ADJOINTE ADMINISTRATIVE OU ADJOINT ADMINISTRATIF - Jobs in Ottawa, ON

Job Description

À compter du 1er janvier 2023, léchelle salariale de ce poste sera désormais de 26.15 $ à 30.48 $ par lheure, conformément aux dispositions de la convention collective du SEFPO.Venez mettre à profit vos compétences exceptionnelles en administration en vous joignant au ministère du Développement économique, de la Création demplois et du Commerce. Vous offrirez du soutien administratif à la ou au chef et de laide relative aux programmes aux conseillères et conseillers principaux en développement des entreprises de la région pour la Direction des services consultatifs aux entreprises (Division des partenariats et des programmes pour les entreprises).Nota : Des conditions de travail flexibles, y compris la possibilité de faire du télétravail pourraient être offertes.Par souci de concision, nous avons opté pour lusage du masculin afin de désigner toute personne, quelle que soit son identité de genre.Engagement de la FPO à légard de la diversité, de linclusion, de laccessibilité et de la lutte contre le racisme :Nous sommes résolus à bâtir une main-dœuvre représentative des gens que nous servons, de même quà promouvoir la diversité, lantiracisme, linclusion, laccessibilité, le mérite, le respect et léquité en milieu de travail.Nous invitons toutes les personnes intéressées à postuler, tout particulièrement les personnes handicapées, autochtones, noires, racisées, de diverses origines ethniques et culturelles, de diverses orientations sexuelles et de diverses identités et expressions de genre.Rendez-vous sur les pages présentant la Politique de la FPO pour la lutte contre le racisme et le Plan directeur pour linclusion et la diversité au sein de la FPO pour en savoir plus sur son engagement à légard de légalité raciale, de laccessibilité, de la diversité et de linclusion dans la fonction publique.Nous offrons des mesures dadaptation des emplois tout au long du processus de recrutement et pour tout ce qui touche lemploi, conformément au Code des droits de la personne de lOntario. Si vous avez besoin que lon prenne des mesures dadaptation liées à un handicap, veuillez vous reporter aux instructions ci-dessous.Quelles seront mes fonctions dans ce poste

• assister la ou le chef dans la préparation et ladministration du budget régional et des projections budgétaires;
• expliquer à la ou au chef ainsi quau personnel régional les exigences en matière de rapports et les procédures administratives touchant la finance;
• calculer et résumer les dépenses prévues liées aux déplacements, à lenseignement, à la formation, à lhébergement, aux produits, aux services et aux salaires;
• planifier, organiser et coordonner les réunions, les déplacements et lhébergement;
• ouvrir, examiner, consigner et distribuer le courrier et la correspondance du bureau en format imprimé et électronique;
• coordonner la circulation de linformation, joindre les dossiers pertinents, tenir à jour un système de rappel et effectuer des suivis;
• coordonner les notes dinformation et la circulation de linformation à léchelle régionale pour le bureau, la ou le chef et le reste du personnel;
• répondre aux demandes de renseignements courantes reçues de petites et moyennes entreprises et dautres intervenants, par téléphone et par courriel;
• exécuter des tâches relatives aux programmes – transcrire des lettres, des notes de service et de la correspondance, gérer des documents électroniques, commander des fournitures de bureau et obtenir des devis de fournisseurs pour des activités et des déplacements.

À quelles exigences dois-je répondreCe qui est obligatoire :Maîtrise du français oral et écrit de niveau avancé.Connaissances et compétences administratives

• Connaissance des politiques et procédures administratives et des processus dapprobation des bureaux gouvernementaux en ce qui concerne la circulation des documents, les propositions, les réponses et le suivi.
• Connaissance des politiques relatives aux ressources humaines, à lassiduité et à la paie pour expliquer les procédures administratives.
• Connaissance des procédures dachat pour soccuper de lacquisition de fournitures et de services utiles aux activités du bureau.
• Maîtrise de Word, dOutlook, dExcel, de SharePoint, des logiciels de gestion des relations avec la clientèle et de PowerPoint pour traiter et présenter de linformation et pour produire sur mesure des documents, des feuilles de calcul et des présentations visuelles ou autres.
• Connaissance des systèmes de suivi de la correspondance pour consigner les dossiers, en faire le suivi et faire les rappels pertinents.

Connaissances et compétences en finance

• Connaissance des politiques, des procédures et des systèmes dinformation (comme le Système intégré de gestion de linformation financière) liés à la production de rapports financiers, à la comptabilité et au contrôle budgétaire pour la prestation de services de contrôle budgétaire, de production de rapports, de prévision et de rapprochement.
• Excellentes compétences en mathématiques pour faire des calculs budgétaires et remplir des fonctions de comptabilité relatives à la prévision des dépenses et à létablissement du calendrier annuel.
• Capacité de rapprocher les dépenses relatives aux achats, aux demandes de remboursement de frais de déplacement ou autres et aux factures.

Compétences en organisation et en gestion du temps

• Excellentes compétences en planification et en organisation pour planifier la logistique des déplacements et des réunions.
• Capacité de respecter les échéances et de concilier des priorités et des demandes concurrentes.
• Solides compétences en gestion du temps pour coordonner les rendez-vous de la ou du chef.
• Capacité de faire le suivi des mesures à prendre et détablir lordre de priorité des tâches.

Compétences en analyse et en recherche

• Bonne capacité de raisonnement pour déterminer la portée des renseignements à fournir en réponse aux demandes courantes.
• Capacité de cerner les questions urgentes à porter immédiatement à lattention des personnes compétentes.
• Excellentes compétences en analyse et en recherche pour compiler, interpréter et rapprocher les données financières de la région.

Compétences en communication

• Excellentes compétences en communication orale pour organiser des réunions et des conférences.
• Capacité de fournir au personnel des précisions sur les procédures et processus financiers et administratifs, les exigences en matière de rapports ainsi que les opérations et rajustements budgétaires.
• Rédiger de la correspondance de façon autonome ou selon des directives pour répondre aux demandes de renseignements courantes.

Renseignements supplémentaires:Adresse:

• 1 bilingue Temporaire(s), durée jusquà 12 mois, 2380, BOUL. ST-LAURENT, Ottawa, Région Est

Groupe de rémunération: Syndicat des employées et employés de la fonction publique de lOntarioComprendre lavis demploi vacant - définitionsHoraire: 3.7Catégorie: Services dadministration et de soutienDate de publication: le jeudi 15 décembre 2022Note:

• Cette offre demploi est également disponible en anglais.
• C-EM-192040/22

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