Réceptionniste - Quartier du Vieux Montreal / Receptionist - Old Montreal - Jobs in Outremont

Job Description

JLL supports the Whole You, personally and professionally.Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology to our clients. We are committed to hiring the best, most talented people in our industry; and we support them through professional growth, flexibility, and personalized benefits to manage life in and outside of work. Whether you #39;ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades, and technology, or you #39;re looking to apply your relevant experience to a new industry, we empower you to shape a brighter way forward so you can thrive professionally and personally.Nous sommes actuellement à la recherche d #39;un(e) réceptionniste qualifié(e) pour joindre notre équipe. En tant que visage et porte-parole de notre organisation, le/la candidat(e) idéal(e) sera responsable de créer une première impression positive et professionnelle pour les clients, les visiteurs et les employés. Grâce à son entregent exceptionnel, à son attitude centrée sur le client et à son souci du détail, le/la réceptionniste jouera un rôle crucial dans le maintien de l #39;environnement efficient et accueillant de notre bureau. Si vous vous épanouissez rapidement dans un environnement collaboratif et que vous êtes déterminé à offrir un service exceptionnel, nous vous invitons à postuler pour cette occasion stimulante.Vous devrez :

• Répondre et transférer en conséquence tous les appels téléphoniques sur la conduite principale
• Accueillir et diriger tous les visiteurs en conséquence
• Planifier les salles de réunion et les rendez-vous
• Coordonner et organiser des réunions, des conférences téléphoniques, des vidéoconférences et des réunions nettes et leurs documents connexes, au besoin
• Inscrire les invités à la conciergerie de l #39;immeuble et gérer les passes d #39;invités des visiteurs
• Consigner et transmettre l #39;information aux intervenants concernés en temps opportun Entretenir les salles de reprographie et de courrier en conséquence, s #39;assurer de l #39;équipement de bureau (ex : photocopieurs, frais postaux, etc.) est opérationnelle et que les stocks appropriés sont en stock
• Commander les fournitures de bureau et gérer l #39;inventaire
• Gérer tout le courrier, y compris, mais sans s #39;y limiter, préparer les colis de messagerie, ramasser et livrer, confirmer la livraison et la livraison, coordonner la livraison avec les parties prenantes appropriées et résoudre rapidement les problèmes connexes
• Assurer la liaison avec la direction de l #39;immeuble pour les questions d #39;entretien Vérifier les factures sur le système AP et classer en conséquence
• Répondre aux demandes de renseignements de base des clients et aux demandes de renseignements générales et transmettre les demandes complexes aux parties appropriées
• Saisir ou traiter les données, les ordres, les demandes ou les renseignements, au besoin
• Effectuer des tâches cléricales ou administratives au besoin, telles que : aider aux systèmes de classement et de bases de données, aux dossiers d #39;assiduité et autres tâches connexes de soutien de bureau
• Entretenir les salles de réunion, s #39;assurer qu #39;elles sont propres, bien rangées et prêtes à être utilisées
• Entretenir les cuisines, s #39;assurer qu #39;elles sont propres, en stock et prêtes à être utilisées, ainsi que les commodités connexes
• Entretenir le hall d #39;entrée, s #39;assurer qu #39;il est propre, bien rangé et présentable en tout temps
• Les autres fonctions et responsabilités seront raisonnables attribuées

Cela vous ressemble Pour faire une demande, vous devez : L #39;enseignement postsecondaire est un actif 2 ans et plus d #39;expérience pertinente ou une combinaison de formation et d #39;expérience Une expérience dans le secteur immobilier est un actif Une connaissance manifeste de tous les progiciels applicables, y compris MS Windows et MS Office, y compris MS Word, Excel, Outlook et PowerPoint D #39;excellentes aptitudes en communication verbale et écrite La maîtrise du français est obligatoire D #39;excellentes habiletés en relations interpersonnelles et en service à la clientèle Excellentes compétences en gestion du temps et en organisation Doit être en mesure de s #39;adapter et de prioriser, de respecter les échéanciers, dans un environnement où le rythme est rapide Doit fonctionner avec un sentiment d #39;urgence, répondre rapidement aux intervenants Doit avoir une attitude positive et professionnelle Doit être axé sur le détail Faire preuve de professionnalisme en tout temps Doit être capable de bien travailler de façon autonome avec une capacité de collaborer avec les autres Être en mesure de préserver la confidentialité, de faire preuve de jugement et de travailler avec un minimum de supervisionWe are currently seeking a skilled receptionist to join our team. As the face and voice of our organization, the ideal candidate will be responsible for creating a positive and professional first impression for clients, visitors, and employees alike. With exceptional interpersonal skills, a customer-centric attitude, and a keen eye for detail, the receptionist will play a crucial role in maintaining our office #39;s efficient and welcoming environment. If you thrive in a fast-paced, collaborative setting and are dedicated to delivering exceptional service, we invite you to apply for this exciting opportunity.You will:

• Answer and transfer all telephone calls to the mainline accordingly
• Greet and direct all visitors accordingly
• Schedule meeting rooms and appointments
• Coordinate and organize meetings, conference calls, video conferences, and net meetings and their related materials as required
• Register guests with the building concierge and manage visitor guest passes
• Record and relay information to appropriate stakeholders in a timely manner
• Maintain the copy and mail rooms accordingly, ensuring office equipment (e.g. photocopiers, postage, etc.) is operational and appropriate inventory is in stock
• Order office supplies and manage inventory
• Manage all mail and couriers, including but not limited to preparing courier packages, coordinating pick-up and delivery, confirming delivery/receipt with appropriate stakeholders, and resolving any related issues in a timely manner
• Liaise with building management on maintenance issues
• Check invoices on AP System and file accordingly
• Respond to basic client and general enquiries and escalate complex queries to the appropriate parties
• Enter or process data, orders, requests, or information as required
• Perform clerical or administrative duties as needed, such as: assisting with filing and database systems, attendance records and other related office support duties
• Maintain the meeting rooms, ensuring they are clean, tidy, and ready for use
• Maintain the kitchens, ensuring they and related amenities are clean, in stock, and ready for use
• Maintain the lobby, ensuring it is clean, tidy, and presentable at all times
• Any other reasonable duties and responsibilities assigned

Sound like you To apply, you need:

• Post-Secondary education is an asset
• 2+ years of relevant experience or a combination of education and experience
• Experience in the real estate sector is an asset
• Demonstrated proficiency with all applicable software packages including but not limited to MS Windows and MS Office, including MS Word, Excel, Outlook, and PowerPoint
• Excellent verbal and written communication skills
• Fluency in French is mandatory
• Excellent interpersonal and customer service skills
• Excellent time management and organizational skills
• Must be able to adapt and prioritize, meeting deadlines, in a fast-paced environment
• Must operate with a sense of urgency, quickly responding to Stakeholders
• Must have a positive, professional attitude
• Must be detail oriented
• Must demonstrate professionalism at all times
• Must be able to work well independently with an ability to work collaboratively with others
• Must be able to maintain confidentiality, utilize judgment, and work with minimal supervision

Location:On-site -Montreal, QCIf this resonates with you, we encourage you to apply, even if you don #39;t meet all the requirements. We #39;re interested in getting to know you and what you bring to the table!About JLL -For over 200 years, JLL (NYSE: JLL), a leading global commercial real estate and investment management company, has helped clients buy, build, occupy, manage and invest in a variety of commercial, industrial, hotel, residential and retail properties. A Fortune 500 company with annual revenue of $20.9 billion and operations in over 80 countries around the world, our more than 103,000 employees bring the power of a global platform combined with local expertise. Driven by our purpose to shape the future of real estate for a better world, we help our clients, people and communities SEE A BRIGHTER WAY. JLL is the brand name, and a registered trademark, of Jones Lang LaSalle Incorporated. For further information, visit jll.com.JLL Privacy NoticeJones Lang LaSalle (JLL), together with its subsidiaries and affiliates, is a leading global provider of real estate and investment management services. We take our responsibility to protect the personal information provided to us seriously. Generally the personal information we collect from you are for the purposes of processing in connection with JLL #39;s recruitment process. We endeavour to keep your personal information secure with appropriate level of security and keep for as long as we need it for legitimate business or legal reasons. We will then delete it safely and securely.For more information about how JLL processes your personal data, please view our Candidate Privacy Statement.For additional details please see our career site pages for each country.For candidates in the United States, please see a full copy of our Equal Employment Opportunity and Affirmative Action policy here.Jones Lang LaSalle ( quot;JLL quot;) is an Equal Opportunity Employer and is committed to working with and providing reasonable accommodations to individuals with disabilities. If you need a reasonable accommodation because of a disability for any part of the employment process - including the online application and/or overall selection process - you may contact us at Accommodation Requests. This email is only to request an accommodation. Please direct any other general recruiting inquiries to our Contact Us pagegt; I want to work for JLL.