COORDONNATEUR CLINICO-ADMINISTRATIF – ACCUEIL, ADMISSION, RENDEZ-VOUS, ARCHIVES ET TRANSCRIPTION - Jobs in Chaudière-Appalaches, QC

Job Description

Nous sommes actuellement à la recherche d’un candidat pour pourvoir le poste de Coordonnateur clinico-administratif – Accueil, admission, rendez-vous, archives et transcription au sein de la Direction des services multidisciplinairesSommaire du rôle et des responsabilitésSous l’autorité de la directrice des services multidisciplinaires , la personne titulaire assure la planification, l’organisation, le contrôle, l’évaluation, la qualité et l’harmonisation des activités sous sa responsabilité. À cet effet, elle gère les processus de gestion des chefs et des professionnels sous sa responsabilité, et en assure l’imputabilité. Il contribue par son leadership à lamélioration de lexpérience patient.Responsabilités généralesGESTION TACTIQUE ET ORGANISATIONNELLEDéfinition de l’offre de service et de la trajectoire de soins

• Participer de façon proactive à la gouvernance de ses services et à l’élaboration de l’offre de service et la trajectoire;
• Actualiser au sein de son service, l’approche populationnelle en fonction de la hiérarchisation des services, de l’accessibilité, de la continuité, de la fluidité et de la qualité des services, et ce, en collaboration avec ses partenaires;
• Promouvoir et mettre en œuvre des stratégies de gestion axées sur la performance au sein de ses services;
• Mettre en place les mécanismes nécessaires à la production des indicateurs de résultats et s’assurer de l’intégrité des données;
• Travailler en cogestion avec l’équipe médicale;
• Travailler en collaboration avec la DRHCAJDE et les partenaires syndicaux.

Application des lois, politiques, priorités ministérielles, conventions collectives et normes en vigueur

• Soutenir et outiller les gestionnaires de ses services dans la mise en application de nouvelles lois, politiques, conventions collectives et normes;
• Contribuer à l’élaboration et à la mise à jour des politiques, directives et procédures relevant de ses services;
• Appliquer les lois, politiques, règlements, normes et conventions collectives et mettre en place des mesures correctives, le cas échéant;

Gestion de la qualité et de la sécurité

• Mettre en place, au sein de ses services une culture de qualité et de sécurité, notamment par le respect des normes des organismes accréditeurs et des ordres professionnels et participer aux mécanismes de suivi;
• Exercer un suivi du processus de gestion des plaintes dans ses services et intervenir au besoin;
• En collaboration avec son supérieur immédiat, déterminer les mécanismes de suivi de ses services;
• S’assurer de l’atteinte des cibles de performance et de la gestion des écarts en outillant les chefs et en s’assurant des suivis adéquats;
• Émettre des pistes de solutions innovantes et des recommandations à son supérieur immédiat en regard des écarts constatés;

Gestion des communications organisationnelles

• Collaborer avec son supérieur immédiat à la détermination des mécanismes de communication et s’assurer de leur application au sein de ses services;
• Mettre en place différents moyens afin de favoriser la transmission d’une information juste et pertinente au sein de ses services;
• Soutenir les gestionnaires dans la mise en application des mécanismes de communication;
• Favoriser un climat propice à la communication bidirectionnelle au sein du service.

GESTION DES RESSOURCES HUMAINESGestion des savoirs et des talents

• Participer, en collaboration avec les autres membres du comité de gestion, à l’exercice de priorisation, des besoins de développement des compétences et émettre des recommandations au porteur de dossier formation;
• Définir, en collaboration avec le porteur de dossier formation, des indicateurs de résultats et les cibles à atteindre en lien avec le développement des compétences;
• Assurer un rôle de coaching auprès de ses gestionnaires;
• Coordonner la réalisation des activités de développement des compétences à l’intérieur de ses services;
• Développer, en collaboration avec la DRHCAJDE, des plans individualisés de développement des compétences pour les gestionnaires sous sa supervision et voir à leur actualisation.

Planification de la main-d’œuvre

• Analyser les enjeux et les besoins relatifs à la main-d’œuvre dans ses services, contribuer à lutilisation optimale des ressources, et soumettre des recommandations à son supérieur immédiat;
• Émettre, à son supérieur immédiat et à la DRHCAJDE, des recommandations et des idées novatrices en regard des problématiques liées à la main-d’œuvre au sein de sa direction;
• Participer aux activités de recrutement et aux processus de sélection lorsque requis;
• Lors d’une vacance de poste, procéder à l’évaluation de sa pertinence et à l’analyse de la structure de poste en fonction des besoins, et soumettre des recommandations à son supérieur immédiat;
• Évaluer et adapter la quantité et la qualité des services professionnels offerts par son service, en tenant compte de l’analyse des besoins et des ressources disponibles;
• Soutenir les gestionnaires dans l’identification et la planification des besoins de main-d’œuvre nécessaires à la réalisation de la mission de son service;
• SÉLECTIONNER LES GESTIONNAIRES SOUS SA RESPONSABILITÉ ET FAIRE UNE RECOMMANDATION À SON SUPÉRIEUR IMMÉDIAT.

Appréciation de la contribution

• Apprécier la contribution des gestionnaires et des employés sous sa responsabilité;
• S’assurer de l’atteinte des objectifs de ses services.

Mobilisation du personnelContribuer au maintien d’un climat de travail empreint de civilité et exempt de harcèlement et de violence, notamment par l’adoption de comportements en conformité avec les valeurs promues par l’établissement;

• Prendre rapidement les mesures nécessaires pour faire cesser toute situation conflictuelle ou de harcèlement qu’on lui signale ou dont il a connaissance;
• Adopter des stratégies de gestion participative;
• Identifier les écarts en matière de présence au travail et mettre en place les mesures correctives, le cas échéant, en collaboration avec la DRHCAJDE (gérer l’absentéisme);
• Assurer une disponibilité auprès des gestionnaires sous sa responsabilité;
• Soutenir les gestionnaires dans la mise en place d’un climat sain et harmonieux au sein de leurs services;

GESTION DES RESSOURCES FINANCIÈRESPlanification budgétaire

• Valider le plan budgétaire de ses services;
• Respecter l’enveloppe budgétaire allouée au fonctionnement de ses services;
• Réaliser, avec le chef, les suivis budgétaires, justifier les écarts et apporter les correctifs;
• Identifier, en collaboration avec son supérieur immédiat, les enjeux de financement liés à ses services;
• Assurer un lien de partenariat avec le conseiller financier de ses services;
• Recommander la structure organisationnelle et le plan d’effectifs de son service aux instances concernées dans le cadre du budget alloué;

GESTION DES RESSOURCES MATÉRIELLES, TECHNIQUES, IMMOBILIÈRES ET TECHNOLOGIQUESPlanification des ressources matérielles, techniques et immobilières

• Identifier et planifier les besoins de ressources matérielles, techniques, technologiques et immobilières pour ses services en collaboration avec les directions concernées et les partenaires médicaux;
• S’assurer de lutilisation efficiente des ressources matérielles, techniques, technologiques et immobilières au sein des services;
• Élaborer, en collaboration avec ses partenaires, les plans fonctionnels des ressources matérielles, techniques, technologiques et immobilières requises pour son service selon les processus établis et le transmettre à son supérieur immédiat;

Responsabilités spécifiques

• Assurer la coordination des services d’accueil-admission en centre hospitalier et CHSLD et les services d’accueil-archives tous les sites CLSC.
• Assurer la coordination des centrales de rendez-vous en centre hospitalier.
• Assurer la coordination des centrales de rendez-vous des centres de prélèvements en CLSC, des services courants et des GMF intra muraux.
• Assurer la coordination du centre de répartition des demandes de services (CRDS).
• Assurer la coordination du service des archives et de la transcription médicale pour l’ensemble du CISSS de Chaudière-Appalaches.
• Participe à la prévention, à la promotion et à l’application des pratiques organisationnelles en matière de santé, de sécurité et de mieux-être au travail.
• Assume un leadership collaboratif et met en place des pratiques de gestion favorables au maintien et de retour au travail.

Particularités du poste

• La personne titulaire du poste a une responsabilité transversale;
• Elle aura à tenir compte des différentes réalités du territoire;
• À travers ses interventions, elle devra faire cheminer les différents acteurs vers une vision commune;
• De par son rôle spécialisé, elle devra être à l’affût des nouvelles tendances et adapter son offre de service à la réalité financière, humaine et administrative de lorganisation;
• Elle sera aussi imputable de ses décisions et devra assurer un rôle-conseil auprès des directeurs et gestionnaires;

• Elle sera aussi appelée à se déplacer sur l’ensemble du territoire pour réaliser des interventions spécialisées. Exigences : • Titulaire d’un baccalauréat dans une discipline pertinente;

• Étude de 2e cycle en cours dans une discipline pertinente (un atout).
• Expérience minimale de cinq (5) années à titre de gestionnaire, dont trois (3) ans comme cadre dans le réseau de la santé et des services sociaux;
• Expertise développée dans un environnement multimissions et multisites;
• Connaissance de la législation et de la réglementation concernant les diverses professions et métiers touchant ses secteurs d’activités.
• Connaissance des systèmes d’information de ses secteurs d’activités (un atout).
• Membre en règle d’un ordre professionnel (un atout).

Qualités professionnelles et personnelles

• Leadership mobilisateur, esprit d’équipe et courage managérial;
• Sens de l’organisation et de l’innovation;
• Autonomie et rigueur;
• Agent facilitateur de changement;
• Gestion humaine, mais toujours axée sur les résultats dans un contexte de rationalisation, de saine gestion des ressources et de performance;
• Capacité d’adaptation et aptitude à gérer dans un environnement complexe et ambigu en pleine mouvance;
• Facilité à établir des relations interpersonnelles avec l’ensemble des collaborateurs et des partenaires et capacité à établir des liens de confiance;
• Fortes habiletés de communication orale et écrite.

Concours réservéCe concours est ouvert, à la fois, au personnel du réseau de la santé et au grand public.RémunérationEntre 97 124 $ et 126 263 $Port d’attacheÀ déterminer selon le candidat retenu.Entrée en fonctionImmédiateCandidatureLes personnes intéressées sont priées de faire parvenir une lettre dintention et leur CV au plus tard le 2 avril 2023, 23 h 59 en postulant en ligne.Pour de plus amples informations relatives à ce poste, vous êtes invité(e) à vous adresser à madame Julie Métivier par courriel à l’adresse suivante : [email protected]Seuls les candidats retenus seront convoqués en entrevue.Quick Apply

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