Coordonnateur(trice) logistique aux Événements - Jobs in Montréal, QC

Job Description

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l’organisation, votre rigueur, votre grand souci du détail et votre proactivité, vous avez une vision axée sur les résultats Nous souhaitons vous rencontrer !Relevant du Chef logistique et en travaillant de pair avec les différents membres des équipes des événements Les Affaires et de Contech bâtiment, vos principales responsabilités consisteront à coordonner la préparation et la livraison des événements sous votre responsabilité conformément aux processus et aux standards de qualités établis.Il est à noter que les responsabilités tiennent compte de la réalité actuelle. Les responsabilités pourraient être sujet à changements en fonction de la tenue des événements en mode virtuel ou présentiel.Principales responsabilités :Formations en ligneCoordonner la logistique des formations en ligne les affaires et Contech Bâtiment sous votre responsabilitéAssister le formateur tout au long de sa formation et agir à titre de soutien technique et logistiqueCommuniquer les détails techniques et livrables aux formateurs et en percevoir le matériel requisTravailler en collaboration avec les différentes équipes internesFormer les formateurs sur l’utilisation de la plateforme virtuelleProgrammer l’événement virtuel dans la plateforme, ajouter le contenu du formateur dans la plateformeEnvoyer les invitations à la formation aux participants via la plateforme de formations en ligneToute autres taches connexesWebinaires commanditésPercevoir les contrats confirmés par le département des ventes et en assurer le suivi et les livrablesCommuniquer avec les commanditaires et assurer un suivi sur la réception du matériel dans les délais requisAssurer un suivi avec le gestionnaire de contenu et l’équipe marketingCoordonner le déroulement de l’événement et les détails techniques avec le fournisseur de webdiffusionCoordonner une répétition technique avec le commanditaire et les conférenciersAssister le commandite le jour du webinaire dans la plateforme.Assurer un suivi post webinaire avec le commanditaireEn soutien : (second niveau)Conférences, webdiffusionOrganiser et planifier le logistique des conférences en webdiffusion les affairesCoordonner l’activation des commandites relié aux événements sous sa responsabilité;Coordonner la production de visuels pour l’événement avec la graphisteConcevoir un déroulement détaillé pour la conférenceCoordonner les suivis pour la conception de matériel (PPT, textes, photos, publicités, etc) par les différents intervenants (commanditaires, conférenciers, marketing, graphiste) et en assurer la réception dans les temps requis et selon les critères exigés.Planifier et assurer un suivi pour les tests de connectivités avec les conférenciersCommuniquer clairement les détails techniques et logistique de l’événement virtuel aux conférenciers via une rencontre préparatoire et par courriel.Conseiller et accompagner les conférenciers dans les processus de qualité et bonnes pratiques à adopter en termes d’événements en ligneCoordonner les besoins logistiques requis avec les fournisseurs de la webdiffusionAssurer un suivi sur les revenus des événements et percevoir les factures des fournisseurs et en faire la codification requiseAssurer un suivi post conférence avec les commanditaires de l’événementPour remplir ces fonctions vous devez :Avoir une formation en organisation d’événementsAvoir un minimum de 2 ans d’expérience en coordination d’événements;Avoir le souci du détail, être extrêmement bien organisé, structuré et rigoureux ;Être axé sur les résultats et être capable de gérer plusieurs projets simultanément selon les échéanciers serrés;Avoir de fortes habilités rédactionnelles en français ;Être en mesure de communiquer aisément en anglais (écrit et parlé)Être proactif dans l’accomplissement du travail ;Posséder des habiletés à établir de bonnes relations avec les clients et les fournisseurs ;Maîtriser les logiciels Outlook, Suite office, Shopify, BasecampUn atout : avoir de l’expérience en organisation d’événements virtuelsPour postuler, rendez-vous sur le site du Grenier aux Emplois :https://www.grenier.qc.ca/emplois/51019/coordonnateurtrice-logistique-aux-evenementsQuick Apply

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