Agente ou agent de secrétariat - Jobs in Outaouais, QC

Job Description

Attributions : Sous l’autorité du directeur régional des services judiciaires de l’Outaouais et du palais de justice de Gatineau, la personne titulaire de l’emploi assume les tâches de secrétariat et de soutien administratif nécessaires à la gestion des ressources humaines, matérielles, financières et informationnelles. De façon plus spécifique, elle devra :

• Soutenir le gestionnaire dans la gestion des tâches administratives, par exemple : suivi des courriels, agenda et compte de dépenses, etc;
• Réaliser différentes activités de secrétariat, dont la rédaction, la mise en page, la mise à jour et la production de documents dinformation et de présentation;
• Participer à l’organisation logistique de différents événements (réunions d’équipe, comités, déplacements, etc.);
• Élaborer des modèles de suivi administratifs sous forme de tableaux ou de rapports et en faire la mise à jour;
• Assurer la réception des mandats ainsi que leur ouverture dans le système informatique de suivi; transférer les mandats et la documentation requise aux responsables de chacun des mandats; assurer le suivi des échéances, effectuer les rappels, au besoin, et veiller au respect des normes de présentation des documents requis par les mandats de différentes natures;
• Agir comme responsable de l’assiduité en s’assurant de l’application des règles régissant les heures de travail et en produisant les différents rapports du système SAGIR;
• Recueillir les statistiques des différents secteurs, procéder à leur vérification en se référant au manuel du S.I.G. et s’assurer de la saisie des données au système informatique;
• Tenir à jour la liste de rappel des huissiers-audienciers et effectuer les déclarations de temps pour ces derniers ainsi que pour tous les autres employés payés sur compte;
• Conformément aux directives énoncées par le directeur, assurer la gestion de l’utilisation des salles d’audience. Prendre les réservations de salle, approuver les demandes dans SIRA, transmettre le calendrier hebdomadairement aux huissiers et aux constables;
• Préparer le calendrier hebdomadaire de Cour à partir des données qui sont produites par la Cour supérieure et la Cour du Québec; en assurer la mise à jour lorsque requis et le remettre aux membres de léquipe de la direction régionale concernée;
• Procéder à la préparation des commandes et bons d’achats en regard des fournitures, papeteries, mobiliers et équipements;
• Participer au maintien du classement pour la documentation papier et électronique;
• Assister le supérieur et les directeurs de greffes, lors des activités de dotation, notamment en convoquant les candidats et en préparant le matériel nécessaire pour les entrevues de sélection;
• Réaliser les démarches administratives requises lors de l’arrivée d’un nouveau membre dans l’équipe.

Échelles de traitement : De 38 352 $ à 49 036 $*

• Il s’agit de l’échelle de traitement issue de la convention collective 2020-2023 entrant en vigueur le 29 septembre 2022. Le gouvernement dispose de 90 jours suivant la date de la signature de la convention collective pour intégrer les nouvelles échelles de traitement au système.

Le nombre d’heures hebdomadaires pour cet emploi est de 35 heures.Quick Apply

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