Executive Assistant and Events Coordinator - Jobs in Ottawa, ON

Job Description

Pour la version française, voir ci-bas.Location: Ottawa, Ontario (remote working, with occasional in person)Reports to: Chief Executive OfficerStatus: 1 year contract, renewableSalary: $55,000/yr (full-time) – Part-time will be consideredClassification: Non-UnionLanguage requirements: Bilingualism (French & English); Spanish desirableABOUT CUSO INTERNATIONALCuso International is a Canadian non-profit organization committed to ending poverty and inequality. Cuso works with local partners around the world to improve economic opportunities for all, enhance women’s and girls’ empowerment, and advance gender equality. By sharing skills, we are building sustainable futures. Each year, we amplify our impact by mobilizing hundreds of professionals who volunteer their time and share their experience.SUMMARYAfter 60 years, Cuso International has embarked on a process of renewal. In an era of rapidly changing contexts for international cooperation, our organization is embracing new ways of working for our global team. Reporting to the Chief Executive Officer (CEO), the Executive Assistant and Events Coordinator (EAEC) is responsible for critical administrative functions and for supporting the smooth operations of a virtual workplace by providing administrative and events planning support. The ideal candidate is self-motivated, highly organized and detail oriented, with experience organizing small or medium sized events both in-person and virtually.As Cuso invests in improving its global operations, we seek a person to support an effective virtual workplace. The EAEC leads in planning and supporting successful internal and external meetings for Cuso’s team, both virtually and in-person. Working closely with each of the Directors who form the Executive Leadership Team, the EAEC maintains an event calendar and champions strong communications and collaboration within and between internal departments.This role requires considerable initiative, independent judgement, discretion and communication with various stakeholders. If you seek this role, you thrive in a multicultural environment, are passionate for social justice, have high professional standards, are capable of managing your own workload and prioritizing tasks in a fast‐paced environment.KEY RESPONSIBILITIESEvents Planning and Implementation (75%)

• Liaise regularly with Executive Leadership Team to confirm requirements and support effective planning of internal and external events (ex. monthly all-staff meetings, department ‘retreats’, learning sessions, “Cuso Days”)
• Maintain a six-month calendar of corporate events, reflecting organizational strategic priorities.
• Plan and organize all designated corporate events (internal and external) in their entireties (scheduling, invitations, participant lists, finding venues, budgeting, finding vendors, arranging interpretation, confirming speakers, creating schedules, appreciation surveys, etc.).
• Support development of events related materials (ex. promotions, PPTs, follow-up communications)
• Develop tools and templates to simplify event planning and logistics
• Manage all events budgets with appropriate line-managers.

Administrative support (25%)

• Process invoices received by the CEO’s office, input these into accounts payable software.
• Support the preparation, notarization, and distribution of key organizational documents, notably for international country offices.
• For all members of the Executive Leadership Team (ELT), coordinate all travel arrangements, preparing itineraries and planning logistics, supporting with expense claims.
• Maintain the CEO’s calendar by planning and scheduling meetings, conferences, and travel.
• Perform other duties as required by the CEO from time to time.

POSITION QUALIFICATIONSEssential

• Superior level of organizational and prioritization skills, reputation for attention to detail
• Experience organizing events in professional settings.
• Experience supporting executive leaders and/or Boards of Directors
• Professional demeanor with exceptional interpersonal and collaborative skills.
• Motivated by achieving results as a part of a team.
• Proven ability to engage effectively with a broad range of stakeholders, including staff and different levels of seniority
• High professional standard of integrity, ethics, confidentiality and discretion
• Ability to work autonomously and have a high level of accountability
• Demonstrated resourcefulness and problem-solving skills
• Excellent verbal and written communication skills in English
• Experience with online collaboration tools and apps (ex. Slack, Zoom, Teams, Mural, etc.) and curiosity to learn new ones.
• Extensive knowledge and proficiency with Microsoft Office (PowerPoint, Excel, Word, Outlook, databases, )

Desirable

• Knowledge and understanding of International Development
• Previous experience working in a not‐for‐profit
• Technical knowledge of Raiser’s Edge or other contact management systems
• Fluency in Spanish and French

HOW TO APPLY!Cuso International is committed to creating and fostering an inclusive culture. We strive to actively celebrate diversity, advance our equitable practices, and drive greater inclusion. We offer a comprehensive employee benefits package and insurance, generous days of paid time off, including vacation, personal days, and sick days, and more.Please click the "Apply for This Job" button to submit your application. Applications will be reviewed on an ongoing basis, with a final deadline for submissions by 11:59 PM EST September 16, 2022. Expressions of interest should be sent in English. Your résumé and one-page cover letter should demonstrate how you meet all the essential and any desirable qualifications.Please note that a confirmation email will be generated once you submit your application, but it may be directed to your spam or junk folders of your email inbox.Cuso International is an equal opportunity employer and encourage applications from all qualified applicants. Accommodations will be provided at any stages of the hiring process upon request. Thank you for your interest in Cuso International.-Emplacement : Ottawa, Ontario (télétravail, occasionnellement en personne)Sous la responsabilité du : PDGStatut : Contrat d’un an, avec possibilité de renouvèlementSalaire : $55 000/an (temps plein) – Le temps partiel peut être considéréClassification : Non syndiquéExigences linguistiques : Bilinguisme (français et anglais) ; espagnol souhaitableÀ PROPOS DE CUSO INTERNATIONALCuso International est une organisation mondiale à but non lucratif qui sengage à mettre fin à la pauvreté et aux inégalités. Cuso travaille avec des partenaires locaux dans le monde entier pour améliorer les opportunités économiques pour tous, renforcer lautonomisation des femmes et des filles, et faire progresser légalité des sexes. En partageant nos compétences, nous construisons un avenir durable. Chaque année, nous amplifions notre impact en mobilisant des centaines de professionnels qui donnent de leur temps et partagent leur expérience.SOMMAIREAprès 60 ans, Cuso International sest engagé dans un processus de renouvellement. À une époque où les contextes de la coopération internationale évoluent rapidement, notre organisation adopte de nouvelles méthodes de travail pour son équipe mondiale. Sous la responsabilité du PDG, l’adjoint(e) exécutif(ve) et coordonnateur(trice) des évènements est chargé(e) dassurer des fonctions administratives essentielles et de contribuer au bon fonctionnement dun lieu de travail virtuel en fournissant un soutien administratif et de planification dévénements. Le candidat idéal est motivé, très organisé et soucieux du détail, et possède de lexpérience dans lorganisation dévénements de petite ou moyenne envergure, en personne ou virtuellement.Alors que Cuso investit dans lamélioration de ses opérations mondiales, nous recherchons une personne capable de soutenir un lieu de travail virtuel efficace. L’AECE est responsable de la planification et du soutien de réunions internes et externes réussies pour léquipe de Cuso, tant virtuellement quen personne. Travaillant en étroite collaboration avec chacun des directeurs qui forment léquipe de leadership exécutif, lAECE tient à jour un calendrier dévénements et se fait le champion(ne) dune communication et dune collaboration solides au sein des services internes et entre eux.Ce rôle exige beaucoup dinitiative, de jugement indépendant, de discrétion et de communication avec diverses parties prenantes. Si vous êtes intéressé(e) par ce rôle, vous vous épanouissez dans un environnement multiculturel, vous êtes passionné(e) par la justice sociale, vous avez des normes professionnelles élevées, vous êtes capable de gérer votre propre charge de travail et de prioriser les tâches dans un environnement où le rythme est soutenu.RESPONSABILITÉSPlanification et mise en œuvre dévénements (75%)

• Assurer une liaison régulière avec léquipe de direction pour confirmer les besoins et soutenir la planification efficace dévénements internes et externes (ex. réunions mensuelles de lensemble du personnel, retraites de service, séances dapprentissage, « journées Cuso »).
• Maintenir un calendrier semestriel dévénements dentreprise, reflétant les priorités stratégiques de lorganisation.
• Planifier et organiser les événements dentreprise (internes et externes) dans leur intégralité (programmation, invitations, listes de participants, recherche de lieux, budgétisation, recherche de fournisseurs, organisation de linterprétation, confirmation des conférenciers, création dhoraires, sondages dappréciation, etc.).
• Soutenir le développement de matériel lié aux événements (ex. promotions, PPT, communications de suivi).
• Développer des outils et des modèles pour simplifier la planification et la logistique des événements.
• Gérer tous les budgets des événements avec les responsables hiérarchiques appropriés.

Soutien administratif (25%)

• Traiter les factures reçues par le bureau du PDG, les saisir dans le logiciel de comptabilité fournisseurs.
• Soutenir la préparation, la notarisation et la distribution de documents organisationnels clés, notamment pour les bureaux de pays internationaux.
• Pour tous les membres de l’équipe de direction exécutive, coordonner toutes les dispositions relatives aux voyages, en préparant les itinéraires et en planifiant la logistique, en apportant son soutien aux demandes de remboursement de frais.
• Tenir à jour le calendrier du PDG en planifiant et en programmant les réunions, les conférences et les déplacements.
• Effectuer dautres tâches à la demande du PDG de temps en temps.

QUALIFICATIONS POUR LE POSTEEssentiel

• Compétences supérieures en matière dorganisation et de hiérarchisation des priorités, réputation de souci du détail
• Expérience de lorganisation dévénements dans un cadre professionnel
• Expérience du soutien aux dirigeants et/ou aux conseils dadministration
• Comportement professionnel et compétences exceptionnelles en matière de relations interpersonnelles et de collaboration. Motivation de lobtention de résultats au sein dune équipe.
• Capacité avérée à sengager efficacement auprès dun large éventail de parties prenantes, y compris le personnel et différents niveaux dancienneté.
• Haut niveau professionnel dintégrité, déthique, de confidentialité et de discrétion.
• Capacité à travailler de manière autonome et à avoir un haut niveau de responsabilité
• Faire preuve dingéniosité et de capacité à résoudre les problèmes
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite en anglais
• Expérience des outils et applications de collaboration en ligne (ex. Slack, Zoom, Teams, Mural, etc.) et curiosité pour en apprendre de nouveaux.
• Connaissances approfondies et maîtrise de Microsoft Office (PowerPoint, Excel, Word, Outlook, bases de données, etc.)

Souhaitable

• Connaissances et compréhension du développement international
• Expérience préalable de travail dans une organisation à but non lucratif
• Connaissances technique de Raisers Edge ou dautres systèmes de gestion des contacts
• Maîtrise de lespagnol et du français

COMMENT DÉPOSER SA CANDIDATURECuso International sengage à créer et à favoriser une culture inclusive. Nous nous efforçons de célébrer activement la diversité, de faire progresser nos pratiques équitables et de favoriser une plus grande inclusion. Nous offrons un ensemble complet davantages sociaux et dassurance aux employés, de généreux jours de congés payés, y compris des vacances, des jours personnels et des jours de maladie, et plus encore.Veuillez cliquer sur le bouton « Postuler pour ce poste » pour soumettre votre candidature. Les candidatures seront examinées de manière continue, avec une date limite de soumission au 23h59 HNE le 16 septembre 2022. Les manifestations dintérêt doivent être envoyées en anglais. Votre curriculum vitae et votre lettre de motivation dune page doivent démontrer que vous répondez à toutes les qualifications essentielles et souhaitables.Veuillez noter quun e-mail de confirmation sera généré une fois que vous aurez soumis votre candidature, mais il peut être dirigé vers vos dossiers de spam ou de courrier indésirable de votre boîte de réception.Cuso International est un employeur garantissant légalité des chances et encourage les candidatures de tous les candidats qualifiés. Des aménagements seront fournis à toutes les étapes du processus dembauche sur demande. Merci de lintérêt que vous portez à Cuso International.Quick Apply

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