Technical Writer - Jobs in Mississauga

Job Description

Bilingual Technical Writing Specialist (Frenchamp; English)Responsibilities:Works with Proposal Center, Sales, Operations, Marketing Departments and Subject Matter Experts to develop, design, and update responsive, competitive proposals content with artwork in support of English and French proposals. Edits, standardizes, or makes changes to material prepared by other writers or establishment personnel. Reviews published materials and recommend revisions in scope, format, content, and methods of reproduction. Proactively brings new material and ideas to the manager for consideration. Confers with Subject Matter Experts and Sales to gain an understanding of organizational applications and business processes from various departments and determines subject material to be developed for proposal use.Researches and identifies reusable content (e.g., proposal boilerplates) from completed proposals.Identifies, collects, and analyzes source data and uses it to produce clear and concise documents.Develops sales presentations and other sales collaterals in English and French to support proposal and sales initiatives.Regularly reviews established materials and recommends revisions or changes relevant to scope, format, content, and methods of reproductionSelects photographs, drawings, sketches, diagrams, and charts to illustrate material in appropriate manner.Improves proposal-writing results by evaluating and re-designing the proposal processes, methods, and coordination.Manages RFP Resource library. Explores opportunities to add value to job accomplishments.Remains current with new technology and tools related to proposal submission.Provides quality proposal support to proposal requests in English and French.Ensures that proposals in progress follow submission instructionsMeets proposal deadlines by establishing clear priorities, setting target dates for meetings, gathering information, writing, reviewing, and approving tasks. Conducts Task Assignment Meeting to establish tasks, deadlines, and expectations. Coordinates regular status check meetings with the proposal team to ensure proposal remains on the team #39;s radar, all concerns, questions and gaps are addressed, and tasks are completed to ensure successful submission.Edits, standardizes, or makes changes to material prepared by other writers to give a single voice to the final proposal.Prepares submission by evaluating text, graphics, binding, and coordinate printing when required.Maintains quality consistent results by using templates, following proposal-writing standards including readability, consistency, and tone.Compiles and manages proposal master file(s) ensuring multiple users can collaborate simultaneously on SharePoint portal. Reviews layout of the documents, pagination, and design as well as assembly of the response binders when applicable. Qualifications:Post Secondary education in Business, English, Communications or other relevant discipline.Fluently Bilingual - Written and Spoken (English/French)2 years of experience in proposal development in a fast-paced, deadline driven role within Sales or Customer Support or Marketing Environment.2 years proven experience with technical writing in English and French with superior proofreading and editorial skillsKnowledge, Skills and Abilities:Extensive experience and knowledge of programs such as MS Excel, Adobe Photoshop, MS PowerPoint, MS Visio, and MS SharePoint. Advanced skills in MS Word and the creation and use of templates and styles Detail oriented and goal focused. Willingness and ability to work overtime when required to meet deadlines.Multi-task, manage multiple projects with constantly shift workload and deadlines, and work effectively in a team. Strong creative, organizational, and interpersonal skills. Strong planning, research, writing, and grammatical skills including gathering and analyzing data from multiple sources Ability to establish and grow relationships across all functions and at all levels of the organization.Business acumen, marketing knowledge and strategic thinking and planningTravel (approximately10-15%) for the purposes of on-site location visits. Spécialiste de rédaction technique bilingue (français et anglais)Responsabilités :Collaborer avec les centres de proposition, les équipes de ventes, d’opérations et de marketing ainsi qu’avec des experts en la matière en vue de développer, de concevoir et de mettre à jour des images et du contenu et concurrentiel et réceptif pour les propositions en anglais et en français;Modifier, normaliser ou apporter des changements au matériel préparé par les rédacteurs ou d’autres employés du bureau;Passer en revue les matériaux publiés et fournir des recommandations de changements à l’étendue, au format, au contenu et aux méthodes de reproduction et de reliure;Fournir de façon proactive de nouveaux matériaux et de nouvelles idées au superviseur aux fins de considération;Conférer avec des experts de la matière et l’équipe des ventes pour comprendre les applications organisationnelles et les procédures d’affaires de divers services et identifier le matériel à développer pour inclure dans les propositions;Effectuer des recherches et identifier le contenu réutilisable (c.-à-d., paragraphes passe-partout pour les propositions) de propositions complètes;Identifier, collecter et analyser les données sources et les utiliser pour produire des documents clairs et concis;Développer des présentations des ventes et d’autre documentation des ventes en anglais et en français pour appuyer les initiatives de propositions et des ventes;Passer régulièrement en revue les matériaux et les révisions recommandées ou changements de l’étendue, du format, du contenu et des méthodes de reproduction;Sélectionner des photos, dessins, diagrammes et tableaux pour illustrer le matériel de façon appropriée;Améliorer les résultats de rédaction de propositions en évaluant et en reconcevant les processus, les méthodes et la coordination des propositions;Gérer la bibliothèque de ressources pour les appels d’offres;Explorer les occasions pour ajouter de la valeur aux réalisations de tâches;Rester à jour en matière de nouvelles technologies et d’outils liés à la soumission de propositions;Fournir du soutien de qualité quant aux demandes de propositions en anglais et en français;Faire en sorte que les propositions en cours suivent les directives de soumission;Respecter l’échéance des propositions en établissant des priorités claires et des échéances pour les réunions, en collectant l’information, en rédigeant, en révisant et en approuvant les tâches;Mener des réunions visant l’affection des tâches afin d’établir les tâches, les échéances et les attentes;Coordonner régulièrement des réunions de vérification de l’état avec l’équipe de propositions afin d’assurer que la proposition demeure sur le radar, que toutes les inquiétudes, les questions et les lacunes sont prises en charge et que les tâches sont effectuées en vue d’une soumission réussie;Modifier, normaliser ou apporter des changements au matériel préparé par d’autres rédacteurs pour harmoniser la proposition finale;Préparer les soumissions en évaluant le texte, les graphiques et la reliure, et coordonner l’impression, au besoin;Maintenir la qualité et la constance des résultats en utilisant des modèles et en respectant les normes de rédaction de propositions, y compris la lisibilité, l’uniformité et le ton;Compiler et gérer les fichiers maîtres de propositions pour s’assurer que plusieurs utilisateurs peuvent collaborer simultanément sur le portail SharePoint;Examiner la mise en page des documents, la pagination, le design ainsi que l’assemblage de la proposition à soumettre le cas échéant.Qualifications :Études postsecondaires en affaires, en anglais, en communication ou toute autre discipline pertinente;Parfaitement bilingue — à l’oral et à l’écrit (anglais/français);2 ans d’expérience en élaboration de propositions dans un environnement de ventes/soutien aux clients/marketing avec échéances et à rythme rapide;2 ans d’expérience prouvée en rédaction technique en anglais et en français et fortes aptitudes en correction d’épreuves et en édition.Connaissances, compétences et capacités :Expérience approfondie et connaissances des programmes comme Microsoft Excel, Adobe Photoshop, Microsoft PowerPoint, Microsoft Visio et Microsoft SharePoint; Compétences avancées en Microsoft Word et dans la création et l’utilisation de modèles et de styles;Minutie et esprit axé sur les objectifs. Volonté et capacité à faire des heures supplémentaires lorsque nécessaire pour répondre aux échéances;Capacité de faire plusieurs tâches en même temps, de gérer plusieurs projets avec un changement continuel des tâches de travail et des échéanciers, et de travailler efficacement en équipe;Fortes compétences en créativité, organisationnelles et interpersonnelles. Fortes compétences en planification, en rédaction, en grammaire et en recherche, y compris la collecte et l’analyse des données provenant de plusieurs sources;Aptitudes pour établir et croître des relations à l’échelle de plusieurs fonctions et à tous les niveaux d’une organisation;Expérience des affaires, connaissances en marketing ainsi que réflexion et planification stratégiques;Déplacement (environ 10 à 15 %) pour les visites sur site.