Agent(e) administratif(ve) - Jobs in Westmount, QC

Job Description

La Société de services financiers Fonds FMOQ inc., filiale de la Fédération des médecins omnipraticiens du Québec, dont les bureaux sont situés à Montréal, est responsable de l’offre de produits et services financiers à l’ensemble de la communauté médicale québécoise. Afin de supporter son développement, la Société recherche, pour son secteur de Opérations, à son bureau de Montréal un/une :AGENT(E) ADMINISTRATIF(VE)Relevant de la Coordonnatrice aux Opérations, l’agent(e) administratif(ve) a la responsabilité principale de soutenir l’équipe des Opérations et de collaborer à certaines tâches reliées aux activités quotidiennes du bureau ainsi qu’aux événements de la Société. Il/elle a aussi la responsabilité de remplacer la réceptionniste au besoin (pauses, lunch, absences, vacances).Les principales responsabilités du poste sont les suivantes :

• Préparation et rédaction de lettres diverses et en assurer le suivis requis ;
• Coordonner la réimpression de divers documents (cartons facturation, enveloppes, formulaires, etc.)
• Organiser les envois de courrier ou de colis qui nécessitent des firmes de livraisons spécialisées ;
• Effectuer les achats des articles de bureaux auprès de fournisseurs accrédités ;
• Effectuer la gestion des papeteries et des salles de classement ;
• Tenir l’inventaire du matériel marketing à jour; planifier des commandes de papeterie et autres en prévision de nos événements ;
• Participer à la préparation des envois (relevés, cartons des conseillers), s’assurer de la conformité des pièces selon les standards de la Société ;
• Participer à la coordination des événements : gestion des inscriptions aux conférences, appels de confirmation, préparation des pochettes et du matériel (bannières, objets promotionnels) pour les kiosques, conférences, ateliers retraite, etc. ;
• Réaliser des tâches liées à la production du matériel marketing (rendements, classement, etc.), leur mise à jour; coordination de l’impression ;
• Assurer les relations avec le gestionnaire de l’immeuble à Montréal (Cominar) ;
• Communiquer avec les fournisseurs de services (appareils de bureau, téléphonie, cartes d’accès, systèmes d’alarme, clés, stationnement etc.) ;
• Collaborer avec la Coordonnatrice aux opérations dans l’exécution des tâches ponctuelles ;
• Assurer le remplacement de la réceptionniste durant les heures de lunch, vacances et autres absences ;
• Effectuer toute autre tâche connexe.

Vous êtes la personne qu’on recherche si vous répondez aux critères suivants :

• Diplôme détudes secondaire ;
• Trois (3) à cinq (5) années d’expérience en soutien administratif ;
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit ;
• Très bonne connaissance de l’anglais parlé et écrit ;
• Souci du détail, rigueur, minutie, sens de l’organisation et discrétion ;
• Professionnalisme, autonomie et discrétion absolue ;
• Bonne maîtrise de la suite d’Office ;

La Société de services financiers Fonds FMOQ inc. offre une rémunération concurrentielle en fonction des qualifications et de l’expérience, ainsi qu’une gamme complète d’avantages sociaux.Si vous êtes intéressé par cette opportunité, nous vous invitons à transmettre votre curriculum vitae à la Société par courriel.Veuillez prendre note que seules les candidatures retenues recevront un accusé de réception.Type demploi : Temps plein, PermanentAvantages:

• Assurance Dentaire
• Assurance Invalidité
• Assurance Vie
• Assurance Vision
• Congés de Vacances et Compensatoires
• Régime de retraite

Horaires de travail:

• Du Lundi au Vendredi
• Quart de jour
• Repos la fin de semaine

Expérience:

• Soutien bureautique: 4ans (Obligatoire)

Lieu du poste : Un seul lieu de travailQuick Apply

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