Gestionnaire de bureau | Office Manager - Jobs in Outremont

Job Description

Ce poste est à pourvoir sur place, du lundi au vendredi, à notre bureau situé au centre-ville de Montréal.MaintainX est la première plateforme mobile de gestion des procédures pour les travailleurs de l #39;industrie et les travailleurs de première ligne. Nous construisons le GitHub pour les procédures de travail réelles telles que la maintenance, la sécurité et les opérations, et nous améliorons l #39;efficacité opérationnelle de plus de 5,000 entreprises, dont Univar, Quikrete, ABInBev, Duracell, Marriott et McDonald #39;s.Nous avons levé 54 millions de dollars en capital-risque à la suite d #39;un récent tour de financement de série B mené par Bessemer Ventures, August Capital, Amity Ventures, Ridge Ventures ainsi que les fondateurs d #39;UiPath et de Thumbtack.MaintainX est à la recherche d #39;un gestionnaire de bureau pour assurer le fonctionnement harmonieux et efficace de notre bureau de Montréal. Ce poste comprendra la gestion des tâches administratives, la coordination des activités de bureau, la supervision du personnel de soutien et le maintien d #39;un espace de travail productif et organisé. Le gestionnaire de bureau est un point de contact central pour les employés, le personnel de l #39;immeuble et les fournisseurs. Vous serez chargé(e) de créer un environnement de travail positif et fonctionnel.Responsabilités:

• Aptitude à effectuer plusieurs tâches à la fois et à s #39;occuper des tâches administratives à notre bureau de Montréal.
• Maintenir l #39;inventaire des fournitures de bureau et provision et passer des commandes au besoin.
• Coordonner l #39;aménagement du bureau et l #39;organisation de l #39;espace de travail afin de maximiser l #39;efficacité et la productivité.
• S #39;assurer que l #39;environnement du bureau est propre, organisé et bien entretenu.
• Régler tout problème lié aux installations et assurer la liaison avec la direction de l #39;immeuble, le cas échéant.
• Servir de point de contact pour les employés, le personnel du bâtiment et les visiteurs, en répondant aux demandes de renseignements et en fournissant une assistance.
• Veiller au respect des règles de santé et de sécurité, y compris les procédures de préparation aux situations d #39;urgence et d #39;évacuation.
• Gérer les relations avec les vendeurs et les fournisseurs du bureau.
• Collaborer avec les membres de l #39;équipe interne pour planifier et organiser des réunions et des événements à l #39;échelle de l #39;entreprise.

Exigences:

• 2-4 ans d #39;expérience en tant que gestionnaire de bureau dans un environnement à forte croissance.
• Vous devez faire preuve d #39;une grande capacité d #39;adaptation à l #39;évolution constante des besoins d #39;une entreprise technologique à forte croissance et distribuée.
• Solides compétences organisationnelles et multitâches.
• Capacité à établir des priorités, à assurer le suivi et à demander de l #39;aide en cas de besoin.
• Vous apprenez rapidement - vous avez unquot;don quot; pour la technologie - vous êtes capable de comprendre de nouveaux systèmes et de vous adapter en cours de route.
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite.

Une attention particulière est accordée aux candidats présentant les caractéristiques suivantes:

• Connaissance de la budgétisation et de la gestion financière.
• Familiarité avec les outils de gestion de bureau.
• Connaissance des concepts techniques et informatiques de base.

Qui sommes-nous:Notre mission est de faciliter la vie des ouvriers dans le monde entier en créant des logiciels qui répondent à leurs besoins et à leurs réalités. Notre produit change véritablement la vie de 80% de la population active qui ne travaille pas derrière un bureau et qui a besoin d #39;un logiciel d #39;entreprise à portée de main.MaintainX s #39;engage à créer un environnement diversifié. Tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour un emploi sans considération de race, de couleur, de religion, de sexe, d #39;identité ou d #39;expression de genre, d #39;orientation sexuelle, d #39;origine nationale, de génétique, d #39;invalidité, d #39;âge ou de statut d #39;ancien combattant._____This role is an onsite role Monday to Friday at our office located downtown MontrealMaintainX is the world leading mobile-first workflow management platform for industrial and frontline workers. We are a modern IoT enabled cloud based tool for maintenance, safety, and operations on equipment and facilities. MaintainX powers operational excellence for 5,000+ businesses including Univar, Quikrete, ABInBev, Duracell, Marriott and McDonald #39;s.We #39;ve raised $54 million in venture capital following a recent Series B funding round led by Bessemer Ventures, August Capital, Amity Ventures, Ridge Ventures as well as the founders of UiPath and Thumbtack.MaintainX seeks an Office Manager to ensure our Montreal office #39;s smooth and efficient operation. This position will involve managing administrative tasks, coordinating office activities, supervising support staff, and maintaining a productive and organized workspace. The Office Manager is a central point of contact for employees, building staff and providers. You will be responsible for creating a positive and functional work environment.Responsibilities:

• Ability to multitask and handle administrative duties at our Montreal Office.
• Maintain office supplies inventory and food and placing orders as needed.
• Coordinate office layout and workspace organization to maximize efficiency and productivity.
• Ensure that the office environment is clean, organized, and well-maintained.
• Address any facility-related issues and liaise with building management as necessary.
• Serve as a point of contact for employees, building staff, and visitors, addressing inquiries and providing assistance.
• Ensure health and safety regulations compliance, including emergency preparedness and evacuation procedures.
• Manage relationships with office vendors and suppliers.
• Partner with internal team members to plan and execute meetings and company-wide events.

Requirements:

• 2-4 years of experience working as an Office Manager in a high-growth environment.
• Must be extremely adaptable to the ever-changing needs of a fast-growing and distributed technology company.
• Strong organizational and multitasking skills.
• Ability to prioritize, follow up, and ask for help when needed.
• Quick learner - have aquot;knack quot; for tech - able to figure out new systems and adapt on the go.
• Excellent verbal and written communication skills.

Extra consideration for candidates with the following:

• Familiarity with budgeting and financial management.
• Familiarity with office management tools.
• Knowledge of basic technical and IT concepts.

About us:Our mission is to make the life of blue-collar workers easier worldwide by creating software that meets their needs and realities. Our product is truly life-changing for 80% of the workforce that doesn #39;t work behind a desk and needs enterprise-grade software at their fingertips.MaintainX is committed to creating a diverse environment. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, colour, religion, gender, gender identity or expression, sexual orientation, national origin, genetics, disability, age, or veteran status.