Agent(e) de programme subalterne et Adjoint(e) administratif(ive) - Jobs in Ottawa, ON

Job Description

Bureau du secrétaire du gouverneur généralOttawa (Ontario)AS-01 - Adjoint(e) administratif(ve), PM-01 - Agent(e) de programme subalterne54 878 $ à 61 379 $Pour obtenir plus de renseignements sur l'organisme, veuillez visiter Bureau du secrétaire du gouverneur généralDate limite : 4 juin 2021 - 23 h 59, heure du pacifiqueQui est admissible : Personnes résidant au Canada ainsi que les citoyens canadiens résidant à l'étranger.Messages importantsNous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous sous la rubrique Personnes-ressources pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.Mesures d’adaptation en matière d’évaluationPOSTULERPour soumettre un dossier de candidature complet, vous devez fournir des réponses aux questions de sélection et votre curriculum vitae.Les questions de sélection seront utilisées comme outil principal dans le cadre de la présélection, tandis que le curriculum vitae sera utilisé pour valider l’information fournie. Le comité de sélection ne peut pas présumer de votre expérience. Lorsque vous répondez aux questions de sélection, veillez à démontrer clairement comment vous répondez aux critères d’étude et d’expériences. Pour que votre candidature soit retenue, vous devez fournir des exemples concrets de votre expérience professionnelle et expliquer les responsabilités pertinentes que vous avez eues et/ou les mesures que vous avez prises.TâchesPM-01 – AGENT, AGENTE DE PROGRAMME SUBALTERNEL’agent ou agente de programme subalterne effectuera des tâches liées au tri et au traitement du courrier entrant et sortant, à la rédaction de lettres, à la réponse d’appels ou de courriels, à la préparation d’ordre du jour de réunions et à la rédaction de procès-verbaux, à la saisie et au traitement de nominations dans la base de données du portail des distinctions honorifiques nationales (PDHN), au soutien des récipiendaires de distinctions honorifiques pour différentes demandes, y compris la confirmation de l’adresse actuelle (pour les livraisons infructueuses) par téléphone et par courriel, l’emballage et l’envoi d’épinglettes, la mise à jour des stocks de la salle de production, la mise à jour des dossiers des récipiendaires décédés et la préparation de divers rapports.Parmi les autres tâches :

• Préparation d’événements – créer des listes, des documents liés au programme, des fichiers photo, des registres, des insignes et des certificats, ainsi que participer à des cérémonies à Rideau Hall ou virtuelles.
• Réunions du conseil consultatif – préparer la réunion (feuillets de vote, documentation, distribution), imprimer la documentation, au besoin; assurer l’après-réunion (rédaction de la correspondance, de l’instrument et d’autres documents); traiter les questionnaires des récipiendaires, le télécharger sur GCdocs et le PDHN, télécharger les photos des récipiendaires, assurer l’accusé de réception de la correspondance; rédiger les lettres de félicitations et d’abandon, transmettre les trousses et les lettres de bienvenue; veiller à la publication dans la Gazette; préparer les listes pour les partenaires vice-royaux aux fins de partage proactif des coordonnées (le cas échéant); retourner les dossiers papier aux Archives.
• Insignes – vérifier les insignes reçus de la Monnaie royale canadienne, attribuer les insignes aux récipiendaires dont l’investiture est imminente, gérer la procédure de remplacement des insignes et mettre à jour les stocks d’insignes.

AS-01 – ADJOINT ADMINISTRATIF, ADJOINTE ADMINISTRATIVEL’adjoint administratif ou adjointe administrative effectuera des tâches liées à la planification et à la prestation de services administratifs, à la gestion de l’information, à la gestion de la correspondance, ainsi qu’au soutien aux directeurs et aux autres membres du personnel des directions concernées en matière de programmes et de logistique. Les services administratifs comprennent, entre autres, le contrôle des stocks, la gestion des dossiers et de l’information, le traitement des demandes de congé, de formation et de voyage, ainsi que la coordination des services financiers, des ressources humaines, des achats, des contrats, de la sécurité et d’autres services pour les directions. Le titulaire de ce poste est également chargé de planifier et de gérer l’horaire des directeurs, de coordonner et d’assurer la logistique des réunions, des déplacements et d’autres activités, telles que l’élaboration et la mise en œuvre de procédures et de processus administratifs pour assurer le bon fonctionnement des directions.Milieu de travailLe BSGG est une petite organisation d'environ 150 employés qui offre des modalités de travail flexibles et un environnement de travail positif, collaboratif et bilingue.Le BSGG est situé sur les terrains historiques de Rideau Hall, au 1, promenade Sussex, à Ottawa. Il est à proximité du transport en commun, des pistes cyclables et des sentiers pédestres. Le(s) poste(s) à combler sont situés à la Chancellerie, Académie Lasalle, 65 avenue Guigues, Ottawa, ON, K1N 6Z2, Canada.En raison de COVID-19, la plupart de nos employés travaillent actuellement virtuellement à partir de leur domicile en utilisant les dernières technologies pour rester connectés.Intention du processusUn bassin de candidats partiellement ou entièrement qualifiés sera établi pour pourvoir des postes similaires ou identiques avec des durées d'emploi variées (telles que indéterminée, période déterminée, déploiement, intérim, affectation, détachement). Ces postes pourraient être assortis de diverses exigences en matière de sécurité et de langue (BBB/BBB, CBB/CBB, CBC/CBC et CCC/CCC).Postes à pourvoir : 2Les renseignements que vous devez fournirVotre curriculum vitae.Une lettre d'accompagnementAfin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)ÉDUCATIONDiplôme d’une école secondaire reconnue.Équivalence des diplômesEXPÉRIENCEE1- Expérience de la prestation de soutien administratif.E2- Expérience de la rédaction et de la révision de correspondance*.E3- Expérience du traitement des demandes de renseignements.E4- Expérience de la conduite de recherches et d’analyses.E5- Expérience de l’utilisation de systèmes de bases de données.

• La correspondance comprend la rédaction et la révision de lettres et de courriels.

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)Exigences linguistiques variéesBilingue impératif BBB/BBB, CBB/CBB, CBC/CBC, CCC/CCCRenseignements sur les exigences linguistiquesCOMPÉTENCESC1- Faire preuve d’intégrité et de respect.C2- Réflexion approfondie.C3- Travailler efficacement avec les autres.C4- Faire preuve d’initiative et être orienté vers l’action.CAPACITÉSCA1- Capacité d’effectuer des recherches et de rédiger des résumés.CA2- Souci du détail.CA3- Capacité de communiquer de vive voix.CA4- Capacité de communiquer par écrit.Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)ATOUT - EDUCATIONQA1- Avoir obtenu un diplôme d'une université reconnue.Équivalence des diplômesATOUT - EXPÉRIENCEQA2- Expérience de travail liée à des programmes de prix et de distinctions honorifiques.QA3- Expérience de la communication avec des représentants du secteur public et du secteur privé.QA4- Expérience de la communication d’informations au grand public, de vive voix et par écrit.QA5- Expérience de travail au sein du Bureau du secrétaire du gouverneur général (BSGG).QA6- Expérience de la prestation de soutien administratif à un cadre supérieur*.QA7- Expérience de la prestation de soutien administratif dans le cadre d’un programme.

• On entend par « cadre supérieur » un gestionnaire occupant un poste EX-01 (ou l’équivalent) ou de niveau supérieur.

BESOINS DE L'ORGANISATIONLe BSGG est dédié à la création d'une main-d'œuvre inclusive avec une diversité d'expériences, de perspectives et d'origines qui représentent le Canada aujourd'hui et dans le futur. Afin d'atteindre cet objectif, nous vous encourageons vivement à indiquer si vous appartenez à l'un des groupes désignés (les Autochtones, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et les femmes).Nous avons à cœur de favoriser un milieu de travail où tous se sentent bienvenus et peuvent réaliser leur plein potentiel.Conditions d'emploiAutorisation sécuritaire Cote de fiabilitéÊtre disposé(e) à faire du temps supplémentaire, parfois à court préavis.Autres renseignementsLa fonction publique du Canada s’est engagée à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne qu’elle dessert. Nous favorisons l’équité en matière d’emploi et vous encourageons à indiquer dans votre demande d’emploi si vous appartenez à un des groupes désignés.Renseignements sur l’équité en matière d’emploi

• La capacité à communiquer efficacement par écrit pourrait être également évaluée dans le cadre du processus d’application.
• À défaut de fournir les informations selon les directives, votre candidature sera rejetée. Vous ne serez pas sollicité(e) pour des renseignements incomplets ou manquants.
• Une sélection aléatoire et/ou la méthode descendante (« top-down selection ») pourraient être utilisées à certaines étapes de l'évaluation.
• Aucun accusé de réception des demandes ne sera envoyé. Nous communiquerons avec les candidat(e)s dès que le processus de présélection sera terminé.
• Les candidat(e)s doivent satisfaire à toutes les qualifications essentielles pour être nommé(e)s au poste.
• Vous pourriez être évalué(e) par une variété d’outils d’évaluations, tels que, mais non limités à : des examens standardisés, des examens écrits, des entrevues, des exercices de simulation, des vérifications de références (le comité d'évaluation se réserve le droit de contacter des références autres que celles fournies par les candidat(e)s, au sein de la fonction publique seulement, si jugé nécessaire, pour faire une évaluation adéquate des candidat(e)s), des évaluations de performances passées et récentes, des auto-évaluations, le dossier des réalisations du candidat ou de la candidate, etc.
• Vous devez fournir des attestations d’études. Si vous avez effectué vos études à l’étranger, vous devez faire évaluer vos certificats et (ou) diplômes en fonction des normes de scolarité canadienne. Pour de plus amples renseignements, veuillez cliquer sur « Équivalence des diplômes » dans la section Études ci-dessus.
• Les personnes peuvent participer au processus de sélection dans la langue officielle de leur choix. Nous demandons aux candidat(e)s d’indiquer dans leur demande la langue officielle qu’ils préfèrent.
• La compétence dans les langues officielles pourrait être évaluée et exigée uniquement au moment de la nomination.
• Évaluation de langue seconde (ÉLS), Test d’expression écrite :

Les candidat(e)s qui n’ont pas déjà un résultat valide ou qui ont un résultat expiré au test d’expression écrite pour le niveau B ou un niveau supérieur de l’évaluation de langue seconde de la Commission de la fonction publique pourraient être invité(e)s à passer le nouveau test d’expression écrite non supervisé pour le niveau B ou C de la Commission de la fonction publique.Pour plus d’information, veuillez consulter le lien suivant :https://www.canada.ca/fr/commission-fonction-publique/services/evaluation-langue-seconde/test-expression-ecrite-non-supervise-niveau-b-ou-c.html

• Évaluation de langue seconde (ÉLS), Test de compréhension écrite :

Les candidat(e)s qui n’ont pas déjà un résultat valide ou qui ont un résultat expiré au test d’expression écrite pour le niveau B ou un niveau supérieur de l’évaluation de langue seconde de la Commission de la fonction publique pourraient être invité(e)s à passer le nouveau test de compréhension de l’écrit non supervisé pour le niveau B ou C de la Commission de la fonction publique.Pour plus d’information, veuillez consulter le lien suivant :https://www.canada.ca/fr/commission-fonction-publique/services/evaluation-langue-seconde/test-comprehension-ecrit-non-supervise-niveau-b-ou-c.html.PréférenceLa préférence sera accordée, dans l’ordre suivant, aux anciens combattants et aux citoyens canadiens, à l’exception d’un poste situé au Nunavut, où les Inuits du Nunavut seront nommés en premier.Renseignements sur la préférence aux anciens combattantsNous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.Personnes-ressourcesDotation BSGGStaffing.Dotation@gg.ca