Administrateur des archives & numérisation - Jobs in Ottawa, ON

Job Description

Sommaire des fonctionsVOLET 1 - NUMÉRISATION

• Utiliser divers types de matériel de numérisation pour répondre aux demandes de numérisation de l’organisme.
• Veiller à ce que les normes juridiques et de preuve applicables aux informations de l’organisme soient respectées tout au long du processus de numérisation.
• Mettre à jour l’état des dossiers numérisés dans le système de gestion des dossiers.
• À titre d’expert, respecter les procédures avec diligence à toutes les étapes du cycle de conversion numérique.
• Effectuer des vérifications de la qualité dans les résultats de la numérisation pour s’assurer d’obtenir un produit qui satisfait aux normes.
• Agir en tant que personne-ressource auprès des clients et les renseigner sur les critères de numérisation des dossiers organisme afin d’assurer le respect des politiques et des procédures pertinentes.
• De concert avec les fournisseurs, prévoir les travaux de réparation de l’équipement et inspecter le travail accompli afin de garantir la qualité attendue des produits et recommander des améliorations pour satisfaire aux exigences.
• Travailler en collaboration avec les techniciens à la résolution des problèmes techniques survenant dans le matériel et les logiciels de numérisation.
• Donner une formation sur les nouveaux processus et éléments d’équipement aux employés de l’équipe.

VOLET 2 - ARCHIVES

• Déterminer, au terme d’une analyse et aux fins d’archivage, l’importance de documents dans un contexte de gestion de l’information et selon les politiques et les procédures en vigueur.
• Effectuer des recherches et analyser des données sur les fonds de renseignements de l’organisme en vue d’assurer le respect des documents faisant autorité en matière de disposition.
• Préparer les dossiers destinés à l’archivage et achever leur transfert à Bibliothèque et Archives Canada (BAC) pour préserver leur valeur historique.
• Effectuer des recherches dans différentes applications pour supprimer les documents qui n’ont aucune valeur pour l’organisme et ainsi assurer la qualité.
• Assurer la classification appropriée des informations et donner les instructions nécessaires à l’apport des modifications requises.
• Aider les clients dans leurs recherches d’informations historiques lorsque les moyens habituels échouent.
• Faire office de personne-ressource, c’est-à-dire fournir des conseils sur la conservation et la disposition des documents dans les fonds de renseignements de l’organisme.

ÉtudesPour tous les volets :

• Diplôme universitaire de premier cycle et un an d’expérience*
• Diplôme d’études collégiales (trois ans) et deux ans d’expérience*
• Diplôme d’études collégiales (deux ans) et trois ans d’expérience*
• Diplôme d’études collégiales (un an) et quatre ans d’expérience*
• Diplôme d’études secondaires et cinq ans d’expérience*

Le programme d’études doit provenir d’un établissement d’enseignement agréé reconnu au Canada.Si vous avez terminé un programme d’études à l’extérieur du Canada, vous devez obtenir une preuve d’équivalence à vos frais par l’entremise d’un service d’évaluation de diplômes reconnu.Nota : Tout niveau d’études plus élevé pourrait être reconnu comme de l’expérience.Expérience Pour le Volet 1 – Numérisation

• Expérience de travail dans un milieu de gestion de l’information ou de numérisation

Pour le Volet 2 - Archives

• Expérience de la gestion de l’information, notamment de la recherche, de l’analyse et du cycle de vie de l’information.

Les candidats doivent également posséder :

• Expérience dans la prestation de conseils ou de services aux clients
• Expérience dans l’utilisation d’applications informatiques relatives à la gestion de dossiers et de documents.
• Expérience dans l’application de politiques et de procédures

Atouts

• Expérience dans l’assurance de la qualité des documents en prévision de leur préservation, conservation, élimination ou numérisation
• Expérience avec le Système d’information de la gestion des documents (SIGD)
• Connaissance des systèmes de classement corporatifs
• Connaissance de l’autorisation de disposition des documents (ADD)
• Expérience avec l’utilisation de matériel ou de logiciels de numérisation

Compétences

• Souci du service à la clientèle
• Habileté à résoudre des problèmes
• Capacité d’organisation / Habileté pour la multiplicité des tâches
• Rigueur

Conditions demploi

• Soulever, au besoin, des objets lourds (boîtes de dossiers ou matériel pesant environ 40 livres ou 20 kilos).
• Rester debout pendant de longues périodes. (Numérisation)

NotesVeuillez clairement démontrer dans votre curriculum vitae et votre lettre couverture comment vous rencontrez chacun des critères d’éducation et d’expérience en fournissant des exemples précis (où, quand et comment elles ont été acquises).Un test écrit sera administré pour la sélections des candidats.Votre candidature ne sera pas retenue si vous n’êtes pas en mesure de fournir l’information requise.Bien que nous continuons à étudier les possibilités d’un régime de travail flexible, la majorité du travail dans notre organisation doit être effectué au bureau et ne peut pas être accompli à la maison.Lien de référence

• Échelle salariale

Exigences liées à la sécuritéLes candidats doivent satisfaire aux exigences liées à l’obtention d’une cote de sécurité « très secret approfondi ». Ils seront assujettis à une entrevue de sécurité, à un test polygraphique et à une enquête sur leurs antécédents qui comprend des vérifications financières et de crédit. La consommation de drogues illégales est une infraction criminelle. L’utilisation de drogue est considérée comme un facteur important dans l’évaluation de votre fiabilité et votre admissibilité au cours du processus de sélection. De ce fait, il est important de ne consommer aucune drogue illégale à compter du moment où vous présentez votre candidature.AutresImportantLes candidats doivent clairement indiquer comment ils rencontrent chaque critère d’éducation et d’expérience dans leur application au moment où ils postulent, faute de quoi leur candidature ne sera pas retenue pour cette possibilité de carrière.Le SCRS est un employeur distinct qui nest pas assujetti à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP). À ce titre, le SCRS a son propre système de classification, de rémunération et processus de dotation. En soi, nous employons un processus de recrutement et une terminologie différente.À titre d’employeur distinct, le SCRS a mis en œuvre une directive sur la vaccination contre la COVID-19 qui est conforme à l’approche globale du gouvernement du Canada pour ce qui est de la vaccination des fonctionnaires contre la COVID-19. Les candidats du présent processus de dotation doivent savoir que tous les employés du SCRS sont tenus d’être entièrement vaccinés contre la COVID-19, à moins que des mesures d’adaptation ne soient prises en raison d’une contre-indication médicale, d’un motif religieux ou de tout autre motif de distinction illicite au sens de la Loi canadienne sur les droits de la personne. Par conséquent, toutes les personnes nommées au SCRS devront attester de leur statut vaccinal au plus tard à leur première journée de travail.Le SCRS est résolu à constituer un effectif véritablement représentatif de la population canadienne qu’il sert, ce qui implique de créer un milieu de travail qui reflète la diversité et l’inclusion. Pour ce faire, il lui est nécessaire d’accroître à tous les niveaux de l’organisation la représentation des groupes visés par l’équité en matière d’emploi, c’est-à-dire les personnes handicapées, les minorités visibles, les peuples autochtones et les femmes, et ce, grâce à l’embauche et à des pratiques de gestion des talents. Le Service veillera également à prendre les mesures d’adaptation adéquates (p. ex. matériel spécialisé ou modifications physiques au milieu de travail) pour que tous les candidats qui possèdent les qualifications requises puissent postuler. À l’appui de la création d’un effectif plus diversifié et qualifié, le Service encourage fortement les personnes qui font partie d’un ou de plusieurs groupes visés par l’équité en matière d’emploi de le déclarer au moment de postuler un poste.Si vous avez besoin de mesures d’adaptation en lien avec un handicap, veuillez-nous en informer dès le début du processus de sélection. Cette information restera confidentielle.Les renseignements personnels sont protégés conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ils seront conservés dans la banque de données personnelles SR PPU 025.Nous remercions tous ceux qui poseront leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus.Le masculin a été employé pour alléger le texte.Quick Apply

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