Réceptionniste - Adjoint(e) Administrative - Jobs in Montréal, QC

Job Description

Why join usAre you looking to join an innovative, global real estate company who builds communities and connects people to exceptional places If so, we would love to tell you our story.At Oxford, our culture is truly one of a kind. Across business lines and around the world, we embrace the complex and tackle opportunities with speed and agility. We are ambitious and humble, forward looking and service-focused. We get stuff done, and have fun doing it! We take great pride in contributing to the communities where we live. We believe that what is good for the environment is good for business. Together we deliver exceptional experiences to our over 2 million daily customers.Réceptionniste - Adjoint(e) AdministrativeTemps plein, poste régulierLa Cité– MontréalMulti-RésidentielLa fonction principale est de soutenir le centre de services résidentiels et les opérations des appartements meublés ; d'être le premier point de contact pour les résidents, les clients potentiels et le personnel commercial et d'assurer le soutien administratif des appartements meublés. Dans l'exercice de cette fonction, en tant qu'employé de première ligne, il est impératif que cette personne offre une expérience client différente de celle de l'industrie à tous ceux avec qui il ou elle entre en contact.Une attitude positive dans un environnement d'apprentissage est essentielle, et la participation à des ateliers/séminaires de formation et de développement de l'entreprise sera nécessaire pour un développement continu.RESPONSABILITÉSService à la clientèle :Traiter avec professionnalisme et courtoisie les demandes de renseignements par téléphone et en personne.Rencontrer et interagir avec les résidents des suites meublées et non meublées, les résidents potentiels, les clients internes et externes de manière courtoise et professionnelle.Entretenir d'excellentes relations avec les résidents des suites meublées par des contacts réguliers et une attention proactive à leurs besoins.Maintenir les normes de différenciation du service : service de boissons de bienvenue et écran de bienvenue.Superviser les normes de la zone de réception : Réception, salle d'attente, toilettes, marketing et fournitures opérationnelles.Maintenir un objectif global d'amélioration de l'expérience client.Promouvoir un fort sentiment de communauté.Administration et rapports :Accueillir les visiteurs, évaluer leurs besoins et, si nécessaire, les diriger vers le personnel administratif approprié.Interroger et évaluer les besoins des appelants et les diriger vers le personnel administratif approprié et enregistrer tous les résidents potentiels dans la feuille de suivi des pistes.Connaître la communauté dans son ensemble, les commodités de la propriété, les prix et les programmes d'incitation, ainsi que les disponibilités, afin de répondre aux demandes de location en l'absence du personnel de location.Aider à la prise de rendez-vous en encourageant les rendez-vous et en mettant à jour les calendriers du personnel de location pour les résidents potentiels.Enregistrer tous les résidents potentiels en personne à l'aide de la carte d'enregistrement des invités et les transmettre au personnel de vente.S'assurer que tous les messages téléphoniques et les courriels sont traités avant la fin de chaque jour ouvrable.Accepter, distribuer et préparer le courrier et la correspondance interservices et ordinaires des résidents.Participer aux efforts de recouvrement des loyers des appartements meublés et non meublés, y compris l'acceptation, le traitement et le rapprochement des paiements de loyer, l'enregistrement EFT, les appels de rappel de loyer et la préparation des avis de rappel de loyer.Aider à l'administration de la communication et/ou des besoins des résidents, y compris la création, la livraison et l'affichage des avis.Aider à l'administration du système interne de suivi du service à la clientèle et de l'entretien de La Cité afin de s'assurer que les objectifs de service sont atteints.Aider à la coordination des réservations d'ascenseurs.Participer aux appels de satisfaction des résidents.Aider à l'administration des clés pour les emménagements et les déménagements.Au besoin, effectuer des visites de la propriété et des appartements avec les résidents potentiels.Participer, si nécessaire, aux journées portes ouvertes.Au besoin, participer à la collecte mensuelle d'informations sur le marché.Aider à la mise à jour du message d'accueil de la messagerie vocale, selon les besoins. Le message d'accueil doit être clair, concis, enthousiaste et rédigé conformément à la politique de l'entreprise.Faire preuve de souplesse en ce qui concerne les heures de déjeuner et de pause afin de répondre aux besoins de la réception.Participer à la tenue du répertoire téléphonique de l'administration.Participer à l'entretien de la trousse de premiers soins, connaître et respecter la politique de santé et de sécurité de l'entreprise.Aider à maintenir le processus administratif des rapports de sécurité.Aider à maintenir le registre du courrier et les responsabilités connexes.Responsable de l'inventaire et de la commande des fournitures de bureau et des appartements meublés en utilisant le système de bons de commande.Responsable de la gestion des dossiers "Commentaires des locataires".Aider à la coordination et à l'exécution du processus d'emménagement et de déménagement des suites meublées.Participer au processus de renouvellement des appartements meublés (pré-vacances, vacations, préparation des appartements et inspections d'emménagement).Responsable de la supervision de la fonctionnalité de l'Internet, du câble et du téléphone de la suite meublée.Superviser les rapports du système de réservation pour en assurer l'exactitude.Participer à des projets spéciaux de temps à autre, selon les directives du superviseur.EXIGENCESUne passion pour l'excellence dans la prestation du service à la clientèle.La capacité de travailler de façon autonome avec un horaire flexible qui comprend les soirs, les fins de semaine et les jours fériés.Bonnes compétences en communication écrite et orale en anglais et en français.Solides compétences interpersonnelles.Connaissance pratique des produits MS Office : Word, Excel, PowerPoint.Souci du détail ; résolution de problèmes - passion de servir, passion de s'assurer que les résultats attendus sont atteints.Autonome avec un haut degré d'initiative, de créativité et de flexibilité.Expérience de la vente ou de l'accueil, un atout.Une formation postsecondaire est préférable.Residential Administration, Receptionist / Administrative AssistantOVERVIEWThe objective of Oxford Properties Group multi-residential property management is to provide a unique, industry-differentiating customer experience, through the relentless pursuit of superior customer satisfaction, innovation in marketing, leasing, staff professionalism, technology utilization, and property operations.The primary function of the Administrative Assistant is to support the Residential Services Centre and Furnished Suites Operations; be the first point of contact for residents, prospects and trade personnel and administrative support for the Furnished Suites. In fulfilling this function, as a front line employee, it is imperative that the Administrative Assistant provide an industry-differentiating customer experience to all they come in contact with.A positive attitude within a learning environment is essential, and participation in company training and development workshops/seminars will be necessary for continued development.RESPONSIBILITIESCustomer Service:Professionally and courteously handle telephone and walk-in inquiries.Meet and interact with both Furnished and Unfurnished Suite residents, prospective residents, internal and external customers in a courteous and professional manner.Maintain excellent relationships with Furnished Suite residents through regular contacts and proactive attention to their needs.Maintain service differentiating standards: welcome beverage service and welcome screen.Oversee Reception Area standards: Reception desk, waiting area, restroom, marketing and operational supplies.Maintain an overall focus on enhancing the customer experience.Promote a strong sense of community.Administration and Reporting:Greet visitors, assess needs and, if required, direct them to the appropriate administrative personnel.Query and assess caller needs and direct them to the appropriate administrative personnel and log all prospective residents in the Lead Tracking spreadsheet.Be knowledgeable about the community at large, property amenities, pricing and incentive programs, and availability in order to respond to leasing queries in the absence of leasing personnel.Assist with booking appointments by encouraging appointments and updating leasing personnel calendars for prospective residents.Register all in-person prospective residents using the Guest Registration Card and forward to sales personnel.Ensure all phone messages and e-mails are responded to by end of each business day.Accept, distribute, and prepare inter-office and regular mail / correspondence from residents.Assist with Furnished and Unfurnished Suite rent collection efforts, including accepting, processing and reconciling rental payments, EFT registration, placing rent reminder calls and preparing rent reminder notices.Assist with the Administration of resident communication and / or needs, including creation, delivery and posting of notices.Assist with the administration of LaCite’s internal customer service / maintenance tracking system to ensure service deliverables are met.Assist with elevator reservation coordination.Participate in resident satisfaction calls.Assist with the key administration for move-ins and move outs.As required, conduct viewings of the property and suites with prospective residents.As required, participate in open houses.As required, participate in monthly market information gathering.Assist with the updating of the voicemail greeting as required. The greeting must be clear, concise and enthusiastic and scripted according to company policy.Be flexible with lunch and break times in order to meet the needs of the reception area.Assist with maintaining the administration phone directoryAssist with the maintenance of the First Aid kit supplies and be familiar with and adhere to the company’s Health and Safety policy.Assist with the maintaining the administrative process of the security reports.Assist with maintaining mail log and related responsibilities.Responsible for office and Furnished Suites supplies inventory and ordering utilizing the Purchase Order system.Responsible for “Tenants Comments” records management.Assist with the coordination and execution of the of the Furnished Suite move-in and move-out process.Participate in the Furnished Suite turnover process (Pre-vacate, vacate, suite preparedness and move-in inspections).Responsible for overseeing the functionality of the Furnished Suite internet, cable and telephone.Oversee Booking System reports to ensure accuracy.Participate in special projects from time-to-time as assigned by the supervisor.REQUIREMENTSA passion for excellence in customer service delivery.The ability to work independently with a flexible schedule that includes evenings, weekends and holidays.Good written and oral English and French communication skills.Strong interpersonal skills.Working knowledge of MS Office products: Word, Excel, PowerPoint.Detail-oriented; problem solving – passion to serve, passion to ensure deliverables are met.Self starter with high degree of initiative, creativity and flexibility.Sales or reception experience an asset.Post Secondary education preferred.Our story:Oxford Properties Group connects people to exceptional places, and is the owner, developer and manager of some of the world’s best real estate assets. Established in 1960, it manages approximately C$60 billion of assets across the globe on behalf of its co-owners and investment partners. Oxford’s portfolio encompasses office, retail, industrial, hotels and multifamily residential and spans more than 100 million square feet in global gateway cities across four continents. A highly disciplined and thematic investor, Oxford invests in properties, portfolios, development sites, debt, securities and platform opportunities across the risk-reward spectrum. With its global headquarters in Toronto, Oxford operates out of over 15 regional offices including New York, London, Luxembourg, Singapore and Sydney. Its long-term approach to real estate investment aligns Oxford’s interests to its customers and the communities in which it operates. Oxford is owned by OMERS, the defined benefit pension plan for Ontario's municipal employees.OMERS is committed to having a workforce that reflects the communities in which we live and work. We are an equal opportunity employer committed to a barrier-free recruitment and selection process. At OMERS inclusion and diversity means belonging. How we create a sense of belonging is through our employees and our vast network of Employee Resource Groups. Whether you are passionate about gender, pride, or visible minorities, we have groups that are focused on making a difference in all of our lives.