Program Administrator (2021-0082) - Jobs in Ottawa, ON

Job Description

Do you thrive off of supporting and coordinating multiple projects in both official languages Our Capacity Building and Innovation team is looking for a Program Administrator to help with the day to day activities such as creating and adjusting project schedules, work plans etc. to help them meet the organization / program goals! Does this sound like your ideal day to day roleIn this role you would be empowered and tasked with processing applicants from across Canada. You would tracks progress against program/project plans and specific targets, deliverables, and activities. We would ask that you proactively identifies any areas where there is a risk of not meeting milestone deadlines, targets and /or seem room for process changes. Be innovative! You would get the opportunity to pull reports, analyze the data and see the big picture of the projects you are working on in comparison to the company and programs goals. Do you have the internal motivation to see what is missing and be creativeWhat will you be doing

• Creating, maintaining and populating project filing system and controls inventory of reports, brochures, and collateral materials.
• Answering or directing requests and inquiries from the public where applicable (not media).
• Conducting first reviews of applications.
• Preparing and distributing electronic and hard copy program information kits.
• Undertaking various administrative tasks to support ICTC as needed.
• Responding to telephone, written or face-to-face requests for information.
• Maintaining program processes and required program materials for work placements (i.e. application forms, agreements, learning plans, evaluations).
• Supporting manager in the creation and maintenance of partnership agreements.
• Conducting prospecting calls for various initiatives.
• Escalate issued where needed.
• Adding, tracking, updating, maintaining database of relevant contacts, follow-ups and activities, ensuring the necessary information is recorded.
• Scheduling and participating in follow-ups and evaluation; coordinates survey and collates results for reporting.
• Proactively working with internal staff to collaborate on ICTC activities, share information, provide updates and engage staff and others for input and support.
• Disseminating information and resources to partners and stakeholders to enhance their knowledge of ICTCs products and tools.
• Contributing to the development and implementation of innovative and cost-effective strategies for ICTC.
• Maintaining sector, product, program and organizational knowledge for multiple products and projects, to spot and troubleshoot problems or issues and to keep information and knowledge continually up-to-date.
• Other duties as assigned by ones manager

Do you have the following knowledge

• Working knowledge of Canada's post-secondary education system
• Strong knowledge of processes and systems for scheduling, document management, events planning, and customer relationship management.
• Advanced knowledge of Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint and Excel).
• Working knowledge of social media and internet marketing tools.
• Knowledge of project management principles and methodology.

• Contract administration; PO processes

What we are looking for!

• A post-secondary graduate in Education, Business, Social Sciences/Arts/Humanities, Management or a related field of study.
• 2 years’ experience working on education-focused initiatives or 5+ years providing program coordination, with demonstrated success in setting and achieving program targets.

• Fluently bilingual (English and French)
• Strong willingness to participate in teams & share knowledge to advance ICTC.
• Ability to engage and influence people; make cold calls, represent ICTC.
• Organized self-starter and have an excellent ability to work on multiple projects with multiple individuals and adapt to changing priorities.
• Commitment to diversity and inclusion and understanding of the issues and challenges faced by diverse groups.
• Able to take initiative, anticipate next steps and offer recommendations and solutions.
• Ability to maintain professionalism and respond effectively to sensitive inquiries or complaints.
• Excellent written and oral communication skills to present ICTC in a professional manner, interface and communicate effectively with senior and diverse audiences, and prepare and proofread communications.

Are you

• Ethical: Can you work with confidential information, as this role requires a high level of integrity, sound judgement/confidentiality and ethical compliance.
• Dependable: Do you have a high degree of reliability, organization and accountability, in order to meet project/funder deliverable requirements
• Agile: Are you open to change, constantly evolving requirements, on-going feedback focusing on quality and possessing the ability to work with agile teams across Canada
• Natural Leader: Do you innovate Do you look at determining a way forward where there may be no guiding precedent, working with ambiguity, planning and evaluating own work with little supervision, and identifying opportunities to advance ICTC’s mandate
• Agile: Are you open to change, constantly evolving requirements, on-going feedback focusing on quality and possessing the ability to work with agile teams across Canada
• Ethical: Can you work with confidential information, as this role requires a high level of integrity,
• Driven / Creative: Do you have a strong capacity for self-motivation, initiative, and a desire to exceed expectations
• Collaborative: Are you able to work with and through others in order to achieve results Do you have the ability to understand others’ needs and perspective, to share information, to communicate updates in order and contribute effectively to help the team reach is goals

• Professional: Are you able to present yourself and ICTC in a professional manner, maintaining composure and holding a positive attitude, and a strong work ethic
• Continuous Learner: Do you have a commitment to professional development, a desire to understand ICT trends and the key factors driving change across all industries
• Champion for Diversity and Inclusion: Do you have a commitment to diversity and inclusion and understanding of the issues and challenges faced by diverse groups in order to contribute to a fair and equitable working environment

Work Environment:

• Entrepreneurial organization committed to ensuring Canada’s competitive advantage in a digital economy.
• Fast paced environment, managing multiple priorities with competing deadlines.

• On occasion, some travel may be required (~25%).

Location:

• Remote, Ottawa.

Term:

• 24-month term with benefits (Canada Life), paid vacation/ personal time and RRSP contribution.

About ICTC: The Information and Communications Technology Council (ICTC) is a not-for-profit national centre of expertise for the digital economy. We are the trusted source for evidence-based policy advice, forward looking research, and creative capacity building programs for the digital economy.

• OUR MISSION IS TO: Strengthen Canada’s digital advantage in a global economy
• OUR VISION IS TO: Foster globally competitive Canadian industries and a prosperous society empowered by innovative digital solutions.

• See how we are bringing together Industry, Education, & Policy makers to advance the digital economy in Canada

...................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................Vous aimez soutenir et coordonner de multiples projets dans les deux langues officielles Notre équipe de renforcement des capacités et d'innovation est à la recherche d'un administrateur ou d’une administratrice de programme pour l'aider dans ses activités quotidiennes telles que la création et l'ajustement des calendriers de projets, des plans de travail, etc. pour l'aider à atteindre les objectifs de l'organisation et/ou du programme! Ce rôle vous semble-t-il idéal au quotidienDans ce rôle, vous serez habilité ou habilitée, et chargé ou chargée de traiter les demandes des candidats et des candidates de tout le Canada. Vous suivrez les progrès réalisés par rapport aux plans des programmes et/ou projets et aux objectifs, résultats et activités spécifiques. Nous vous demandons d'identifier de manière proactive les domaines où il existe un risque de ne pas respecter les délais, les objectifs et où il semble possible de modifier le processus. Soyez innovant et innovante! Vous aurez l'occasion de produire des rapports, d'analyser les données et de voir l'ensemble des projets sur lesquels vous travaillez en comparaison avec les objectifs de l'entreprise et des programmes. Avez-vous la motivation interne pour voir ce qui manque et être créatif ou créative*Quelles seront vos responsabilités*

• Créer, maintenir et alimenter le système de classement des projets et contrôler l'inventaire des rapports, des brochures et des documents annexes.
• Répondre ou diriger les demandes et requêtes du public le cas échéant (pas des médias).
• Effectuer les premiers examens des demandes.
• Préparer et distribuer des kits d'information électroniques et papier sur le programme.
• Effectuer diverses tâches administratives pour soutenir le CTIC, le cas échéant.
• Répondre aux demandes d'information par téléphone, par écrit ou en personne.
• Tenir à jour les processus du programme et le matériel requis pour les stages, c'est-à-dire les formulaires de demande, les accords, les plans d'apprentissage et les évaluations.
• Soutenir le gestionnaire ou la gestionnaire dans la création et le maintien des accords de partenariat.
• Effectuer des appels de prospection pour diverses initiatives.
• Émettre des appels de relance là où c'est nécessaire.
• Ajouter, suivre, mettre à jour, maintenir la base de données des contacts, suivis, et activités pertinentes, en s'assurant que les informations nécessaires sont enregistrées.
• Programmer et participer aux suivis et évaluations; coordonner les enquêtes et rassembler les résultats en vue de l'établissement de rapports.
• Travailler de manière proactive avec le personnel interne pour collaborer aux activités du CTIC, partager l'information, fournir des mises à jour et engager le personnel et d'autres personnes à apporter leur contribution et leur soutien.
• Diffuser l'information et les ressources aux partenaires et aux parties prenantes afin d'améliorer leur connaissance des produits et des outils du CTIC.
• Contribuer à l'élaboration et à la mise en œuvre de stratégies innovantes et rentables pour le CTIC.
• Maintenir les connaissances sur les secteurs, les produits, les programmes et les organisations pour de multiples produits et projets, afin de repérer et de résoudre les problèmes ou les questions et de maintenir l'information et les connaissances continuellement à jour.

Avez-vous les connaissances suivantes

• Connaissance pratique du système d'enseignement postsecondaire canadien.
• Connaissance approfondie des processus et des systèmes de planification, de gestion des documents, de planification des événements et de gestion des relations avec les clients.
• Connaissance avancée de Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint et Excel).
• Connaissance pratique des médias sociaux et des outils de marketing sur Internet.
• Connaissance des principes et de la méthodologie de la gestion de projet.
• Administration des contrats; processus de commande.

Que recherchons-nous

• Un diplômé de l'enseignement supérieur en éducation, commerce, sciences sociales/arts/humanités, gestion ou dans un domaine d'étude connexe.
• Deux ans d'expérience dans des initiatives axées sur l'éducation ou cinq ans ou plus dans la coordination de programmes, avec une réussite avérée dans la définition et la réalisation des objectifs du programme.
• Forte volonté de participer en équipe et de partager les connaissances pour faire progresser le CTIC.
• Capacité à engager et à influencer les gens; à faire des appels à froid, à représenter le CTIC.
• Organisé et autonome, il ou elle a une excellente capacité à travailler sur plusieurs projets avec plusieurs personnes et à s'adapter aux priorités changeantes.
• Engagement en faveur de la diversité et de l'inclusion et compréhension des problèmes et des défis auxquels sont confrontés les divers groupes.
• Capable de prendre des initiatives, d'anticiper les prochaines étapes et de proposer des recommandations et des solutions.
• Capacité à maintenir un certain professionnalisme et à répondre efficacement aux demandes de renseignements ou aux plaintes de nature délicate.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale pour présenter le CTIC de manière professionnelle, assurer l'interface et communiquer efficacement avec des publics de haut niveau et divers, et préparer et corriger des communications.

Qualités

• Fiable - Vous faites preuve de fiabilité, d’organisation et de responsabilité pour respecter les exigences des projets et des produits livrables des bailleurs de fonds
• Flexible - Vous êtes ouvert/ouverte au changement, aux exigences qui évoluent et à la rétroaction continue, et vous pouvez travailler avec des équipes à distance de partout au Canada
• Éthique - Vous pouvez travailler avec de l’information confidentielle (ce rôle nécessite de faire preuve d’une grande intégrité, d’un bon jugement, de confidentialité et de conformité éthique)
• Déterminé/Déterminée et créatif/créative - Vous faites preuve d’une très grande motivation, d’initiative et d’un désir de dépasser les attentes
• Collaboratif/Collaborative - Vous êtes capable de travailler avec les autres, et par leur intermédiaire, pour obtenir des résultats Vous avez la capacité de comprendre les besoins et les perspectives des autres, de partager de l’information, de communiquer des comptes rendus, et de faire preuve d’un solide esprit d’équipe
• Respectueux/respectueuse et champion/championne de la diversité et de l’inclusion - Vous êtes engagé/engagée envers la diversité et l’inclusion ainsi que la compréhension des enjeux et des défis auxquels font face divers groupes

Environnement de travail

• Organisation entrepreneuriale déterminée à assurer l’avantage concurrentiel du Canada dans l’économie numérique.
• Environnement dynamique, gestion de priorités multiples, et échéances concurrentielles.
• Certains déplacements pourraient être nécessaires à l’occasion (moins de 25 p. 100 du temps).

Lieu

• télétravail, Ottawa

Mandat

• Mandat de 10 mois offrant des avantages sociaux, vacances payées, temps personnel, cotisation à un REER.

À propos du CTICLe CTIC est un centre d’expertise national sans but lucratif pour l’économie numérique. Il est la source de confiance pour des conseils stratégiques fondés sur des données probantes, des recherches prospectives et des programmes créatifs de renforcement des capacités pour l’économie numérique.

• NOTRE MISSION EST DE renforcer l’avantage numérique du Canada dans une économie mondiale.
• NOTRE VISION EST DE favoriser des industries canadiennes concurrentielles sur le marché international et une société prospère habilitée par des solutions numériques novatrices.
• Voyez comment nous rassemblons l’industrie, le milieu de l’éducation et les décideurs politiques pour faire avancer l’économie numérique au Canada.

Type d'emploi : Temps Plein, Temporaire, Contractuel