Technicienne ou technicien en administration - Jobs in Montréal, QC

Job Description

Vous avez envie daction De travailler au sein dune équipe dynamique De participer à l’amélioration de la qualité de vie des Québécoises et des Québécois Saisissez cette occasion de mettre de l’avant votre implication et votre créativité afin de faire concrètement la différence. Le Ministère vous offre notamment un milieu de vie qui privilégie de nouvelles pratiques de gestion audacieuses et mieux adaptées aux réalités de la nouvelle génération. Grâce à l’approche Entreprise en santé, le Ministère est soucieux de la qualité de vie au travail de son personnel et désire offrir un milieu collaboratif, mobilisateur et respectueux, qui favorise la santé et le mieux-être des personnes. Laissez-vous transporter vers de nouveaux défis et joignez-vous au ministère des Transports et de la Mobilité durable !Technicienne ou technicien en administration

• Direction : Direction générale de la coordination et des relations avec le milieu
• Service : Direction de la gestion de projets et de l’assurance qualité
• Nombre demploi à pourvoir : 1
• Statut de l’emploi : Occasionnel
• Lieu de travail : Ville de Montréal, 550, boulevard René-Lévesque Ouest, 12e étage
• Télétravail : Hybride (télétravail et présentiel) en fonction de la politique gouvernementale
• Horaire de travail : 35 heures par semaine
• Date prévue dentrée en fonction : Juin 2023

Les défis que nous vous proposonsSous l’autorité du directeur et des chefs d’équipe, le titulaire de l’emploi doit effectuer divers travaux de soutien technique et administratif en matière de gestion financière et contractuelle. Le titulaire assiste les chargés d’activités en assurance qualité de la direction dans la préparation et la gestion des contrats de services professionnels, dans le suivi et la gestion budgétaire et de la facturation et dans toutes autres tâches administratives. Il assure le lien entre la Direction de la gestion de projets et de l’assurance qualité (DGPAQ) et le service de la gestion contractuelle ainsi que le service de la gestion financière. Il éclaircit toute demande technique provenant des différentes parties prenantes (prestataires, Direction générale de la gestion contractuelle, Direction générale des finances, etc.). À cet effet, le titulaire devra :1- Volet support aux chargés d’activités et conformité :

• Tenir à jour les différents devis types et les fournir aux chargés d’activités selon le type de mandat

devant être attribué;

• Préparer les formulaires nécessaires à l’octroi de mandats. Ensuite, les fournir aux chargés

d’activités pour l’étape de négociation et d’octroi desdits mandats;

• Tenir un registre des différentes directives internes en lien avec l’octroi de contrats, et fournir le

support aux chargés d’activités dans la compréhension et l’application de ces directives;

• Vérifier les documents tels que les devis de services professionnels et les factures afin de s’assurer

de la conformité de ceux-ci selon les directives, procédures, guides et normes du Ministère quantaux contenus et les taux acceptés. La vérification encadre le contenu, donc les éléments textuelsobligatoires en plus de s’assurer que tous les documents sont complets et précis;

• Vérifier tous les documents administratifs complétés pour l’attribution de mandats de services

professionnels, en appliquant et complétant la grille d’évaluation qui encadre les critères deconformité exigés par les directives en gestion contractuelle. Une attention est portée sur lecontenu textuel et l’exactitude des données;

• S’assurer de communiquer aux chargés d’activités tout écart ou manquement dans la production

des documents pour soumission en conformité avec la directive sur l’octroi des contrats afind’apporter les corrections nécessaires et en effectuer le suivi et la conformité;

• Vérifier la conformité des factures de services professionnels en corroborant les détails de

facturation, les taux des heures facturables de façon horaire, le pourcentage d’avancement duforfaitaire, et tous les éléments recevables et irrecevables et en fait le suivi financier, en conformitéavec la directive sur les honoraires professionnels et les directives sur les contrats;

• Mettre à jour le registre du suivi des factures;
• Interpeller les prestataires de services dans le cas de problématique reliée à la facturation afin de

se conformer aux exigences des lois, règlements et directives sur l’administration publique et lesprocédures ministérielles.2- Volet classification du Programme Contrat exécution sur demande avec plusieurs prestataires deservices (CEDPP) :

• Accompagner le chargé d’activité dans le processus de demande de services des mandataires des CEDPP.
• Effectuer la classification, les ajouts de personnel, les remplacements et les rémunérations des

ressources affectées aux mandats d’honoraires professionnels sous la responsabilité de laDirection de la gestion de projets et de l’assurance qualité. Le technicien analyse les informationssoumises par les mandataires en y appliquant les cotes et règles prévues par les directives de laDirection de la gestion contractuelle et recommande le taux horaire maximal facturable selon lesdevis.3- Volet administratif :

• Soutenir et accompagner le directeur de la gestion de projets et de l’assurance qualité ainsi que les

coordonnateurs dans le suivi administratif et financier des projets en utilisant les différentssystèmes ministériels. Il répond aux questions, fourni des tableaux de suivi extraits de SFP oud’autres systèmes ministériels, s’assurer de la concordance et de la précision des informations tantcontractuelles que monétaires;

• Fournir les rapports et assurer un suivi régulier aux coordonnateurs, chargés d’activités et à la

Direction, concernant le processus d’évaluation du rendement des fournisseurs;

• Participer aux opérations de fermeture de fin d’année financière, en collaboration avec la Direction

générale des finances, en validant les factures finales et en ajustant les prévisions au système degestion relié au contrôle des coûts. Utiliser un logiciel afin de produire divers rapports.Rencontrer régulièrement les intervenants des autres services afin d’assurer la validité des donnéesfinancières, et prendre les mesures qui s’imposent pour corriger les anomalies décelées;

• Procéder à la cueillette des données pour répondre aux demandes selon le processus de gestion

des dossiers officiels et ministériels (GDM), et aux procédés administratifs afférents encollaboration avec les chargés d’activités. En ce sens, veiller à établir des mécanismes de suivi desdossiers en vue du respect des échéanciers fixés, réviser les textes et s’assurer que les dossierssont bien documentés; veiller à ce que les documents pertinents soient joints aux dossiersnotamment pour ceux à transmettre au personnel des autorités du Ministère. De plus, assurer unsuivi des demande de suppléments faites aux autorités en s’assurant que les dossiers soient bien documentés.Les avantages de travailler au ministère des Transports et de la Mobilité durable

• Régime de retraite à prestations déterminées avantageux;
• Régime d’assurances collectives;
• 20 jours de vacances après seulement un an de service et 13 jours fériés;
• Mesures de conciliation travail et vie personnelle;
• Horaire variable;
• Sécurité d’emploi;
• Programme daide aux employés (PAE);
• Programme de soutien aux études;
• Service de formation et de développement au sein de l’organisation;
• Soutien financier à la pratique d’activités physique;

Salaire annuel :41 055 $ à 57 638 $*

• Il s’agit de l’échelle de traitement issue de la convention collective 2020-2023 en vigueur depuis le 1er avril 2022.

Les montants associés aux différents échelons peuvent être consultés sur le site Web du Secrétariat du Conseil du trésor. À l’embauche, l’échelon sera déterminé en fonction de l’expérience du candidat.Quick Apply

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