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RÉCEPTIONNISTE-DACTYLOGRAPHE - Désigné bilingue (anglais et français) - Jobs in Ottawa, ON

Ministère du Solliciteur général
Job LocationOttawa, ON
EducationNot Mentioned
SalaryNot Disclosed
IndustryNot Mentioned
Functional AreaNot Mentioned
Job TypeFull Time

Job Description

Le Centre de détention d'Ottawa Carleton est à la recherche d'une ou d'un réceptionniste-dactylographe pour offrir des services d'accueil et de soutien administratif au personnel de l'établissement, aux détenus et au public.Quelles seront mes fonctions dans ce posteVous devrez :

  • filtrer et acheminer les appels à l'établissement au moyen d'un standard téléphonique multiligne et les transférer au besoin;
  • accueillir les visiteuses et visiteurs, vérifier leur identité et aviser le personnel concerné de leur arrivée;
  • coordonner les visites vidéo et réserver des plages horaires avec le public et les intervenants;
  • programmer les visites en personne et tenir les listes des visiteuses et visiteurs à jour;
  • traiter la correspondance entrante et sortante;
  • dactylographier divers documents et rédiger la correspondance courante;
  • tenir un inventaire et commander des fournitures de bureau lorsque nécessaire.
À quelles exigences dois-je répondreCe qui est obligatoire
  • Maîtrise du français oral et écrit de niveau avancé. Votre niveau de maîtrise sera évalué avant l'embauche.”
Connaissances et compétences administratives
  • Connaissance des procédures d'accueil et de celles associées aux standards téléphoniques multilignes pour répondre aux demandes de renseignements téléphoniques, acheminer les appels et traiter le courrier du personnel et des détenus.
  • Capacité de faire preuve de professionnalisme, de tact et de courtoisie pour répondre aux demandes de renseignements téléphoniques, acheminer les appels et traiter le courrier du personnel et des détenus.
  • Capacité d'acquérir des connaissances sur les politiques et les procédures institutionnelles touchant la divulgation de renseignements pour les établissements.
Connaissances en matière de courrier et de messagerie et compétences en raisonnement
  • Connaissance des règlements de Postes Canada pertinents ainsi que des procédures liées au courrier et aux services de messagerie.
  • Capacité d'établir la priorité des appels entrants ainsi que de détecter les appels inhabituels et de prendre les mesures requises.
  • Compétence en analyse pour reconnaître le courrier entrant et sortant et déterminer la destination du courrier mal adressé.
Compétences communicationnelles et techniques
  • Bonnes compétences en communication orale pour filtrer et acheminer les appels à l'établissement et pour interagir avec les collègues, les appelantes et appelants externes ainsi que les visiteuses et visiteurs.
  • Expérience dans l'utilisation d'un ordinateur personnel, y compris pour le traitement de texte, la mise à jour de bases de données et la production de divers documents dactylographiés.
Renseignements supplémentaires:Adresse:1 bilingue Permanent(s), 2244 INNES RD, Ottawa, Région Est, Vérification de casier judiciaireGroupe de rémunération: Syndicat des employées et employés de la fonction publique de l'OntarioComprendre l'avis d'emploi vacant - définitionsHoraire: 3.7Catégorie: Services d'administration et de soutienDate de publication: le mercredi 12 mai 2021Note:Cette offre d'emploi est également disponible en anglais.Conformément à la Politique relative aux vérifications de sécurité du personnel de la fonction publique de l'Ontario, les meilleurs candidats pourraient être tenus de se soumettre à une enquête de sécurité générale. Reportez-vous à ce qui précède pour déterminer les vérifications de présélection nécessaires pour ce poste.Les vérifications des antecedents du personnel requises, accompagnées de votre consentement écrit, seront envoyées au Bureau de la Sécurité et de la Transition (TSO), à la Direction de l'Acquisition de Talents (TAB), à la Division de la Prestation des Services de Ressources Humaines (RHDC) pour évaluer les résultats. Si necessaire, le TSO, avec votre consentement écrit, demandera et obtiendra toute autre vérification des antécédents additionnels que vous n'auriez pas obtenue directement.Un casier judiciaire pour une infraction au Code criminel ou une autre infraction fédérale ne signifie pas automatiquement que vous ne serez pas admissible au poste. Le BTS examinera et évaluera les vérifications de sécurité uniquement aux fins de la prise d'une décision au sujet de l'attestation de sécurité. Les détails des vérifications de sécurité seront pris en considération en fonction des fonctions et responsabilités propres au poste à pourvoir. Les dossiers de vérification de l'emploi seront conservés par le BTS dans la plus stricte confidentialité.E-CL-163626/21

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