DEMANDE DE PROPOSITIONS – Secrétaire de séan ce Comité exécutif et Comité de gestion - Jobs in Ottawa, ON

Job Description

INTRODUCTIONL’Assemblée des Premières Nations (APN) est l’organisation nationale qui représente les citoyens des Premières Nations au Canada. L’APN représente et défend les intérêts de plus de 600 Premières Nations au pays.Le Comité exécutif et le Comité de gestion tiennent environ 15 réunions par an pour régir l’orientation politique et administrative de l’Assemblée des Premières Nations (APN). Le Comité de gestion est composé de cinq Chefs régionaux, et le Comité exécutif comprend la Cheffe nationale et les Chefs régionaux de l’APN.OBJECTIFL’objectif de la présente demande de propositions (DP) est de sélectionner un soumissionnaire pour assister à chaque réunion du Comité exécutif et du Comité de gestion en vue de prendre des notes et de préparer un procès-verbal in extenso et un compte rendu sommaire des décisions en faisant preuve d’un degré élevé de professionnalisme, d’intégrité et de confidentialité.Les propositions seront transmises au bureau de la directrice générale au plus tard le 31 janvier 2022. Un comité sera mis sur pied pour examiner chaque proposition et formuler une recommandation au Comité exécutif.RESEIGNEMENTS GÉNÉRAUXLe Comité de gestion se réunit généralement avant le Comité exécutif pour examiner des données financières, les contrats de service, les questions financières de l’APN et les politiques relatives aux finances. Il formule des recommandations destinées au Comité exécutif. La durée des réunions est de deux (2) à quatre (4) heures.Les réunions du Comité exécutif durent de quatre (4) à huit (8) heures pendant une journée et peuvent s’étaler sur deux (2) jours consécutifs. La durée varie également selon que la réunion se déroule en ligne ou en personne. Le Comité exécutif se réunit généralement quatre (4) fois par an, mais des réunions additionnelles peuvent être convoquées si nécessaire.Les réunions en personne ont habituellement lieu au bureau de l’APN à Ottawa, en Ontario, mais elles peuvent parfois se tenir dans une autre région du pays. Pour l’instant, toutes les réunions se déroulent en ligne sur la plateforme Zoom ou Microsoft Teams.La portée des travaux de la présente DP comprend l’achèvement des procès-verbaux de réunions antérieures. Les enregistrements de ces réunions seront fournis au soumissionnaire retenu après la signature d’un contrat comprenant une clause de confidentialité. Il devrait rester environ sept (7) réunions, de deux (2) à cinq (5) heures chacune, à transcrire.INSTRUCTIONS POUR LA SOUMISSION D’UNE PROPOSITIONL’APN doit avoir reçu toutes les propositions au plus tard le 31 janvier 2022, à 17 h (HNE).Toutes les propositions doivent clairement porter le nom du soumissionnaire et la phrase « DP pour un/une secrétaire de séance » sur l’enveloppe scellée.Les soumissions tardives ne seront pas acceptées et seront, sans exception, renvoyées sans avoir été ouvertes. Tout envoi d’une proposition par la poste ou un service de messagerie se fera au risque du soumissionnaire.Les soumissionnaires peuvent également envoyer leur proposition par courrier électronique et sous format PDF au bureau de la directrice générale avant la date et l’heure d’échéance. Les propositions envoyées par télécopieur ne seront pas acceptées.EXIGENCES RELATIVES À LA PRÉSENTATION DES PROPOSITIONSToutes les propositions doivent contenir les renseignements suivants :1. Nom2. Adresse3. Numéro de téléphone4. Adresse électronique5. Expérience6. Formation7. Exemples de rédaction de procès-verbaux (au moins trois)8. Coût par heure ou par réunion (incluant le déplacement)9. Lettres de référence (au moins trois)DROITS DE L’APNL’APN se réserve le droit de :a) rejeter une ou toutes les propositions reçues en réponse à la présente demande de propositions;b) engager des négociations avec un ou plusieurs soumissionnaires sur n’importe quel point de leurs propositions respectives;c) accepter intégralement ou partiellement une proposition;d) annuler ou diffuser à tout moment une version modifiée d’une exigence de la demande de propositions;e) adjuger un ou plusieurs contrats;f) vérifier tous les renseignements fournis pour toute exigence de la demande de propositions, y compris le droit de demander une confirmation du statut juridique du soumissionnaire et des documents signés;g) adjuger, sans organiser de concours, des contrats de travaux de suivi (le cas échéant) au soumissionnaire sélectionné pour une exigence particulière du projet.CRITÈRES D’ÉVALUATIONL’APN sélectionnera, à sa discrétion exclusive, le ou les soumissionnaires jugés apte à répondre au mieux à ses besoins. Voici un résumé des considérations générales qui serviront à la sélection :1. Expérience en prise de notes et rédaction de procès-verbaux 40 %2. Compétences en rédaction 40 %3. Premières Nations 10 %4. Références 10 %Total : 100 %TIMETABLELes dates ci-dessous sont indiquées à des fins d’information et de planification et peuvent être modifiées à la seule discrétion de l’APN.Description des produits livrables Date d’échéanceDate limite de soumission 31 janvier 2022Mise sur pied d’un comité de sélection interne 1er au 4 février 2022Sélection des trois meilleures propositions par le comité de sélection 14 au 18 février 2022Recommandations destinées au Comité exécutif Prochaine réunionLe calendrier ci-dessus n’est que provisoire. L’APN pourra, à sa seule discrétion, le modifier à tout moment avant la date limite de soumission des propositions.DISPOSITIONS DIVERSESPrixLes propositions doivent présenter un prix fixe ferme, incluant les frais administratifs, les frais de déplacement, les frais de matériel et la TVH.ConfidentialitéLes propositions reçues dans le cadre de la présente DP seront considérées comme des renseignements confidentiels par l’APN et seront utilisées uniquement dans le but de sélectionner un soumissionnaire.Précisions ou questionsToutes les propositions reçues avant la date limite de soumission feront l’objet d’un accusé de réception.Les demandes de précisions et/ou les questions concernant la présente DP doivent être adressées à :Kasey GottfriedsonAdjointe de direction à la directrice généraleAssemblée des Premières Nations55, rue Metcalfe, bureau 1600 Ottawa (Ontario) K1P 6L5Courrier électronique : [email protected]Réponses ou soumission des propositionsSeules les propositions reçues avant la date limite de soumission seront prises en compte.Les réponses à la présente demande de propositions devront être reçues avant la fermeture des bureaux, à 17 h (HNE), le 31 janvier 2022.Les réponses peuvent être envoyées par courrier ou par service de messagerie à l’adresse suivante :Directrice généraleAssemblée des Premières Nations55 Metcalfe, bureau 1600Ottawa ON K1P 6L5Elles peuvent également être envoyées par courriel et sous format PDF à l’adresse : [email protected]Quick Apply

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