration sont valides et donne toutes les informations requises quant aux différentes assurances;
• Communique avec divers organismes tels que collèges, OIQ, MEES et ambassades dans le but de fournir ou dobtenir des renseignements et des documents;
• Effectue la saisie et le traitement de textes et de données tels que lettres, rapports, formulaires et listes; reçoit, distribue et expédie divers documents tels que formulaires, lettres, attestations et bulletins; produit et compile sur demande des statistiques relatives à son domaine dactivités;
• Participe à la préparation des dossiers à envoyer aux archives; assure, selon les procédures établies, le contrôle des dossiers inactifs en vue de leur archivage ou de leur destruction;
• Collabore à laccueil de la clientèle étudiante lors de période de pointe, à lenvoi des avis de paiement, des bulletins et à la préparation de la collation des grades;
• Vérifie et analyse les dossiers des étudiantes et étudiants susceptibles dêtre sélectionnés par le MEES pour la vérification annuelle; contacte les étudiantes et étudiants pour compléter les dossiers, récupère les documents et en assure le suivi;
• Classe et tient à jour différents dossiers, listes et documents. Rédige la correspondance dordre courant et achemine le courrier reçu des étudiantes et étudiants aux personnes responsables des différents dossiers;
• Utilise et voit à lentretien courant de divers appareils tels que : système informatisé de traitement de linformation, calculatrice et photocopieur;
• Accomplit temporairement les tâches dun poste connexe ou inférieur lorsque requis.

EXIGENCESScolarité

• Diplôme détudes secondaires.

Expérience

• Une (1) à deux (2) années dexpérience pertinente.

Autres

• Maîtrise des différents logiciels de la suite Office (ex. : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).
• Maîtrise la langue française (parlée et écrite) et une connaissance fonctionnelle de la langue anglaise.

RÉMUNÉRATIONClasse 5 (de 23,32 $ à 28,05 $).DURÉE ET/OU HORAIRE DE TRAVAILTemps complet - 35 heures par semaine.Durée de laffectation : indéterminée (à titre indicatif).MISE EN CANDIDATURESi ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service des ressources humaines en cliquant sur le bouton "".Date limite de soumission des candidatures : mardi 15 février 2022, à 17 h.Toute personne répondant aux exigences dun poste à pourvoir est invitée à déposer sa candidature. Après avoir complété lanalyse des candidatures reçues, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier se sera distingué.CONTACTEZ-NOUSSi vous éprouvez des difficultés à en ligne, contacter le service des ressources humaines à l’adresse srh@polymtl.ca. Veuillez noter que nous n’acceptons pas les candidatures par courriel.Quick Apply

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