Réceptionniste et adjoint(e) administratif(-ive) - Jobs in Ottawa, ON

Job Description

Titre: Réceptionniste et adjoint(e) administratif(-ive)Localisation: Ottawa, ONType de contrat: Permanent, Full TimeLa Croix-Rouge canadienne, qui fait partie du plus grand réseau humanitaire au monde, recrute Réceptionniste et adjoint(e) administratif(-ive).Nous aidons les personnes et les communautés dans le besoin au Canada et partout dans le monde et nous contribuons à renforcer leur résilience. Nous nous engageons à avoir un environnement de travail accessible, diversifié et inclusif où les personnes de toutes capacités, ethnies, identités genre et expressions, nationalités, religions et orientations sexuelles peuvent atteindre leur plein potentiel. Toutes les personnes qualifiées, en particulier les peuples autochtones, les personnes handicapées, les minorités ethniques, les minorités visibles, les femmes, les anciens combattants et les autres personnes qui partagent nos valeurs et contribuent à favoriser un milieu de travail inclusif et diversifié, sont encouragées à poser leur candidature.Vous avez la passion daider les autres et souhaitez travailler avec dautres personnes dévouées Découvrez si ce rôle est fait pour vous.En tant que Réceptionniste et adjoint(e) administratif(-ive) vous allez travailler en collaboration avec le ou la gestionnaire du bureau, Service des installations - Ottawa, et serez le ou la réceptionniste-téléphoniste principal(e) au siège social de la Croix-Rouge canadienne, ainsi que l’adjoint(e) administratif(-ive) au sein du Service des installations. Elle accueillera les visiteurs et surveillera l’aire d’accueil. Elle s’occupera de traiter et d’acheminer le courrier.En tant que Réceptionniste et adjoint(e) administratif(-ive), vous allez:Responsabilité 1 (20 %) — Traiter et acheminer les appels au siège social.Traiter et acheminer les appels, répondre à tous les appels qui n’ont pas été acheminés par le système automatisé, et gérer/transférer les messages vocaux, le cas échéantRépondre correctement aux demandes générales du personnel, de la clientèle, des donateurs et donatrices et d’autres professionnel(le)s.Responsabilité 2 (10 %) — Accueillir les visiteurs et les visiteuses et aviser le personnel concerné de leur arrivée.Demander aux visiteurs et visiteuses de suivre les procédures de sécurité du siège social en signant le registre à la réception, et remettre (et s’assurer qu’ils sont retournés ou désactivés) des laissez-passer temporaires aux visiteurs et visiteuses aux endroits autorisésResponsabilité 3 (20 %) — Expédier et recevoir des colis par service de messagerie.Traiter l’information nécessaire à l’expédition ou à la cueillette de colis par service de messagerie, en plus de effectuer le suivi des envois ou vérifier le coût des demandes d’expéditions.Tenir à jour le registre d’expédition et obtenir la signature des membres du personnel à la livraison.Responsabilité 4 (50 %) — Fournir un soutien administratif au Service des installations.Tenir à jour les listes de personnes-ressources et le guide de la réceptionPréparer et traiter les demandes d’achat et les bons de commande, traiter les factures et les demandes de paiement, et fournir les détails manquants aux fins de facturation.Former, superviser et soutenir les employé(e)s bénévoles qui prennent la relève à l’accueil pendant l’heure du diner. Former les réceptionnistes bénévoles et planifier leur horaire.Profil recherché:Études et ExpérienceÀ titre de qualifications minimales pour ce poste, la personne choisie doit être titulaire d’un certificat d’un an en administration de bureau et posséder une à trois années d’expérience dans un domaine connexe ou une combinaison équivalente d’études et d’expérience.La maîtrise de l’anglais et du français est obligatoireConnaissancesAvoir une bonne connaissance de la suite Office de MicrosoftAptitudes et compétencesAvoir le souci du service à la clientèle et faire preuve de professionnalismeSavoir établir l’ordre des priorités tout en maintenant le souci du détail et de la précisionRespecter les processus établis.Contribuer à la création d’un milieu de travail respectueux et positif.Conditions de travail:La majeure partie du travail s’effectue en position assise dans un milieu propre et confortableUne liberté de déplacement restreinte à l’intérieur du bureauNous nous engageons à offrir un environnement de travail inclusif et sans obstacles, en commençant par le processus dembauche. Si vous avez besoin de mesures dadaptation au cours dune phase quelconque du processus dembauche, veuillez nous en informer dès que possible. Toutes les informations reçues en rapport avec les demandes dadaptation seront gardées confidentielles.Quick Apply

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