Coordonnateur(trice) administratif(ve) - Jobs in Westmount, QC

Job Description

Département : Événements spéciauxStatut du poste : Temps pleinDisponible : à compter de janvier 2022Sous la supervision de la Conseillère, le ou la coordonnateur(trice)-administratif(ive), joue un rôle de première importance en épaulant la Conseillère avec le côté administratif et soutien à la clientèle des activités de collectes de fonds de la Fondation et des diverses communautés.Parlez-nous de vous !Vous avez une facilité à créer et développer d’excellentes relations de travail avec différents intervenants dans un environnement bilingue Vous êtes capable de mener plusieurs dossiers à la fois, et vous avez d’excellentes compétences écrites et orales en français et en anglais Se rapportant à la Conseillère, le ou la coordonnateur(trice)–administratif(ive), aura les tâches suivantes, et pourrait se voir attribuer toute autre tâche connexe pertinente à l’emploi :Tâches et responsabilités:Administration (60 %) :Coordination des aspects administratifs de la gestion dévénements de collecte de fonds (facturation, mise à jour des listes de fournisseurs, etc.) et soutien administratif pour la sollicitation de commandites pour les événements;Mise à jour quotidienne des bases de données;Traitement et suivi des dons pour les événements de collecte de fonds, conformément aux lignes directrices de l’Agence du revenu du Canada;Coordination des rencontres de comités de bénévoles et production des procès-verbaux lors des rencontres;Production des lettres de remerciements aux donateurs;Coordination et mise à jour des documents de communication pour les événements de collecte de fonds.Relations communautaires (30 %) :En tant que premier point de contact et représentant(e) de la Fondation, un service à la clientèle impeccable est requis;Représentation occasionnelle à des événements communautaires, y compris les soirs et les week-ends;Soutien aux organisateurs des nombreux événements communautaires de collecte de fonds, ce qui comprend les réunions en personne et en vidéoconférence et la communication et les suivis par courriel ou par téléphone, entre autres choses;Le ou la coordonnateur(trice) administratif(ive) s’assure également que les donateurs reçoivent la reconnaissance qu’ils méritent, conformément à la politique de la Fondation.Logistique événementielle (10 %) :Soutien à la planification et à la logistique des événements de collectes de fonds de la Fondation, incluant les événements phares et communautaires;Planification et coordination à la production des événements de reconnaissance, dans le respect du budget et des échéanciers définis;Coordination et négociation avec les fournisseurs et les bénévoles.Compétences recherchéesDétenir un diplôme postsecondaire ou expérience équivalente;Excellentes capacités communicationnelles, écrites et orales, en français et anglais;Bon sens de l’organisation, rigueur et souci du détail, afin de pouvoir gérer plusieurs projets à la fois ;Capacité à travailler sous pression et à gérer le stress, avec divers échéanciers;Approche client (respect des engagements, proactivité et réactivité) et facilité à s’adapter à différentes situations et milieux;Entregent et diplomatie dans ses relations avec les donateurs, bénévoles et partenaires;Autonomie, initiative et débrouillardise;Disponible en dehors des heures régulières ;Partage les valeurs associées au mandat de l’organisme.Qualifications techniquesMaîtrise de la suite Office, et, plus particulièrement, Excel;Posséder un permis de conduire et accès à un véhicule;Posséder des connaissances du logiciel Raiser’s Edge (un atout)Intéressé(e) Veuillez soumettre votre candidature, votre CV et votre lettre de présentation via le formulaire avant le 21 janvier.La Fondation communiquera uniquement avec les personnes retenues pour une entrevue.===========TITLE: ADMINISTRATIVE COORDINATORDepartment: Special EventsJob status: Full-timeStart date: StartingJanuary 2022Under the supervision of the Advisor, the Administrative Coordinator plays a pivotal role in assisting the Advisor in everything related with the administrative and customer relations aspects for the Foundation and in the community.Tell us a little bit about yourself!Do you find it easy to create and develop excellent working relationships with various stakeholders in a bilingual environmentAre you able to manage several files at once, and do you have excellent written and oral skills in both French and EnglishReporting to the Advisor, the Administrative Coordinator has the following duties, and may be assigned any other related duties relevant to the job:RESPONSIBILITIES & DUTIES:Administrative (60%):Coordination of the administrative aspects of event management (billing, updating supplier lists, etc.) and administrative support in soliciting event sponsors;Daily update of databases;Processing and following up on event donations, in adherence with Canada Revenue Agency guidelines;Coordination of volunteer committee meetings and production of meeting minutes;Production of thank you letters to donors;Coordination and update of communications documents for Fundraising events.Community relations (30%):As the Foundations first point of contact and representative, impeccable customer service is required;Must attend community events on occasion, including evenings and weekends;Support for the organizers of the many community fundraising events, including face-to-face and video conference meetings, and communication and follow-up via email or telephone, among other things;The Administrative Coordinator also ensures that donors receive the recognition they deserve, in accordance with Foundation policy.Event logistics (10%) :Support for the planning and logistics of the Foundations fundraising events, including flagship events and community events;Planning and coordination for the production of recognition events, while adhering to strict budgets and deadlines;Coordination and negotiation with suppliers and volunteers.QUALIFICATIONS AND SKILLSA post-secondary degree or equivalent experience;Excellent communication skills and fluency (written and spoken) in French and in English;Strong organizational skills and attention to detail, as well as the ability to manage several projects at once;The ability to work under pressure and under stress, with various deadlines;A client-based approach (respecting commitments, being proactive and responsive) with the ability to adapt in various situations and environments;Strong people skills and diplomacy in relationships with donors, volunteers and partners;Autonomous, resourceful and full of initiative;A strong sense of team spirit and collaboration;Availability outside of regular work hours;An adherence to the values associated with the organization’s mandate.TECHNICAL REQUIREMENTSMastery of Microsoft Office Suite and, in particular, of excel;Driving license and access to a car;Knowledge of Raiser’s Edge software is an asset.Interested Please submit your application, with a CV and a presentation letter, via the form before January 21.Only candidates selected for an interview will be contacted.Pour postuler, rendez-vous sur le site du Grenier aux Emplois :https://www.grenier.qc.ca/emplois/55670/coordonnateurtrice-administratifveQuick Apply

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