Agent(e) administratif(ve), classe 3 Permanent temps partiel ( 35 hrs/paie) - Jobs in Notre-Dame-de-Grâce, QC

Job Description

*LEMPLOYÉ(E) DOIT ÊTRE DISPONIBLE POUR TRAVAILLER UNE FIN DE SEMAINE SUR DEUX*

• Accueille et oriente les familles, les résidents, les visiteurs, les fournisseurs et toutes autres personnes se présentant au pavillon, s’assure de les faire signer au registre des visiteurs.
• Assure le travail de réception.
• Assure l’opération du système téléphonique.
• Participe à l’application du plan d’urgence incendie.
• Applique les règlements de l’établissement relatifs au contrôle des accès.
• Reçoit et transmet les messages et les appels téléphoniques.
• Informe l’appelant, s’il y a lieu, de la procédure à utiliser pour contacter directement l’interlocuteur ou sa boîte vocale.
• Effectue les appels généraux au micro.
• Donne des renseignements d’ordre général.
• Support aux usagers pour le système téléphonique.
• Assure la réception et la distribution des lettres, colis et télécopies.
• Ouvre, date, classe et distribue le courrier destiné aux résidents et aux différents services, suivant les directives de chacun.
• Prépare et voit à la distribution du contenu des valises de courrier interne entre les pavillons.
• Envoie le courrier et les spécimens par « courrier spécial » : Purolator, taxi, etc.

Activités cléricales

• Fait les horaires des unités, y apportent les changements et effectuent des remplacements.
• Distribue différents documents au personnel (horaire, note de service, etc.).
• Prend les rendez-vous externes (cahier et agenda/réception et sur les étages) pour les résidents(es) du pavillon et fait au besoin le contact pour le transport, transmet les informations à l’unité concernée à l’aide du formulaire à cet effet, le tout selon la procédure établie.
• Achemine les échantillons de laboratoire au Centre Hospitalier désigné.
• Distribue les résultats de laboratoire. Émet des billets de taxi au besoin et en tient un registre.

Participation à l’application du Plan urgence incendie

• Participe à l’application du Plan des mesures d’urgence.
• Réagit aux différents messages du système d’alarme selon les directives.
• Utilise les messages phoniques uniformisés lorsqu’il est nécessaire de transmettre un message à l’ensemble de la clientèle et/ou du personnel relativement à la mise en application du Plan d’urgence.
• Transmet aux gardiens de sécurité, toutes les informations pertinentes pour assurer la continuité et effectuer le suivi.

Application des règlements de l’établissement relatifs au contrôle des accès pour assurer la sécurité de la clientèle et du personnel

• Lorsque les portes sont sous surveillance, contrôle les portes de l’établissement par le système de caméra de surveillance et donne accès au personnel, aux visiteurs et aux entrepreneurs, après identification.
• S’assure de l’identification des visiteurs et les invite à s’inscrire au registre des visiteurs.
• Dirige les nouvelles admissions, les ambulances ou toute autre personne, vers l’unité concernée.
• Accorde une attention spéciale aux livreurs et/ou camelots afin que la clientèle ne soit pas importunée inutilement.
• Applique les directives spéciales de la direction de l’hébergement pour restreindre et/ou interdire la visite auprès d’un résident.
• Prête assistance à la surveillance des résidents visés par la politique «risque de fugue ».
• Porte une attention particulière aux résidents dans la zone d’entrée.
• Surveille les écrans de surveillance, s’il y a lieu, actionne les caméras et rapporte les anomalies au chef des services techniques.
• Voit à l’ordre et à la propreté de la réception et du hall d’entrée.
• Maintient un inventaire du matériel nécessaire au bon fonctionnement de la réception.
• Assure le suivi des appels de service en cas de défectuosités de ses équipements et autres appareils de bureau.
• Remplace l’agent de sécurité au besoin.

Exigences :

• Détenir un diplôme d’études secondaires ou détenir une évaluation comparative des études effectuées hors du Québec émise par le ministère de lImmigration, de la Francisation et de lIntégration (MIFI).
• Bilinguisme (français et anglais)
• Maîtrise des logiciels Word et Excel
• Sens de lorganisation et de la collaboration en équipe
• Habileté à apprendre les différents logiciels spécifiques aux programmes/services
• Tests de compétences à réussir (français, anglais, Word, Excel)
• Esprit danalyse, est capable de réagir avec calme et de fournir un rendement efficace dans les situations difficiles.
• La personne devra faire preuve dautonomie, de débrouillardise, douverture desprit, de respect, de discrétion et diplomatie.

NOUS OFFRONS UNE GAMME DAVANTAGES SOCIAUX:

• Régime dassurance-collective
• Régime de retraite (RREGOP)
• 20 jours de vacances après un (1) an travaillé
• 13 congés fériés
• 9,6 jours de maladie monnayable une fois lan
• Programme de rabais aux employés
• Plusieurs restaurants, magasins, banques à proximité
• Facilement accessible par transport en commun

Considérant le Décret 1276-2021 du 24 septembre 2021 (le Décret), pour être retenus, les candidats aux postes dont les fonctions le requiert devront être en mesure de démontrer quils sont adéquatement protégés contre la Covid-19 au sens du Décret, ou quils le seront à la date de leur entrée en fonction.Remarques :Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.Si votre expérience professionnelle a évolué depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir lensemble de votre cheminement professionnel.Si vous postulez dun appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel daccusé réception vous demandant daller mettre à jour votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.Quick Apply

• Terms & Conditions
• New Privacy
• Privacy Center
• Accessibility

For Job Seekers

• Browse Jobs
• Advanced Job Search
• Emplois Quebec

For Employers

• Post a Job

Stay Connected