Agent(e) administratif(ve), classe 1 ( secteur secrétariat) Permanent temps complet - Jobs in Notre-Dame-de-Grâce, QC

Job Description

Sous la responsabilité du coordonnateur de programme, la personne, en plus d’exercer l’ensemble des travaux administratifs de nature complexe, assume de façon autonome, au sein d’un service, des responsabilités de coordination et de contrôle qualitatif d’un ensemble de travaux à caractère administratif, de bureautique et de secrétariat. Elle effectue également des tâches administratives pour les gestionnaires du secteur d’activités en question (adjoint de la direction, chef d’unité).RÉSPONSABILITÉS GÉNÉRALES ET SPÉCIFIQUES

• Exécute, à la demande de son supérieur immédiat divers travaux administratifs et mandats spéciaux reliés aux différents secteurs d’activités ;
• Prépare, fait la mise en page et transmet toute correspondance, rapports et autres documents provenant de la direction du programme ;
• Convoque, organise et rédige les réunions des différentes instances décisionnelles des différents comités, avis de convocation, ordre du jour et procès-verbaux des comités ;
• Traduit certains documents de correspondance dans les deux (2) langues officielles;
• Assure la gestion des appels, correspondance, courriels pour le coordonnateur du programme du centre ;
• Gère l’agenda de son supérieur : fixe et confirme les rendez-vous et les réunions de son supérieur ;
• Planifie et assure la gestion des rencontres de suivi individuelles des cadres avec le coordonnateur de programme;
• Participe à la préparation des différents dossiers et en assure la planification, la coordination et le suivi dans le respect des échéanciers ;
• Prépare les demandes de remboursements;
• Établit et maintient à jour le système de classement des documents administratifs;
• Planifie, coordonne, établit et maintient à jour le système de planification et suivi relatif au formations du personnel de l’établissement;
• Coordonne la planification des employés à des formations et veille à ce que les agentes administratives des unités assure les inscriptions aux activités de formations;
• Organise les formations en collaboration avec des formateurs externes : organisation de la journée, matériel didactiques, accueil, réservations divers.
• Coordonne l’organisation des événements spéciaux : visites des délégations externes, invités spéciaux, autres activités spéciales;
• Coordonne et assure le suivi administratif des programmes d’activités et de formations de l’ensemble des employés :
• Agit comme une personne ressource pour la promotion de nos programmes et protocoles lors de sollicitations des centres d’activités externe et compile les demandes pour le rapport annuel;
• Répond à diverses demandes d’information ;
• Compile, sil y a lieu, des données, des statistiques et dautres renseignements ;
• Prépare les feuilles de temps électroniques et les programmes de vacances pour les cadres de la direction;
• À partir des outils mises à sa disposition, produit des rapports afin de soutenir le suivi budgétaire et du personnel de sa direction;
• Personne contact pour la direction en absence du coordonnateur ;
• Dirige les visiteurs, les clients ou les employés vers les bonnes personnes selon la demande;
• Accomplit toute autre tâche connexe à la demande

Exigences :

• Détenir un diplôme de secrétariat reconnu ou tout autre diplôme pertinent ou détenir une évaluation comparative des études effectuées hors du Québec émise par le Ministère responsable de l’immigration.

CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCE

• Posséder un minimum une (1) année d’expérience pertinente;
• Avoir une bonne connaissance des conventions collectives du réseau de la santé (un atout);
• Maîtrise de l’environnement Microsoft Office;
• Avoir une bonne connaissance du logiciel Logibec (un atout);
• Bilingue : français et anglais (oral et écrit).

COMPÉTENCES CLÉS

• Sens des responsabilités, de l’organisation du travail et des priorités;
• Sens du service à la clientèle, courtoisie, discrétion;
• Analyse et résolution de problèmes et initiative;
• Autonomie;
• Communication interpersonnelle.

NOUS OFFRONS UNE GAMME DAVANTAGES SOCIAUX:

• Régime dassurance-collective
• Régime de retraite (RREGOP)
• 20 jours de vacances après un (1) an travaillé
• 13 congés fériés
• 9,6 jours de maladie monnayable une fois lan
• Programme de rabais aux employés
• Plusieurs restaurants, magasins, banques à proximité
• Facilement accessible par transport en commun

#LI-PC1Remarques :Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.Si votre expérience professionnelle a évolué depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir lensemble de votre cheminement professionnel.Si vous postulez dun appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel daccusé réception vous demandant daller mettre à jour votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.Quick Apply

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