Secrétaire - Centre d'accueil et d'admission - Jobs in Ottawa, ON

Job Description

FONCTIONS :Le Centre d’accueil et d’admission s’inscrit au cœur du développement de notre organisation en constante évolution à titre de chef de file en éducation. Joignez-vous à cette équipe dynamique ! C’est votre chance de faire partie de ce projet unique en contribuant activement aux opérations du premier Centre d’admission centralisé pour un conseil scolaire francophone. Chaque jour, vous serez appelé à travailler dans un environnement positif et motivant avec pour mission première d’offrir un accueil bienveillant et personnalisé aux familles désirant inscrire leur enfant dans une école du Conseil des écoles catholiques du Centre-Est.Sous la supervision de la gestionnaire du Centre daccueil et dadmission, la ou le secrétaire contribue au développement et à la mise en œuvre des nouveaux services offerts au Centre daccueil et dadmission. Il ou elle accueille les familles et les accompagne dans leur processus d’inscription au Conseil. Il ou elle assure le bon fonctionnement administratif du Centre tout en démontrant un souci du détail, un professionnalisme hors pairs et en offrant un service à la clientèle exceptionnel.Les principales responsabilités sont :Ceci représente 65 % du travail

• accueillir, recevoir et diriger les parents afin de les accompagner dans leur processus d’admission;
• agir à titre de personne ressource et de contact pour l’organisation auprès des personnes en processus d’admission;
• assurer le suivi des dossiers d’admission avec les différents services impliqués et les écoles, et voir à ce que les dossiers cheminent efficacement afin de répondre aux normes de l’organisation;
• assurer tous les suivis administratifs en lien avec les inscriptions notamment l’entrée de données dans les différents systèmes informatiques et la préparation de documentation diverse;
• assurer le support administratif du Centre d’accueil et d’admission et voir à l’implantation de systèmes ou de meilleurs pratiques afin de rehausser l’efficacité des opérations;
• traiter les communications téléphoniques, électroniques et le courrier du Centre d’accueil et d’admission;
• apporter un support administratif à son ou sa supérieur(e) immédiat(e) et aux membres du personnel du Centre d’accueil et dadmission.

Ceci représente 35 % du travail

• appuyer la réception du Centre éducatif du CECCE en assurant une présence lors des pauses de la réceptionniste

PROFIL DES COMPÉTENCES :auto-apprentissage;

• créativité/innovation;
• habiletés techniques et technologiques;
• approche client;
• collaboration;
• communication;
• bienveillance;
• adaptabilité/résilience;
• sens des responsabilités;
• auto-gestion;
• construction identitaire.

EXIGENCE(S) :

• diplôme détudes collégiales en secrétariat, bureautique ou techniques administratives ou une combinaison de scolarité et d’expérience pertinente jugée équivalente par le CECCE;
• une (1) année d’expérience en secrétariat;
• expérience de travail dans le milieu scolaire sera considéré comme un atout;
• expérience dans la vente et/ou le service à la clientèle sera considéré comme un atout;
• compréhension du système scolaire ontarien, des programmes et services du CECCE, de la réalité des clientèles ALF-PANA et EED;
• connaissance des logiciels pertinents aux responsabilités (Suite Microsoft (essentiel), applications Google (essentiel), MIEL, MEL et Trillium (un atout);
• maîtrise du français et de l’anglais parlé et écrit (essentiel), et d’autres langues (un atout);
• discrétion et respect du caractère confidentiel de certains aspects du travail.

INFORMATION SUR LÉCOLE OU LE SERVICE :Adresse : 4000 rue Labelle, Gloucester, ON K1J 1A1INFORMATION SUR LENTREPRISE :Chef de file reconnu pour la transformation de l’expérience d’apprentissage, l’excellence et la bienveillance de ses écoles catholiques et sa synergie avec la communauté, le CECCE, avec près de 26 000 élèves fréquentant 45 écoles élémentaires, 13 écoles secondaires, une Académie d’apprentissage virtuel et une école pour adultes, est le plus grand réseau canadien d’écoles de langue française à l’extérieur du Québec.Études :Pour les qualifications comparables, veuillez vous référer à la section sur l’équivalence ci-dessous. En vue davoir des renseignements sur les certificats et diplômes obtenus à létranger, veuillez consulter la section Processus dévaluation des titres de compétence sur le lien ci-dessous. https://www.canada.ca/fr/immigration-refugies-citoyennete/services/nouveaux-immigrants/preparer-vie-canada/prepare-travailler/evaluation-titres-competences.htmlQuick Apply

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